周 雅

(深圳市麒麟山療養(yǎng)院，廣東深圳 518055)

在日常行政管理中，將各種行政性公文，如請示、批復、決定、決策文件，經(jīng)過檔案工作者歸檔整理后形成文書檔案保存。若按照以往傳統(tǒng)方式，需要對每份文件進行檢索、選取，再進行歸檔，整個過程完全手工操作，消耗大量的人力和時間，效率極低。而使用計算機對檔案進行管理則方便、快捷，工作人員也將從高強度的手工勞動中解脫出來，做到人盡其用。根據(jù)文書檔案管理業(yè)務量的大小，現(xiàn)有人員能很好地完成從發(fā)文、收文、整理直到文件歸檔等一系列工作，不用等到全部整理好后年底統(tǒng)一歸檔，計算機管理可以隨時將審閱完的文件立刻歸檔。因此，如何抓住信息化發(fā)展機遇，充分發(fā)揮檔案信息來源的優(yōu)勢，是擺在每個檔案工作者面前迫切需要解決的課題。

1 文書檔案信息化管理的優(yōu)點

信息化為檔案管理工作發(fā)展帶來新的發(fā)展機遇，加強檔案信息化建設已成為檔案管理適應時代發(fā)展的必然選擇，是提高檔案信息服務水平不可或缺的途徑。

1.1 信息化管理省時、省力

傳統(tǒng)檔案錄入只能是手工操作，從檔案立卷到歸檔，包括文件分類、文件組卷、擬寫案卷標題、填寫卷內(nèi)目標和備考表、排列案卷順序、編寫案卷號等程序。這些都要按一定規(guī)范嚴格書寫，既耗費時間又浪費人力。而同樣工作運用計算機操作，不管是起草文件、傳輸文件或統(tǒng)計分類、存儲以及查詢，都會變得簡捷、有序，與傳統(tǒng)操作相比大大地提高了工作效率。

1.2 信息化管理改變了存檔方式

以往，檔案管理是靠手工操作，紙制文件存放需要大量空間，歸檔和查詢需要較長時間，這給檔案管理者和檔案利用者都帶來了不便。而使用計算機管理后情況就不同了，文件歸檔方式有了根本的變化。文件可分散式歸檔，文件排序以部門為單位，按照時間順序，隨時進行編號歸檔。檔案信息與載體實現(xiàn)了分離利用，還可與其它信息建立互聯(lián)，能保證較高的查全、查準率。檔案利用者能夠在短時間內(nèi)找到想要的文件。與傳統(tǒng)手工操作相比較，信息化管理為檔案管理和檔案利用都帶來了便利。

1.3 增強了文件的保密性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供，盡管查閱者只需查詢卷中的一份或幾份文件，也要把一整卷文件提供給其翻閱，查閱者就能夠看到整卷檔案內(nèi)容，這樣就不能保證文檔管理的保密性要求。而信息化管理解決了這一問題，可以將整卷檔案分為單份文件提供給查閱者，這樣既節(jié)省了查閱者的時間，又增強了文件的保密性。隨著計算機網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，密碼技術(shù)的使用、語音識別、指紋識別技術(shù)、電子文件資料真?zhèn)巫R別技術(shù)的發(fā)展與應用，為檔案管理工作對電子文件真實性、可靠性的認定提供了技術(shù)保證，有了這些基本安全措施的保證，則增強了檔案文書的安全保密性。

1.4 超大的存儲量

在計算機網(wǎng)絡中，電子文件的傳遞以及共享不再受到距離和時間的限制。計算機能夠存儲大量的電子文件，這樣可以將檔案室中所有文件信息全部存儲起來。計算機超大的存儲量是實際空間所無法比擬的，這也更加方便檔案查閱。

1.5 提高了文件傳遞速度

原始文件傳遞方式是利用文件交換站，經(jīng)過文書取文、發(fā)文、再收文等程序，傳閱時間很長，傳送時間受到約束，還有可能會由于一些人為因素造成文件丟失、毀壞而延誤文件傳送，影響了文件歸檔，給檢索和查閱帶來不便。計算機網(wǎng)絡傳遞可采用多種形勢傳輸，如群發(fā)、大量發(fā)送、指定發(fā)送、定時發(fā)送，即時發(fā)送等，網(wǎng)絡傳閱文件具有很高的工作效率，可以花很少的時間就能安全閱讀和審批大量文件，真正做到事半功倍。

2 文書檔案信息化管理的建議

雖然電子文件具有便于檢索利用、方便查找、節(jié)省空間、存儲量大、省時省力、效率高等優(yōu)點，但是電子公文的法律效力還未得到確認，在目前情況下紙制文件有著繼續(xù)存在的必要。

利用計算機管理檔案，與傳統(tǒng)檔案管理相比有很大的優(yōu)勢。然而，只掌握計算機信息技術(shù)不能很好地對文書檔案進行歸檔、檢索和利用，同樣只有很強的文書檔案管理業(yè)務水平，不了解計算機網(wǎng)絡技術(shù)也無法做到文書檔案信息化管理工作。因此，要實現(xiàn)文書檔案信息化管理，需要既懂得檔案管理又懂得計算機技術(shù)的復合型人才。目前，既懂技術(shù)又懂業(yè)務的復合型人才比較缺乏，檔案管理的信息化建設往往需要多人合作才能共同完成。因此，檔案工作者需要加強對專業(yè)知識的學習，不斷提高自身的理論素養(yǎng)，充實業(yè)務知識。通過組織定期培訓、學習，能夠使檔案工作者的信息化管理能力得到整體提高，跟上時代發(fā)展的步伐，做一個真正合格的檔案管理與高水平計算機管理的復合型人才。應加大對檔案管理的重視程度，注重檔案人員的培養(yǎng)，對內(nèi)加強人才專業(yè)培訓，對外吸收各方面人才，并善于發(fā)現(xiàn)人才，壯大、充實檔案信息服務的人才隊伍。

3 結(jié)語

文書檔案信息化與計算機管理是檔案管理發(fā)展方向，如何做好傳統(tǒng)文件管理與計算機信息化管理相結(jié)合，是目前檔案管理者需要探討的問題。我們既可以用傳統(tǒng)方法收集、歸檔、鑒定、整理文件，又可以用計算機進行錄入、檢索、查找等工作，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識，還要具備較強的計算機操作能力。在工作中不斷學習，使傳統(tǒng)手工操作的檔案管理與現(xiàn)代計算機信息化管理很好地結(jié)合起來，做好文書檔案工作。

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