朱亞鵬 卜鑒民（蘇州市工商檔案管理中心，江蘇蘇州，215001）

國(guó)有集體改制企業(yè)檔案集中管理的蘇州模式，是目前中國(guó)檔案管理史上一種典型、有效的管理模式。在蘇州市工商檔案管理中心集中管理的國(guó)有集體改制企業(yè)檔案數(shù)量龐大，這些珍貴的改制企業(yè)檔案資源中，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中形成的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量比例很高，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，一個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量占同期各類檔案量的75%左右。怎樣保管、保存好改制企業(yè)會(huì)計(jì)檔案，發(fā)掘改制企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用價(jià)值，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理、規(guī)范的鑒定是個(gè)很重要的工作，也是目前我們?cè)谔K州模式的實(shí)踐中需要探索的問題。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限的執(zhí)行問題

筆者幾年前曾對(duì)國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限提出延長(zhǎng)的建議，隨著近年來中心在會(huì)計(jì)檔案保管、利用的需求和實(shí)踐，以及為社會(huì)提供會(huì)計(jì)檔案的查閱利用情況來看，會(huì)計(jì)檔案的保管期限不應(yīng)按國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)要求統(tǒng)一執(zhí)行，需要針對(duì)企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用、企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程中的規(guī)模、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)則執(zhí)行中的具體形式等等，來對(duì)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類，然后再對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行合適的期限劃分。

LI Li, DUAN Guo-li, ZHAO Rui, HUANG Qing-hai, HONG Bo, LIU Jian-min, XU Yi

國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限有著統(tǒng)一的要求，如會(huì)計(jì)憑證是15年保管期限。在工作實(shí)踐中，提供查閱和利用的會(huì)計(jì)檔案，有些需要查到20年前的會(huì)計(jì)憑證檔案，有時(shí)甚至于要查閱到30年前的會(huì)計(jì)憑證檔案內(nèi)容。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案資源的利用要求越來越高，本著對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)的精神，會(huì)計(jì)檔案的保管期限越長(zhǎng)越好，會(huì)計(jì)檔案的保存年代越久遠(yuǎn)，也更能體現(xiàn)出檔案保管部門的社會(huì)價(jià)值。

1.3 統(tǒng)計(jì)學(xué)分析 計(jì)量資料以 （）表示，采用SPSS 19.0統(tǒng)計(jì)分析軟件進(jìn)行單因素方差分析和Dunnett檢驗(yàn)。P＜0.05為差異具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

我國(guó)的各類企業(yè)中，以中小企業(yè)居多，中心接收的改制企業(yè)檔案也基本上都是以中小型企業(yè)為主。根據(jù)我國(guó)不同時(shí)期企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，企業(yè)提供給職工的薪酬、福利等原始憑據(jù)可作為企業(yè)會(huì)計(jì)支付的依據(jù)材料，是會(huì)計(jì)憑證形成中的重要原始資料，這些原始材料對(duì)印證企業(yè)內(nèi)每位職工的工作時(shí)間、工作情況、工作種類起著很重要的證明作用。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)各種獎(jiǎng)金的發(fā)放、企業(yè)按國(guó)家政策進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)的發(fā)放、特殊工種補(bǔ)貼費(fèi)用的發(fā)放等，都是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中職工從事生產(chǎn)勞動(dòng)的真實(shí)反映。企業(yè)為解決職工住房或獎(jiǎng)勵(lì)職工所購(gòu)房產(chǎn)的付款原始始憑據(jù)能說明職工曾經(jīng)擁有的房產(chǎn)來源情況。上述各種原始資料都能證明職工在企業(yè)里所經(jīng)歷過的工作時(shí)間和享有的福利。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案銷毀處理的問題

企業(yè)發(fā)展中形成的各類會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)寫照，記載著企業(yè)建立、生存、發(fā)展進(jìn)程中的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)，記載著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的原始情況。當(dāng)然，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)有些會(huì)計(jì)檔案只是記載著企業(yè)內(nèi)部某些局部的、或?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展只是起輔助作用的資料，這些企業(yè)內(nèi)的部門會(huì)計(jì)檔案不能印證企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中的概貌，僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起輔助作用，可以在鑒定后進(jìn)行銷毀。依據(jù)筆者在管理中的實(shí)踐和國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限的要求，認(rèn)為對(duì)下面三類會(huì)計(jì)檔案可作銷毀處理：第一類是企業(yè)內(nèi)部開辦食堂形成的專門會(huì)計(jì)憑證，企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)外開辦的三產(chǎn)等非主營(yíng)業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)憑證；第二類是企業(yè)與銀行進(jìn)行往來帳目對(duì)帳之用的對(duì)帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表；第三類是不作為年度報(bào)表的企業(yè)月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表。

國(guó)家信息中心數(shù)據(jù)顯示，2017年“一帶一路”沿線與我國(guó)貿(mào)易量位列前十的國(guó)家，分別為韓國(guó)、新加坡、印度、俄羅斯、阿聯(lián)酋、泰國(guó)、波蘭、越南、馬來西亞和土耳其[1]，如圖3所示。其中新加坡、印度和馬來西亞三國(guó)，英語(yǔ)為其第一或者第二通行語(yǔ)言。所以英語(yǔ)作為國(guó)際語(yǔ)言，在“一帶一路”合作中也尤為重要。另外韓語(yǔ)、俄羅斯語(yǔ)、阿拉伯語(yǔ)、越南語(yǔ)以及泰語(yǔ)等小語(yǔ)種，隨著“一帶一路”合作交流的深入，其需求量也不容小覷。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證內(nèi)的工資單等與職工生活經(jīng)歷相關(guān)的檔案材料的處置問題

因此，建議會(huì)計(jì)檔案盡可能完整保存，不要輕易做銷毀會(huì)計(jì)檔案的處理工作，會(huì)計(jì)檔案提供的原始數(shù)據(jù)在企業(yè)文書類檔案中是無法查到的，完整保存好企業(yè)會(huì)計(jì)檔案，將來為后人研究蘇州國(guó)有集體企業(yè)的發(fā)展情況和作用地位，也能提供完整的、原始的檔案資源。

所有這些會(huì)計(jì)憑證中的材料與憑證是一個(gè)完整體，不應(yīng)為了查閱便利，而把這些原始憑據(jù)從每卷憑證中拆開，因?yàn)橛行┰紤{據(jù)拆開后不一定能完整印證材料的真實(shí)原貌。如原始材料的時(shí)間性、關(guān)聯(lián)性，會(huì)計(jì)檔案在形成過程中，由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，有時(shí)不一定在憑據(jù)材料上有時(shí)間記載，作為檔案材料不能為了要證明，而在原始檔案上再添加時(shí)間等需要的記載，所以，拆開后反而有可能會(huì)失去這些原始材料的憑據(jù)作用，使合法的檔案證明變成無效的材料。

上述第二類、第三類的會(huì)計(jì)檔案按國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期的要求是3年或5年，即使銷毀也符合國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限要求；第一類會(huì)計(jì)檔案僅是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中起輔助作用部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證，銷毀后不影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，也不會(huì)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案存在重大的改變。因此，筆者認(rèn)為這三類會(huì)計(jì)檔案可以在鑒定后銷毀處理。

四、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是否都需要長(zhǎng)期完整保存問題

正如筆者前面所述，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)寫照，每個(gè)企業(yè)都有各自的特殊性，會(huì)計(jì)檔案起著印證企業(yè)在不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展軌跡，即使是相同行業(yè)中的每個(gè)企業(yè)，也有著各自不同的經(jīng)營(yíng)理念和發(fā)展情況，所以，完整地保存每個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，也就是把每個(gè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程完整地保留，可為后人提供查閱每個(gè)企業(yè)的全部檔案原始資料。而且，不同企業(yè)的發(fā)展和生存狀況，也可以為后人提供可借鑒的原始材料。

因此，筆者認(rèn)為，在條件許可的情況下，要盡可能完整地保存改制企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，這也是對(duì)改制企業(yè)檔案保管部門應(yīng)妥善保管接收移交檔案的合理要求。

總之，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)情況反映，記載著企業(yè)發(fā)展的軌跡，是寶貴的檔案資源，作為改制企業(yè)檔案保管部門和利用部門，在處理會(huì)計(jì)檔案時(shí)要慎重，不要為后人帶來更多的遺憾。以上是筆者在改制企業(yè)檔案集中保管和利用工作中產(chǎn)生的幾點(diǎn)想法，也是對(duì)蘇州改制企業(yè)會(huì)計(jì)檔案集中管理和處理工作的思考。