劉 丹 于江強(qiáng)

（1南京信息工程大學(xué)，江蘇 南京 210044；2山東協(xié)和學(xué)院，山東 濟(jì)南 250109）

秘書是高校管理隊伍中一支不可或缺的力量，在管理中起著極其重的作用，為整個學(xué)校的穩(wěn)定和發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。隨著高校的不斷發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，各高校對秘書的工作要求等都有了新的標(biāo)準(zhǔn)，然而秘書隊伍的現(xiàn)狀及存在的一系列問題已經(jīng)嚴(yán)重影響到了高校的正常發(fā)展，必須采取對策，提高秘書隊伍的整體素質(zhì)以適應(yīng)高校對秘書工作的新要求。

1.高校秘書工作的現(xiàn)狀

1.1 對秘書工作的重要性認(rèn)識不足。

秘書是一種行業(yè)，國家對秘書的定義是“從事辦公室程序工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員”。從這個定義我們不難看出，秘書的工作任務(wù)重、角色復(fù)雜、壓力較大。而高效秘書的工作除了上述定義中所包含的內(nèi)容之外，更重要的是他們所服務(wù)的對象是具有較高學(xué)術(shù)水平和知識素養(yǎng)的人，這就對他們的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力及工作技巧等各方面都提出了更高的要求。然而，因為受傳統(tǒng)觀念的限制，個別領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為秘書的工作只是一種機(jī)械重復(fù)的勞動，對秘書工作缺乏正確的認(rèn)識和評價，從而導(dǎo)致秘書不能真正做到“協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)”，從某種程度上挫傷了秘書的積極性。另外，個別地方還存在著秘書被教師看不起、認(rèn)為秘書就應(yīng)該低教師一等、在日常事務(wù)管理中不服從秘書的安排等現(xiàn)象，從而給秘書工作帶來了不必要的阻礙和麻煩。

1.2 秘書工作從業(yè)人員的專業(yè)不對口，技能和素質(zhì)有待提高。

高校在人事編制上往往只重視任課教師的專業(yè)對口問題，忽視了對秘書等管理人員的專業(yè)和能力要求。多數(shù)包括各高校的人事職能部門簡單地認(rèn)為，秘書工作不受專業(yè)要求的限制，任何人都能干好秘書工作，殊不知，高等學(xué)校的專業(yè)性是所有秘書行業(yè)中要求最高的，高校里的秘書不是普通意義上的“收發(fā)員”、“保管員”、“話務(wù)員”，很多工作比如科研、教學(xué)、實驗等方面都有較強(qiáng)的專業(yè)要求，只有對本專業(yè)有了深刻的認(rèn)識，掌握了本專業(yè)的業(yè)務(wù)知識，才能更好地做好秘書工作。另外，目前我國從事秘書工作的人員大多沒有接受正規(guī)的秘書職業(yè)培訓(xùn)和技能訓(xùn)練，缺乏外出學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會，在實際工作中不能較好地把握秘書的職責(zé)與權(quán)力，工作效率得不到提高。

1.3 秘書工作任務(wù)繁瑣，隊伍不穩(wěn)定。

高校秘書既要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，又要服務(wù)好教師和科研人員，負(fù)責(zé)好本部門事務(wù)的傳達(dá)和布置，還要服務(wù)好學(xué)生，做好學(xué)生與教師及領(lǐng)導(dǎo)溝通的橋梁。不管是領(lǐng)導(dǎo)、教師、科研人員還是學(xué)生，他們要么具有較高學(xué)術(shù)水平和文化層次，要么渴望獲得較高學(xué)術(shù)知識以不斷提高自身文化素養(yǎng)，這都對秘書工作的專業(yè)知識、管理水平和協(xié)調(diào)能力都提出了更高的要求，增強(qiáng)了秘書工作的繁瑣性。另外，在高校招生規(guī)模和教師隊伍不斷擴(kuò)大的情況下，秘書崗位人員編制卻沒能得到相應(yīng)增加，常常是一個人干幾個人的工作，這就無形之中加重了秘書工作的負(fù)擔(dān)，使得秘書疲憊不堪，從而導(dǎo)致一些優(yōu)秀的秘書人才不得不跳槽或者離職，秘書隊伍的穩(wěn)定性得不到保障。

1.4 秘書職、責(zé)、權(quán)不明確，付出與回報不成正比。

高校秘書有責(zé)、無權(quán)、無職的現(xiàn)象已經(jīng)是一個明顯的現(xiàn)象。導(dǎo)致這一現(xiàn)象的直接原因就是行政人員缺乏。這一現(xiàn)象在新建高校和民辦高校尤為突出。近幾年，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大和高校院系不斷細(xì)化增多，秘書工作的內(nèi)容也不斷增加，這直接造成秘書工作職責(zé)權(quán)不對等的現(xiàn)象，往往是一個人從事多個人的工作，只有責(zé)任，沒有實際的職務(wù)和權(quán)力，給秘書工作帶來了很多不必要的尷尬和困難，增加了秘書工作的心理壓力。同時，多重角色和繁重的任務(wù)卻得不到應(yīng)有的回報和報酬，更不用說提拔和獎勵了。

2.高校秘書應(yīng)具備的素養(yǎng)

2.1 職業(yè)道德素養(yǎng)。

高校秘書應(yīng)該具有良好的政治修養(yǎng)和高尚的職業(yè)道德，忠誠和熱愛黨的教育事業(yè)，全心全意為教育事業(yè)服務(wù)，真正做到以人為本、服務(wù)育人，認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的教育方針、政策和學(xué)校的各種教育教學(xué)管理規(guī)章制度，了解教育新動向，自覺運用最先進(jìn)的教育理念服務(wù)師生，愛崗敬業(yè)，精益求精，做好本職工作。

2.2 知識素養(yǎng)。

高校秘書首先應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的政治理論水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，掌握科學(xué)的世界觀和方法論；其次應(yīng)該具有掌握相關(guān)專業(yè)的專業(yè)知識，通曉本專業(yè)的相關(guān)理論和業(yè)務(wù)；最后要掌握院系管理的基礎(chǔ)知識和職業(yè)秘書的工作規(guī)范等?？傊@一職務(wù)的特殊性要求秘書具備多方面的知識，并在實際工作中不斷學(xué)習(xí)、不斷提高。

2.3 能力素養(yǎng)。

秘書工作是一種服務(wù)性工作，這就要求秘書不斷提高服務(wù)水平和能力。在實際工作中，不斷總結(jié)工作經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，更新知識儲備，掌握必要的現(xiàn)代信息技術(shù)知識和技能，提高自身信息素養(yǎng)，將先進(jìn)的信息技術(shù)運用到實際工作中，提高工作效率。同時，秘書工作還是一種管理工作，是各具體事務(wù)的管理者，學(xué)會對各項事務(wù)進(jìn)行科學(xué)有序的管理是提高工作效率的最佳途徑，所以在平時工作中，秘書要不斷學(xué)習(xí)，不斷思考，積累管理經(jīng)驗，增長管理才能。

3.完善高校秘書隊伍的措施

3.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識。

筆者認(rèn)為，要提高高校秘書的地位，高校應(yīng)該正確認(rèn)識秘書這一職務(wù)的重要性，從思想上和行動上高度重視秘書職務(wù)，正確認(rèn)識和評價秘書工作，注重人文關(guān)懷，真正做到以人為本，院系領(lǐng)導(dǎo)要切實了解秘書工作的難處和不易，多鼓勵，勤表揚，在工作上和生活上給予足夠的支持和指導(dǎo)，讓秘書人員在精神上得到滿足。

3.2 加強(qiáng)管理，提高素質(zhì)。

鑒于秘書在高校工作中的重要地位，要想更好地發(fā)揮他們的作用，必須加強(qiáng)對秘書隊伍管理。首先，合理配置秘書人員，按需定崗，按崗定職，做到職權(quán)明確，職責(zé)分明；其次，重視秘書隊伍的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，把對秘書隊伍的培訓(xùn)當(dāng)做一項重要的長期的工作來抓，不斷提高隊伍的整體素質(zhì)和工作水平；最后，秘書人員要正確認(rèn)識本職工作，不斷提高自身政治素質(zhì)和文化修養(yǎng)，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代教育技術(shù)，提升服務(wù)技能和水平。

3.3 建立激勵機(jī)制，增強(qiáng)隊伍穩(wěn)定性。

鑒于高校秘書隊伍不穩(wěn)定的情況，高校在注重人員配置的同時，明確崗位職責(zé)，建立健全激勵和考核制度，制定科學(xué)的職稱評定和崗位晉升制度，使得秘書工作勞有所得，以己為榮，提高秘書工作的積極性。同時，實行優(yōu)勝劣汰，真正做到能者上，不能者下，把那些真正愿意從事秘書工作而又能做好秘書工作的人納入到秘書隊伍中。

總之，高校秘書工作在學(xué)校整體工作中占有重要地位，其工作質(zhì)量在很大程度上影響著整個學(xué)校的教育教學(xué)水平，秘書隊伍建設(shè)是高校整體隊伍建設(shè)的重要組成部分，搞好秘書隊伍建設(shè)對學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。高校應(yīng)采取更多措施加強(qiáng)秘書隊伍的管理，不斷提高秘書的整體素質(zhì)和工作能力，為高校的發(fā)展保駕護(hù)航。同時，秘書人員也應(yīng)加強(qiáng)自身素養(yǎng)，為學(xué)校的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

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［2］曾煒.高校二級學(xué)院科研秘書隊伍存在的問題及對策［J］.讀與寫雜志，2010，12（12）.

［3］丁文婷.淺談高校教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)［J］.高等函授學(xué)報，2010，7，VOL5（7）.

［4］易秋芳.高校教學(xué)秘書工作存在的問題與對策［J］.重慶科技學(xué)院學(xué)報（社會科學(xué)版），2010（5）.