陳秀華

(江蘇省礦業(yè)工程集團有限公司，江蘇徐州 221006)

建設工程項目檔案是在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。建設工程項目檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工程，它是建設工程的有機組成部分，是工程質(zhì)量的直接反映，是工程項目驗收的依據(jù);對工程檔案進行管理與監(jiān)督，應貫穿于整個建設過程中的方方面面。因此，保證工程檔案的完整、系統(tǒng)，加強工程檔案的管理工作非常重要。

1 建設工程項目檔案管理的重要意義

1)建設工程項目檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程項目檔案是整個建設過程的直接記錄和真實反映，它把整個建設過程完整地鏈接起來并永久地保存，因此它是建設過程中形成的技術成果，是建設工程的有機組成部分。很多項目在建設開工前，已經(jīng)形成了大量的文件材料，建設工程檔案就開始產(chǎn)生和積累。若把文件積累的過程從建設工程項目中剔除，建設工程項目根本無法成立和開展工作。

2)建設工程項目檔案的質(zhì)量直接反映了整個建設工程項目的質(zhì)量。建設工程作為一種特殊的產(chǎn)品，不但具有一般產(chǎn)品共有的質(zhì)量特性，其質(zhì)量還具有特定的六個內(nèi)涵:適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。工程建設的不同階段，對工程項目質(zhì)量的形成起著不同的作用和影響。因此，記錄整個建設過程的工程檔案，直接反映了建設工程的管理和質(zhì)量的好壞。所以評價建設工程的質(zhì)量，應以建設工程檔案為依據(jù)進行綜合全面評價工程質(zhì)量。

2 建設工程項目中檔案資料管理中的不足

1)工程檔案管理普遍存在著“重建設、輕檔案”的思想。檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多人認為檔案工作只是在建設工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;并且造成整理不規(guī)范，接收審查把關不嚴。

2)工程項目建設具有周期長、時間跨度大、涉及面廣等特點，易造成文件材料的丟失和歸檔滯后。工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。工程建設周期持續(xù)時間長，使得檔案工作一直處于不斷的運動和補充狀態(tài)。參與建設的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

3)對項目建設過程中形成的一些隨機文件和過程性文件重視不夠。處理這些文件的隨意性比較嚴重，經(jīng)常用后就扔，很難做到及時歸檔，極易造成過程性文件丟失。施工過程中臨時發(fā)生的變更，不能及時反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序不規(guī)范，容易導致竣工資料存在誤差或失實。

4)檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關規(guī)范、標準執(zhí)行，導致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

3 加強工程檔案管理及監(jiān)控措施和方法

3.1 按集中統(tǒng)一管理檔案的原則，建立健全管理制度

建立健全檔案管理制度，建立工程檔案工作領導責任制。在工程項目開始起動時就建立起一套符合工程建設特性的檔案管理制度，把檔案工作的基本要求與工程項目的管理有機地結合起來，首先從規(guī)章制度上理順關系，明確各建設單位的職責，規(guī)范文件、檔案的管理方法。為了確保檔案工作與工程項目建設的同步進行，應指定專人管理工程項目檔案，將檔案工作納入到工作職責范圍中，確保檔案材料始終處于管控之中。建立起統(tǒng)一的檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的規(guī)范和標準，明確分類方案和保管期限，確保檔案整理工作有章可循。

3.2 充分發(fā)揮合同的作用，把檔案管理納入合同管理

充分發(fā)揮合同的作用，在與監(jiān)理、設計和施工單位簽訂合同協(xié)議時，檔案管理部門要積極參與合同文件中有關檔案管理條款的談判，設立專門條款，直接把項目的檔案收集、歸檔的要求與進度寫入合同，明確各參建單位在檔案管理方面的違約責任和懲罰措施，罰則中明確占質(zhì)量保證金的比例，以法律的形式為工程檔案的管理保駕護航，從而確保工程檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案管理部門積極參與合同的支付控制，對其進行密切跟蹤、考核，以取得檔案管理的主動權。

3.3 根據(jù)文件材料產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律，采用全過程管理模式

根據(jù)文件材料產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)規(guī)律，結合項目工程的實際情況，將檔案管理的要求與措施貫徹于項目建設的全過程，逐步理順項目文件的歸檔渠道，固化歸檔業(yè)務流程，隨時收集積累項目各階段的文件材料，使文件材料全過程受控。在檔案行政管理部門和工程主管部門的監(jiān)督指導下，及各參建單位的全方位參與下，實行事前介入、事中控制、事后審核驗收把關的管理模式，確保工程檔案的完整性。從項目建設開始，建立對口的檔案機構，指定專人負責跟蹤和掌握工程建設的進度，確保工程項目文件的收集、整理、歸檔和檔案的移交與工程項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行，達到對過程文件的全面控制。

3.4 掌握文件材料形成規(guī)律，實現(xiàn)文件檔案一體化管理

向前延伸管理，使文件與檔案管理之間形成完整的管理鏈條。對文件檔案實施全面的一體化管理，將文件管理與檔案管理統(tǒng)一起來，在所有參與建設的單位之間建立起統(tǒng)一的收發(fā)端口、統(tǒng)一的文件、檔案編碼體系等，使文件、檔案達到最佳的管理和利用效果。同時要強調(diào)宏觀管理與微觀整理齊頭并進，宏觀管理上強化監(jiān)督指導、歸檔控制;微觀整理上要加強實體管理，注重維護原貌，保持文件有機聯(lián)系，便于利用和安全保管。

3.5 提高工程檔案管理效率，推行檔案信息化管理

利用信息技術，由獨立的檔案管理系統(tǒng)到與其他信息系統(tǒng)的連接，實現(xiàn)文檔一體的全程管理，提升工程檔案管理的信息化水平。要將文件與檔案的管理融入到項目管理系統(tǒng)中去，使檔案管理系統(tǒng)與項目管理系統(tǒng)完成無縫連接。促使項目文件材料的收集、整理與項目建設的進度同步進行，實現(xiàn)文件、檔案網(wǎng)上即時提供利用，實現(xiàn)對檔案材料的有效監(jiān)控及動態(tài)管理，提高檔案管理效率。

［1］石曉波.工程檔案管理中的實踐創(chuàng)新［J］.浙江檔案，2006(9):11-12.

［2］劉來芳.對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議［J］.城建檔案，2007(9):30-31.

［3］郭興華.論國家重點工程檔案的管理［J］.水力發(fā)電，2001(12):26-27.

［4］李和平.國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范［J］.企業(yè)檔案工作規(guī)范，2010(3):62-63.

［5］常彥妮.談民用建筑工程施工資料管理［J］.山西建筑，2012，38(10):279-280.