周向玲

（廣東機電職業(yè)技術學院，廣東 廣州 510515）

21世紀以來，我國高等教育進入大眾化時期，學生數量的增加以及學生就業(yè)方式的多樣化，致使學生檔案管理的方式受到挑戰(zhàn)，學生檔案管理工作也引起了檔案工作人員和高職院校的重視，成為大家關注、研究的熱點。胡錦濤同志曾經指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面?！备呗氃盒W生檔案作為高職院校教育工作的重要環(huán)節(jié)和國家檔案事業(yè)中的重要組成部分，不僅是學生在校期間的個人學習、經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，更是學生未來事業(yè)和人生發(fā)展道路上永久的“身份證”。因而對高職院校學生檔案管理進行研究，分析存在的問題，提出相應對策，加強對高職院校學生檔案管理的信息化、規(guī)范化和標準化建設，加強高職院校學生檔案管理部門職能的服務化轉變，提高管理人員的素質，具有重要的現實意義。

一、高職院校學生檔案管理的重要性

（一）反映學生綜合素質的重要依據

學生檔案是高職院校教育工作中重要的組成部分，是學生在校期間學習、經歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，由真實的原始材料和歷史證明資料構成，同時也包含了高職院校學生在入學前以及在學校期間的德、智、體、美、勞等方面的真實記錄，是大學生由學校走向社會的重要證明。它反映了每個學生學習成績的優(yōu)劣、能力的大小、實踐活動的參與程度等，不僅真實地反映學生的綜合素質，也是學校了解、教育學生的第一手原始資料，更是用人單位考查學生、了解學生綜合素質的重要依據。用人單位通過查閱學生檔案，不僅能夠對學生的整體素質進行分析并作出判斷，該學生是否符合用人單位所需人才的標準，是否是用人單位要培養(yǎng)的人才，而且通過分析檔案，能夠了解該學生的能力大小，為其安排適合其能力的崗位，一旦錄用，也可為其制定合適的職業(yè)計劃，從而促進學生就業(yè)的發(fā)展。

（二）影響學生日常行為的重要因素

學生檔案真實記錄學生的在校表現，在一定程度上激勵、約束著學生的行為。每個學生都希望自己的檔案記錄的是自己最優(yōu)秀的材料，因而會在學習實踐中不斷地展現自己最優(yōu)秀的一面，這是檔案的激勵作用。而學生在受處分時，最擔心的是處分材料是否會記入檔案。學生為了自己檔案內部的整潔，也會努力遵守學校的規(guī)章制度，約束自己的行為，避免檔案中留有污點。檔案通過激勵或約束作用，有利于督促學生嚴格自律，在一定程度上促進學生積極表現，并獲取良好的檔案記錄。

二、高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）內容材料多樣化程度低

我國高職院校檔案管理機制的缺乏，沒有明確規(guī)定歸檔的范圍，致使檔案材料的收集具有隨意性?？傮w來看，我國高職院校學生檔案內容相對單一，主要以學生高考成績單、入學報名表、學籍、成績單、黨團材料、體檢表、畢業(yè)材料等為主，缺乏個性與多樣化。能夠反映學生綜合素質的實踐活動證書、技能證書等復印材料大多沒有歸檔，缺乏對學生個體突出表現的關注，無法做到反映學生在校期間真實的生活、學習、實踐等，也無法為用人單位提供豐富的真實資料。

（二）管理方式規(guī)范化、標準化程度低

我國高職院校的學生檔案管理部門大多數是由學院和學生處或者就業(yè)處管理，不利于信息的流通和檔案管理工作的穩(wěn)定，更不利于檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展。另外，由于檔案管理人員數量缺乏，在新生入學檔案的轉入和畢業(yè)生檔案的轉出之時，很多高職院校會聘用一些學生助理負責檔案的整理工作，這些臨時檔案管理員由于缺乏檔案管理知識的培訓，在一定程度上影響著檔案管理的規(guī)范化和標準化進程。最后，由于缺乏檔案管理監(jiān)督機制，很多檔案管理員在進行檔案的查詢或檔案的整理過程中，難以對其行為進行監(jiān)督，也不利于檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展。

（三）操作手段信息化水平低

目前，我國高職院校的學生檔案管理主要是依靠手工操作進行管理。隨著學生數量的不斷增加，檔案管理工作任務加重，再加之學生就業(yè)的方式較以前更加多樣化，學生檔案的去向也由以前單一的就業(yè)單位流向人才市場等，使傳統(tǒng)的手工操作進行檔案管理的方式面臨新的挑戰(zhàn)，已經無法滿足學生檔案管理的需要，這在一定程度上推動著高職院校學生檔案管理的信息化發(fā)展。

（四）管理人員的專業(yè)化素質低

目前，我國高職院校檔案管理人員大多數并非檔案專業(yè)出身，而是由一些主管學生工作的老師兼職管理檔案。由于檔案管理專業(yè)知識或相關職業(yè)培訓的缺乏，致使一部分管理人員業(yè)務素質不高，信息化知識匱乏，服務意識不高等，在一定程度上影響著檔案管理工作的發(fā)展水平。

三、高職院校檔案管理的對策思路

（一）豐富高職院校學生檔案的歸檔材料

健全檔案管理機制，明確規(guī)定檔案歸檔的大致范圍，使檔案的收集具有明確性。除了反映學生在校期間學習的學籍、成績單、體檢表、黨團材料以及入學前的報名表等外，要有針對性地搜集學生突出表現的材料，如榮譽證書、獲獎證書、實習或實踐的證明材料等，不斷豐富學生的檔案內容，促進學生的全面發(fā)展。

（二）提高高職院校學生檔案管理的規(guī)范化、標準化程度

檔案管理人員要重視檔案管理工作的規(guī)范化、標準化，建立健全檔案管理機制，規(guī)范檔案查閱、整理程序；對檔案管理人員進行教育，使其樹立檔案管理規(guī)范化、標準化的意識；對檔案管理人員進行專門的檔案管理知識培訓；進一步完善檔案管理的監(jiān)督制度建設等，促進高職院校學生檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展。

（三）提升高職院校學生檔案管理的信息化水平

1.建設高職院校學生檔案管理系統(tǒng)。新生入校時即建立統(tǒng)一規(guī)范的新生檔案，并實現一次數據輸入，多部門可重復使用的目的。學生在校期間，側重豐富歸檔的資料內容，著重整理搜集能反映學生綜合素質、特殊技能等方面的資料。通過針對不同類型的學生建立相應的數據資料，為今后的教育培養(yǎng)提供依據。如對于獲得獎勵的同學，可根據其獲獎的內容，建立相應的數據資料；對于參與實踐活動的同學，側重于搜集其實踐方面的材料，以便建立相應的數據資料等；對于勤工助學的同學，也要搜集其數據資料，著重強調其勤工助學的一面，進而實現檔案內容的豐富化和多樣化。

2.加強與其他教學管理部門信息系統(tǒng)的對接。學生檔案管理部門可通過校園網，授予相應的權限處理數據和實現資源共享，將分散于各管理部門的學生信息及時匯總、整理。這樣有利于解決學生檔案分散管理而引起的學生檔案資料丟失問題，也可以避免在畢業(yè)前整理檔案時，出現的學生檔案原始材料丟失、缺乏、難以收集全面、檔案管理工作量大效率低的問題，進而簡化了紙質留存檔案時繁瑣的傳遞手續(xù)。

（四）提高高職院校學生檔案管理人員的專業(yè)化素質

高職院校學生檔案管理人員自身素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。檔案管理人員要做到認真負責、保密，更要具備一定的政治素質、業(yè)務素質，掌握一定的信息技術知識、具備服務意識。這樣才能提高學生檔案管理工作的質量，實現檔案管理的信息化、規(guī)范化、標準化、服務化發(fā)展。

1.政治素質

學生檔案管理工作是一項服務性的工作。它直接關系著學生的個人隱私，具有一定的保密性。因而，它的保密性要求檔案管理人員具有高的政治素質和強烈的責任心，要求檔案管理人員能夠處事公正，真實地記錄學生的真實行為等。

2.業(yè)務素質

檔案管理人員應該具備一定的檔案知識，包括與檔案有關的文化、理論、科技知識，也要熟悉與檔案有關的法律法規(guī)、政策等，更要具備做好檔案工作的能力，熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，掌握各類檔案的分類方法和管理方法。同時，由于目前已經形成了檔案學這一學科知識體系，可以通過培訓等途徑對檔案管理人員進行檔案專業(yè)知識的培訓，達到提高檔案管理人員自身業(yè)務素質的目的。

3.信息化知識

隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，以及辦公自動化的普及，電子文件的大量產生使歸檔的文件日益多樣化并且逐步數字化，這不僅對檔案的常規(guī)管理提出了挑戰(zhàn)，也對檔案管理者提出了新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要掌握一定的現代化信息管理技術，熟練使用計算機等現代化的管理設備，通過培訓、自學等途徑來掌握信息化知識，實現自身發(fā)展的與時俱進。

4.服務意識

檔案管理部門的服務性職能，要求檔案管理人員具備服務意識，不斷完善學生檔案管理方式；搜集、整理學生突出表現的材料，存入學生檔案內，豐富學生檔案的內容；通過多種方式簡化學生查閱檔案的手續(xù)，服務學生、服務用人單位等對檔案查詢的需求。

（五）提高檔案管理部門的職能服務水平

高職院校學生檔案管理工作本身就是一項服務性很強的工作。然而在大眾化背景下，學生人數的增加及檔案管理人員數量的缺乏，使檔案管理的服務性職能相對弱化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質檔案的管理，由檔案管理部門按一定的順序或標準存放，對外是不開放的。學生如有需求，則由專門的人員負責查看，學生本人是無法查看自己檔案的。這既浪費了大量的時間、精力，也給學生或管理部門造成了不便。而信息化的檔案管理，則更加強調了檔案管理的服務性職能。通過高職院校學生檔案管理系統(tǒng)，為學生提供一個信息查詢平臺。在確保檔案信息安全的前提下，對一些可開放的信息，在學校授予學生一定的權限下，可通過檔案管理系統(tǒng)來查看，從而調動學生積極完善自己檔案內容的積極性。

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