丁秀芝

新疆塔城市疾病預(yù)防控制中心 834700

疾病預(yù)防控制機構(gòu)在保護人們健康，控制傳染病的爆發(fā)流行等作出了較大貢獻，隨著政府部門對公共衛(wèi)生的逐步重視，疾病預(yù)防控制機構(gòu)的投入也明顯增加，特別是各種儀器設(shè)備的投入方面也逐步加大，也為加強對儀器設(shè)備檔案的管理工作提出了更高的要求，為此，筆者結(jié)合工作實際和有關(guān)文獻報道，對疾預(yù)防控制機構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理及利用情況進行探討，現(xiàn)闡述如下。

儀器設(shè)備的檔案管理

儀器設(shè)備的檔案管理工作內(nèi)容:對檔案管理檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的一項工作［1］，儀器設(shè)備的檔案管理是針對儀器設(shè)備進行管理，內(nèi)容包括儀器設(shè)備的論證報告、儀器型號、購買、驗收、調(diào)試、運行、維護、維修、參觀人員進入重大儀器設(shè)備間的時間及人員登記、報廢等全部過程，在每個環(huán)節(jié)都要注明時間和經(jīng)辦人簽字，特別是儀器出現(xiàn)異常時，要及時登記并上報有關(guān)部門或生產(chǎn)廠家或經(jīng)銷商［2］，維修過程等均要有詳細的文字記錄。

儀器設(shè)備檔案的資料收集:在儀器設(shè)備購買前夕，要收集購買儀器設(shè)備的論證報告，招標(biāo)文件、購買合同、價格、付款方式、保修合同等。在儀器設(shè)備來到單位后，儀器設(shè)備檔案管理人員要會同采購人及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同開箱，檢查儀器設(shè)備是否齊全、完整，查看有無破損等，檔案管理人員要認(rèn)真登記儀器設(shè)備的型號、出廠日期、生產(chǎn)單位、購入價格、保修時限、出廠合格證書、環(huán)保證書、操作手冊、相關(guān)的SOP文件等。在上述資料完善的情況下，開始安裝調(diào)試，要做好安裝調(diào)試記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并做好記錄。在試運行過程中，每天均要做好記錄，有的儀器設(shè)備對運行情況均有記錄，可以根據(jù)儀器設(shè)備資料打印出來進行存檔保存。在正常使用后，做好開始正常使用時間，維護時間和處理方法，特別是對于儀器設(shè)備發(fā)生故障時，要做好故障現(xiàn)象、原因、維修措施和維修效果，在每年的技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局進行儀器設(shè)備檢測時做好記錄，并保存好技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督局提供的檢測合格證書。儀器設(shè)備轉(zhuǎn)移使用單位時，儀器設(shè)備檔案應(yīng)一同轉(zhuǎn)交，凡報廢的儀器設(shè)備，應(yīng)盡快處理，在儀器檔案中做好報廢儀器注銷記錄，儀器設(shè)備報廢后結(jié)檔。儀器設(shè)備檔案管理人員在對儀器設(shè)備檔案進行立卷時，應(yīng)進行科學(xué)系統(tǒng)的整理、分類、編目、建賬［3－4］。建檔時將儀器設(shè)備驗收單，連同使用說明書、產(chǎn)品合格證、保修卡、配件表及其它所有的相關(guān)資料一并裝入檔案盒，登記建檔，并進行整理編排，歸為一個案卷，并填寫卷內(nèi)目錄、檔案編號。對于檔案的借閱，要嚴(yán)格按照借閱手續(xù)進行辦理，不得涂改、丟失，對于重要的如合同、說明書、線路圖等一般不外借，特殊情況需有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。

儀器設(shè)備檔案利用:在設(shè)備的采購、使用、維修及管理工作中充分利用，更好的發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益，通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對較為貴重的設(shè)備檔案采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備以縮短停機時間，減少維修費用，減少設(shè)備對人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生等［5－6］。

綜上所述，對于疾病預(yù)防控制機構(gòu)設(shè)備檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，加強對設(shè)備檔案管理工作的管理，同時加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)，提高責(zé)任心，加強管理，為儀器設(shè)備管理工作作出應(yīng)有的貢獻。

1 李素芬.談?wù)劶膊☆A(yù)防控制機構(gòu)設(shè)備檔案管理［J］.醫(yī)學(xué)動物防制，2007，13(9):19.

2 曲英杰，李春來.建立醫(yī)院制劑室儀器設(shè)備管理體系，以達到規(guī)范化管理［J］.中國社區(qū)醫(yī)師(綜合版)，2007(20):172.

3 余曉燕.談機關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用［J］.廣西檔案，2007(1):43.

4 葉光雷.儀器設(shè)備檔案管理工作中的幾點感悟［A］.2011年浙江省醫(yī)學(xué)會醫(yī)學(xué)工程學(xué)分會第九屆學(xué)術(shù)年會論文匯編［C］.2011.

5 朱憶，范家林.實驗室認(rèn)可工作中的儀器設(shè)備管理探討［J］.中國公共衛(wèi)生管，2004，10(5):485 －486.

6 趙志強，吳兵.儀器設(shè)備檔案多媒體管理應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)［J］.醫(yī)療設(shè)備信息，2004(5):15－17.