丁秀芝

新疆塔城市疾病預(yù)防控制中心 834700

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在保護(hù)人們健康，控制傳染病的爆發(fā)流行等作出了較大貢獻(xiàn)，隨著政府部門(mén)對(duì)公共衛(wèi)生的逐步重視，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的投入也明顯增加，特別是各種儀器設(shè)備的投入方面也逐步加大，也為加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理工作提出了更高的要求，為此，筆者結(jié)合工作實(shí)際和有關(guān)文獻(xiàn)報(bào)道，對(duì)疾預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理及利用情況進(jìn)行探討，現(xiàn)闡述如下。

儀器設(shè)備的檔案管理

儀器設(shè)備的檔案管理工作內(nèi)容:對(duì)檔案管理檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的一項(xiàng)工作［1］，儀器設(shè)備的檔案管理是針對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行管理，內(nèi)容包括儀器設(shè)備的論證報(bào)告、儀器型號(hào)、購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、維修、參觀人員進(jìn)入重大儀器設(shè)備間的時(shí)間及人員登記、報(bào)廢等全部過(guò)程，在每個(gè)環(huán)節(jié)都要注明時(shí)間和經(jīng)辦人簽字，特別是儀器出現(xiàn)異常時(shí)，要及時(shí)登記并上報(bào)有關(guān)部門(mén)或生產(chǎn)廠家或經(jīng)銷商［2］，維修過(guò)程等均要有詳細(xì)的文字記錄。

儀器設(shè)備檔案的資料收集:在儀器設(shè)備購(gòu)買(mǎi)前夕，要收集購(gòu)買(mǎi)儀器設(shè)備的論證報(bào)告，招標(biāo)文件、購(gòu)買(mǎi)合同、價(jià)格、付款方式、保修合同等。在儀器設(shè)備來(lái)到單位后，儀器設(shè)備檔案管理人員要會(huì)同采購(gòu)人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同開(kāi)箱，檢查儀器設(shè)備是否齊全、完整，查看有無(wú)破損等，檔案管理人員要認(rèn)真登記儀器設(shè)備的型號(hào)、出廠日期、生產(chǎn)單位、購(gòu)入價(jià)格、保修時(shí)限、出廠合格證書(shū)、環(huán)保證書(shū)、操作手冊(cè)、相關(guān)的SOP文件等。在上述資料完善的情況下，開(kāi)始安裝調(diào)試，要做好安裝調(diào)試記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并做好記錄。在試運(yùn)行過(guò)程中，每天均要做好記錄，有的儀器設(shè)備對(duì)運(yùn)行情況均有記錄，可以根據(jù)儀器設(shè)備資料打印出來(lái)進(jìn)行存檔保存。在正常使用后，做好開(kāi)始正常使用時(shí)間，維護(hù)時(shí)間和處理方法，特別是對(duì)于儀器設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，要做好故障現(xiàn)象、原因、維修措施和維修效果，在每年的技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局進(jìn)行儀器設(shè)備檢測(cè)時(shí)做好記錄，并保存好技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局提供的檢測(cè)合格證書(shū)。儀器設(shè)備轉(zhuǎn)移使用單位時(shí)，儀器設(shè)備檔案應(yīng)一同轉(zhuǎn)交，凡報(bào)廢的儀器設(shè)備，應(yīng)盡快處理，在儀器檔案中做好報(bào)廢儀器注銷記錄，儀器設(shè)備報(bào)廢后結(jié)檔。儀器設(shè)備檔案管理人員在對(duì)儀器設(shè)備檔案進(jìn)行立卷時(shí)，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬［3－4］。建檔時(shí)將儀器設(shè)備驗(yàn)收單，連同使用說(shuō)明書(shū)、產(chǎn)品合格證、保修卡、配件表及其它所有的相關(guān)資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進(jìn)行整理編排，歸為一個(gè)案卷，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、檔案編號(hào)。對(duì)于檔案的借閱，要嚴(yán)格按照借閱手續(xù)進(jìn)行辦理，不得涂改、丟失，對(duì)于重要的如合同、說(shuō)明書(shū)、線路圖等一般不外借，特殊情況需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

儀器設(shè)備檔案利用:在設(shè)備的采購(gòu)、使用、維修及管理工作中充分利用，更好的發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備檔案采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用，減少設(shè)備對(duì)人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生等［5－6］。

綜上所述，對(duì)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理工作的管理，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)，提高責(zé)任心，加強(qiáng)管理，為儀器設(shè)備管理工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1 李素芬.談?wù)劶膊☆A(yù)防控制機(jī)構(gòu)設(shè)備檔案管理［J］.醫(yī)學(xué)動(dòng)物防制，2007，13(9):19.

2 曲英杰，李春來(lái).建立醫(yī)院制劑室儀器設(shè)備管理體系，以達(dá)到規(guī)范化管理［J］.中國(guó)社區(qū)醫(yī)師(綜合版)，2007(20):172.

3 余曉燕.談機(jī)關(guān)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用［J］.廣西檔案，2007(1):43.

4 葉光雷.儀器設(shè)備檔案管理工作中的幾點(diǎn)感悟［A］.2011年浙江省醫(yī)學(xué)會(huì)醫(yī)學(xué)工程學(xué)分會(huì)第九屆學(xué)術(shù)年會(huì)論文匯編［C］.2011.

5 朱憶，范家林.實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可工作中的儀器設(shè)備管理探討［J］.中國(guó)公共衛(wèi)生管，2004，10(5):485 －486.

6 趙志強(qiáng)，吳兵.儀器設(shè)備檔案多媒體管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)［J］.醫(yī)療設(shè)備信息，2004(5):15－17.