吉林省白山市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心 尹振芳

收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開發(fā)與利用。而在檔案信息資源開發(fā)利用工作中，存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)服務(wù)形式和不重視檔案信息反饋的兩大問題。本文針對(duì)問題，結(jié)合工作實(shí)際，重點(diǎn)對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與實(shí)際效益作一探討。

一、當(dāng)前，在檔案信息資源開發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問題

（一）局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館（室，下同）編制年報(bào)，了解檔案利用情況時(shí)，只需統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊(cè)）數(shù)、頁數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不了解通過檔案信息資源的開發(fā)與利用，從而影響應(yīng)獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（二）檔案信息資源的開發(fā)和利用，可分兩個(gè)階段。第一階段，又可稱初級(jí)階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級(jí)階段，即檔案通過利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，通過學(xué)習(xí)反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調(diào)查。

（三）有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表，從返社會(huì)，影響檔案信息資源的開發(fā)和利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但會(huì)促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案的社會(huì)地位和知名度。

二、檔案館在了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫

（一）有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長保管期限。而的哪敢的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長其保管期限；反之，檔案利用頻率低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)降低其保管期限。通過兩套檔案利用的實(shí)際效益，大大有利檔案的鑒定工作。

（二）有利于了解檔案的價(jià)值和作用。但了解檔案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，為什么對(duì)檔案工作不夠重視和支持，主要一個(gè)原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態(tài)，單位和領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實(shí)無數(shù)事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（三）有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過調(diào)查和了解收集檔案利用的實(shí)際效益，取得一個(gè)又一個(gè)的利用實(shí)例，充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并篩選、整理，編印成小冊(cè)子，下發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強(qiáng)得多。

（四）有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果我們不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。

三、開發(fā)利用檔案信息資源，獲得檔案實(shí)際效益的基本做法

（一）建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查（借）閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過實(shí)踐，才能反映出檔案的實(shí)際價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此，為了及時(shí)利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等一一登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案館亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開用戶座談會(huì)，以利加強(qiáng)與用戶聯(lián)系，改進(jìn)我們的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。

（二）認(rèn)真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目一一填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填，二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫的太簡單，如“工作參考”等，而應(yīng)填明作那一項(xiàng)具體工作參考，填明具體內(nèi)容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實(shí)際效益的線索和確定有否必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

（三）分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫的具體一點(diǎn)，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)和具體事例。

（四）實(shí)地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時(shí)登記在案的線索，可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù)，有時(shí)沒有時(shí)間來編報(bào)利用實(shí)例，檔案人員應(yīng)主動(dòng)上門服務(wù)，把通過利用檔案后所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益情況搞清楚，便于編寫。

（五）及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門（單位）的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。

綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是必要的，也說明了檔案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，以利進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。