魯 嶸

（浙江師范大學(xué)組織部，浙江金華 321004）

人類(lèi)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展，不斷促進(jìn)科學(xué)思想與觀念的變革與轉(zhuǎn)型。檔案管理理論與實(shí)踐也不無(wú)例外地面臨前所未有的沖擊與挑戰(zhàn)。技術(shù)上的日新月異給檔案集成管理帶來(lái)發(fā)展契機(jī)，正如世界第十五次國(guó)際檔案大會(huì)上各國(guó)檔案人員所認(rèn)為的那樣，“目錄集成、數(shù)據(jù)集成、信息集成、多媒體集成、數(shù)據(jù)庫(kù)集成已成為數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案網(wǎng)絡(luò)互操作性研究的重要內(nèi)容”。［1］不僅如此，檔案管理信息系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)效益上的訴求，檔案系統(tǒng)在社會(huì)巨系統(tǒng)中發(fā)揮的愈加重要的作用，檔案高級(jí)專業(yè)人才的培養(yǎng)，都為檔案集成管理理論及實(shí)踐發(fā)展提供了重要契機(jī)。只有充分發(fā)揮各種資源要素的協(xié)同作用，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)的綜合集成，才能適應(yīng)當(dāng)前檔案工作迅速發(fā)展的時(shí)代要求。

一、檔案集成管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

檔案集成管理是集成管理理論在檔案界的應(yīng)用，屬于集成管理理論的一部分，因而我們可以總結(jié)出檔案集成管理所具有的非線性相干性、關(guān)系動(dòng)態(tài)性、和諧有序性、主體行為性、柔性化等特點(diǎn)。具體來(lái)說(shuō):

首先是非線性相干性。事實(shí)上集成管理的本質(zhì)特征就在于非線性相干性，集成系統(tǒng)各要素之間存在著非線性關(guān)系，管理的投入和產(chǎn)出呈非線性關(guān)系。檔案集成管理中的相干性主要表現(xiàn)為:檔案管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡(jiǎn)單的數(shù)量相加，而是相互制約，彼此耦合的非線性關(guān)系。另外檔案集成要素的非對(duì)稱性，即檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是呈對(duì)稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)。

其次是動(dòng)態(tài)開(kāi)放性，“動(dòng)態(tài)性是指在集成管理過(guò)程中必須時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時(shí)調(diào)整相關(guān)的管理參量，以保證管理系統(tǒng)適應(yīng)外界的變化要求。開(kāi)放性是指集成管理的運(yùn)行態(tài)勢(shì)是全方位開(kāi)放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時(shí)和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識(shí)的交換”。［2］77在當(dāng)今信息技術(shù)迅速發(fā)展的形勢(shì)下，各種資源要素的頻繁流動(dòng)，整個(gè)外界環(huán)境處于一種瞬息萬(wàn)變、動(dòng)態(tài)開(kāi)放的格局之中。因此，檔案集成管理系統(tǒng)只有保持同樣動(dòng)態(tài)開(kāi)放的態(tài)勢(shì)才能順應(yīng)潮流。隨著外部環(huán)境的變化，集成單元自身發(fā)生進(jìn)化，集成關(guān)系也發(fā)生自組織進(jìn)化而改變集成類(lèi)型或集成模式以構(gòu)成新的集成關(guān)系，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進(jìn)化，使管理系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三，和諧有序性。所謂和諧有序性，“是指在系統(tǒng)中業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、管理手段、技術(shù)條件乃至管理主體之間形成的一種超乎一般協(xié)調(diào)關(guān)系的狀態(tài)”。［2］78檔案集成管理正是在系統(tǒng)思想指導(dǎo)下、運(yùn)用創(chuàng)造性思維管理的新型管理模式，其在檔案集成過(guò)程中融入了很多智能、策略和知識(shí)等軟性要素。這些要素的存在為其他要素的結(jié)合提供了粘合劑和潤(rùn)滑劑，為各要素的聚合減少了磨擦，使整個(gè)集成體達(dá)到和諧有序的境地。

第四，檔案集成是一種柔性化管理，在檔案管理的運(yùn)作過(guò)程中表現(xiàn)出很強(qiáng)的彈性。管理實(shí)施主要是依賴非強(qiáng)制性的軟性手段和方式推動(dòng)。這種柔性化首先表現(xiàn)在檔案集成的人本核心的管理運(yùn)作方式中。人的智力和創(chuàng)造性思維在集成管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒(méi)有檔案人員對(duì)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對(duì)信息技術(shù)的支持，對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運(yùn)作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。此外在檔案集成系統(tǒng)中還應(yīng)用了許多高科技的管理手段和工具，如信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、智能技術(shù)等，使管理效率得到極大提高。這些技術(shù)要素都屬于柔性技術(shù)，更加突顯了檔案集成系統(tǒng)柔性化的特點(diǎn)。

第五，基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)代替工業(yè)成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要生產(chǎn)要素。知識(shí)管理通過(guò)管理過(guò)程的延展和管理手段的完善，以一種嶄新的管理范式保證和促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。知識(shí)集成過(guò)程輸入的是分散的專業(yè)知識(shí)，輸出的是具體的、系統(tǒng)性的知識(shí)，通過(guò)集成把分散的專業(yè)知識(shí)整合成統(tǒng)一的、連貫形式的知識(shí)。檔案集成正是這樣一種基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理，它是在信息、科技、智慧為代表的知識(shí)體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開(kāi)發(fā)服務(wù)等與知識(shí)有關(guān)的管理內(nèi)容有機(jī)地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)，共同為檔案事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，實(shí)現(xiàn)在整體優(yōu)化下的局部最優(yōu)，并最終產(chǎn)生整體大于局部之和的效果。

二、檔案集成管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容

(一)數(shù)據(jù)和信息集成

信息集成的目標(biāo)是將分布在某一信息系統(tǒng)中自治和異構(gòu)的多處局部數(shù)據(jù)源中的信息進(jìn)行有效地集成，實(shí)現(xiàn)各信息子系統(tǒng)間的信息共享，通過(guò)多媒體數(shù)據(jù)集成將原有信息系統(tǒng)中信息不一致的各個(gè)自治的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行集成，建立主題數(shù)據(jù)庫(kù)，完美整個(gè)數(shù)據(jù)環(huán)境，解決數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)之間的有效轉(zhuǎn)換問(wèn)題。數(shù)據(jù)集成是指將各個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類(lèi)，確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并在整個(gè)系統(tǒng)范圍內(nèi)將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為全局?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的模式，它以正確的結(jié)構(gòu)和關(guān)系存放資料以便資料的查詢、處理和更新。其目的在于將異構(gòu)數(shù)據(jù)規(guī)劃為同構(gòu)數(shù)據(jù)，或?qū)悩?gòu)數(shù)據(jù)規(guī)劃為同構(gòu)的過(guò)渡數(shù)據(jù)，使形成的數(shù)據(jù)或過(guò)渡數(shù)據(jù)可以直接被系統(tǒng)使用。完善的數(shù)據(jù)集成體系應(yīng)使數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)的設(shè)置滿足管理上的需要，保持?jǐn)?shù)據(jù)的獨(dú)立性、安全性和完整性，并且使數(shù)據(jù)庫(kù)有不斷擴(kuò)充和更新能力。如果沒(méi)有數(shù)據(jù)和信息集成，系統(tǒng)集成只能是一種硬件和軟件的互聯(lián)，系統(tǒng)功能將無(wú)法得到真正實(shí)施，也就是說(shuō)，如果沒(méi)有數(shù)據(jù)和信息集成，就不可能形成一個(gè)完整的集成系統(tǒng)。因此，要建立檔案集成系統(tǒng)，首先要進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息的集成，實(shí)現(xiàn)信息共享。

檔案系統(tǒng)的信息集成主要采用電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化等現(xiàn)代化管理手段，存儲(chǔ)和累積文字、圖像、聲音、地理空間等數(shù)據(jù);構(gòu)建檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和知識(shí)庫(kù);實(shí)現(xiàn)目錄、多媒體信息、全文、編研信息、知識(shí)及文件、檔案和圖像情報(bào)信息資源的共享。檔案信息是整個(gè)檔案信息系統(tǒng)管理的對(duì)象，檔案實(shí)際部門(mén)的信息集成工作主要包括檔案信息的數(shù)字化，檔案網(wǎng)站體系的建立，檔案信息服務(wù)平臺(tái)的建立，數(shù)字檔案館的建立等不同層次、不同方面的信息集成管理。這是檔案集成管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)與首要目標(biāo)。

可以說(shuō)，檔案系統(tǒng)信息集成是整個(gè)檔案集成管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。這種信息集成是檔案文件管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種數(shù)據(jù)的集成，是提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益的基本手段。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門(mén)、環(huán)節(jié)才能克服時(shí)間、空間以及不同環(huán)境的障礙。信息自由流通，各部門(mén)才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)。數(shù)據(jù)集成的作用與好處在于，可以使處于各個(gè)不能兼容、異構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)間的數(shù)據(jù)得到妥善的遷移，異地設(shè)計(jì)、異地存儲(chǔ)、以及分處異地的檔案機(jī)構(gòu)間的檔案信息的交流，檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理、利用都得到更好的溝通和協(xié)調(diào)。這是目前檔案研究與檔案實(shí)際工作都關(guān)注的問(wèn)題，解決了它，可以促進(jìn)檔案事業(yè)新的深層次的發(fā)展;解決了它，可以完成檔案集成管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)。

(二)功能集成

它是在集成系統(tǒng)的整體功能目標(biāo)的統(tǒng)一框架下，將各應(yīng)用系統(tǒng)的功能開(kāi)放協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范集合在一起構(gòu)成一種一體化的多功能系統(tǒng)，以便互為調(diào)用、互相通信，更好地發(fā)揮集成化信息系統(tǒng)的作用。功能集成是指將需要的若干系統(tǒng)的功能進(jìn)行重新組合或整合，以達(dá)到集成后系統(tǒng)的需要。數(shù)據(jù)和信息集成為任何一項(xiàng)任務(wù)的管理、實(shí)施、完成等功能集成提供了必要的手段，從而實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)調(diào)研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造和銷(xiāo)售等各環(huán)節(jié)的最佳協(xié)調(diào)。因而檔案集成管理系統(tǒng)中的功能集成主要包括以下幾個(gè)方面:

1.檔案系統(tǒng)戰(zhàn)略策略的集成。管理和實(shí)施集成行為需要有大思路、寬胸懷、長(zhǎng)眼光。在對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行集成管理時(shí)，戰(zhàn)略與策略的確立具有指示性的作用。戰(zhàn)略策略集成，可以提高檔案管理過(guò)程的決策能力和戰(zhàn)略決策的準(zhǔn)確性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，大大增強(qiáng)決策者的信息處理能力和部門(mén)間的合作效率，提高管理決策的科學(xué)性。如何將整合增效戰(zhàn)略、泛系統(tǒng)戰(zhàn)略、虛擬戰(zhàn)略和協(xié)同旋進(jìn)戰(zhàn)略等集成和集成管理的策略融入檔案集成管理中，并使其發(fā)揮作用，是研究檔案功能集成的一個(gè)重點(diǎn)。

2.檔案系統(tǒng)工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是以檔案科學(xué)、技術(shù)和管理中的重復(fù)性概念和事物為對(duì)象，制定、修訂各類(lèi)別、各層次的標(biāo)準(zhǔn)，并將其付諸實(shí)施的過(guò)程。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包含很多內(nèi)容:除了傳統(tǒng)檔案工作中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外，檔案信息化工作中也需要多項(xiàng)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件管理規(guī)范、電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字檔案存儲(chǔ)格式與載體標(biāo)準(zhǔn)、電子文件和數(shù)字檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等等。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成就是要把檔案信息及信息化工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范形成一個(gè)綜合體系，解決檔案信息領(lǐng)域縱向、橫向及不同層次標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之間的矛盾、沖突和不一致。這一綜合體系具有兼容性、一致性、連貫性、可持續(xù)性和動(dòng)態(tài)發(fā)展性等特點(diǎn)。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成是實(shí)現(xiàn)信息共享所需要解決的共性問(wèn)題，是集成模式中其他要素集成得以實(shí)現(xiàn)的前提條件。

3.檔案系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的集成。組織結(jié)構(gòu)指組織的控制方式，主要涉及組織的各種構(gòu)成因素及其相互關(guān)系。根據(jù)集成管理的要求，組織模式轉(zhuǎn)向由管理信息系統(tǒng)支持的柔性化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。這種結(jié)構(gòu)實(shí)質(zhì)上是一種內(nèi)部知識(shí)聯(lián)盟，其核心目標(biāo)是學(xué)習(xí)和創(chuàng)新。這種組織結(jié)構(gòu)形式可分為三類(lèi)，即科層制的組織結(jié)構(gòu)、局部網(wǎng)絡(luò)化的組織結(jié)構(gòu)和泛邊界網(wǎng)絡(luò)化的組織結(jié)構(gòu)(如虛擬企業(yè)、虛擬團(tuán)隊(duì)的組織結(jié)構(gòu)模式)，通過(guò)一種動(dòng)態(tài)或虛擬的知識(shí)聯(lián)盟將檔案信息系統(tǒng)內(nèi)外整合為一個(gè)知識(shí)創(chuàng)新和信息共享的共同體。

4.檔案系統(tǒng)管理集成。檔案集成系統(tǒng)能否集合而成，有機(jī)而高效，并得以延續(xù)發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)行為至關(guān)重要。在新的歷史時(shí)期，領(lǐng)導(dǎo)行為模式應(yīng)有所創(chuàng)新，其內(nèi)容主要包括先進(jìn)生產(chǎn)力取向、先進(jìn)文化取向、員工取向和發(fā)展取向四個(gè)維度。

5.檔案系統(tǒng)信息服務(wù)集成。檔案信息集成服務(wù)是指在信息資源集成基礎(chǔ)上，綜合利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)各種服務(wù)進(jìn)行融合的過(guò)程，從而為用戶提供綜合集成的信息服務(wù)環(huán)境;實(shí)施信息服務(wù)集成，就是對(duì)信息技術(shù)、信息資源、服務(wù)功能、人員、機(jī)構(gòu)等各種資源要素進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)整體功能的優(yōu)化和質(zhì)的躍變，使用戶得到動(dòng)態(tài)的、并在時(shí)間和空間上一致的面向主題的信息服務(wù)，從而構(gòu)建起面向用戶的高效能、綜合化的服務(wù)平臺(tái)。檔案信息服務(wù)集成具有集約化、多元化、層次性、專業(yè)化、個(gè)性化等特點(diǎn)。實(shí)施信息集成服務(wù)體系最終要實(shí)現(xiàn):統(tǒng)一的檢索平臺(tái)、一次性用戶認(rèn)證、不同系統(tǒng)之間的無(wú)縫鏈接和完整的服務(wù)體系。

(三)過(guò)程集成

過(guò)程集成管理是檔案文件集成管理的核心。荷蘭國(guó)家檔案館電子文件管理專家Hans Hofman在“管理電子文件的統(tǒng)一模型”中強(qiáng)調(diào)了文件和檔案管理過(guò)程應(yīng)當(dāng)與電子事務(wù)活動(dòng)過(guò)程集成;檔案鑒定、著錄、保管與利用等檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的一部分，應(yīng)當(dāng)實(shí)施需求分析、能力評(píng)估、前端控制與全程管理。從檔案管理系統(tǒng)的整體來(lái)看，過(guò)程集成主要有三個(gè)階段:

第一階段，文件與檔案管理業(yè)務(wù)流程集成，即捕獲、形成、收集、分類(lèi)、著錄、鑒定、歸檔、保管與利用權(quán)限控制規(guī)范集成。這一層次的集成最基礎(chǔ)的就是要實(shí)現(xiàn)文檔一體化。文檔一體化包括文件、檔案生成的一體化、管理的一體化和利用的一體化，從而使文件到館藏檔案的全過(guò)程都得到有效控制。而這一層次集成最關(guān)鍵的就是要完成電子文件從生成、使用、歸檔以及歸檔后的收集、整理、保管、提供利用等一系列過(guò)程的集成管理，使紙質(zhì)檔案與電子檔案真正一體化，使職能邊界與部門(mén)邊界模糊化、系統(tǒng)整體優(yōu)化和信息資源共享。

第二階段，各種檔案綜合管理與服務(wù)系統(tǒng)集成，即目標(biāo)、任務(wù)、角色、權(quán)限、責(zé)任和業(yè)績(jī)制度一體化和虛擬聯(lián)盟。經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)中心、文件中心、處理中心和管理中心出來(lái)的檔案，就是檔案服務(wù)中心對(duì)外提供利用服務(wù)的數(shù)據(jù)，是從檔案管理中心提取出來(lái)的。服務(wù)的對(duì)象是社會(huì)公眾人員。服務(wù)中心通過(guò)借閱服務(wù)、定期信息發(fā)布和實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息共享等服務(wù)手段達(dá)到檔案數(shù)據(jù)、信息的提供利用。而如何將未開(kāi)放的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在內(nèi)部專用網(wǎng)，如何將到期開(kāi)放的信息從內(nèi)轉(zhuǎn)出，就是這個(gè)層次上的集成管理所要做的。

第三階段，檔案文件的前端控制與全程管理，即實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位職能活動(dòng)前端性介入過(guò)程的集成管理。檔案的前端控制就是使檔案管理與文件管理同步進(jìn)行。它將管理工作和控制系統(tǒng)的作用力提前了，為的就是希望在不利影響產(chǎn)生之前，能采取措施防止問(wèn)題發(fā)生，即防止因整理不當(dāng)或鑒定失誤而引起的檔案質(zhì)量的下滑，也就是說(shuō)，如果我們對(duì)文件進(jìn)行前端控制，從信息的源頭做起，借助文書(shū)工作人員對(duì)業(yè)務(wù)的熟悉和檔案工作人員對(duì)檔案管理的專業(yè)水平，就可以避免有價(jià)值的檔案資料的流失與損毀，避免無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)館占用館藏空間，從而從根本上提高進(jìn)館檔案的質(zhì)量，使文件管理和檔案管理徹底的一體化。

(四)人和組織的集成

再先進(jìn)的技術(shù)裝備和軟件都是由人設(shè)計(jì)、完成和操作的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素，必須成為系統(tǒng)集成中重點(diǎn)考慮的因素之一。在檔案集成系統(tǒng)中，會(huì)涉及到各類(lèi)人員，如檔案管理者、檔案形成者、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及維護(hù)人員、系統(tǒng)集成人員等，必須對(duì)各類(lèi)人員按系統(tǒng)集成要求進(jìn)行分類(lèi)、分析和綜合，盡可能科學(xué)地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)所要求的人員的集成。首先是對(duì)各類(lèi)人員的協(xié)調(diào)工作。在檔案集成系統(tǒng)中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案前端控制來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)工作人員與檔案管理人員的一體化;通過(guò)檔案信息資源集成系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理人員與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)人員、系統(tǒng)集成人員等技術(shù)人員的一體化。其次是人與技術(shù)的集成，這對(duì)于檔案集成系統(tǒng)來(lái)說(shuō)顯得尤為重要。如何使檔案人與現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)結(jié)合起來(lái)，集成起來(lái)，使檔案管理人員具備先進(jìn)的技術(shù)素質(zhì)一直是檔案領(lǐng)域追求的目標(biāo)。再次要實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)，是指檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握好計(jì)算機(jī)的操作，使它很好地為我所用。第四，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的檔案文化。在實(shí)施檔案集成管理的全過(guò)程中選擇合理的文化取向，使我們的活動(dòng)都遵照一定的文化價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，從而保證集成過(guò)程中各種不同層面文化要素的兼容和匹配。只有在這種協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的文化氛圍中，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)中人的集成，提高集成管理效果。

(五)技術(shù)集成

檔案集成管理必須要以現(xiàn)代化的技術(shù)手段為前提，如果沒(méi)有了先進(jìn)技術(shù)的支持，就會(huì)變成無(wú)源之水，無(wú)所依托。所以，想實(shí)現(xiàn)檔案的集成管理必須要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。具體來(lái)說(shuō):

從計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的角度出發(fā)，技術(shù)集成應(yīng)該包括的集成模塊從下往上包括:(1)異構(gòu)物理網(wǎng)絡(luò)集成模塊。就是對(duì)現(xiàn)有的底層技術(shù)進(jìn)行集成管理，簡(jiǎn)化日常維護(hù)超作，為總體的技術(shù)集成提供底層穩(wěn)定性保障。其主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和布線系統(tǒng)，如集線器Hub、路由器Router、雙絞線、光纖等;(2)TCP/IP網(wǎng)絡(luò)集成模塊。這是現(xiàn)今Internet網(wǎng)絡(luò)的基石，其開(kāi)放性(openness)、擴(kuò)展性(scalable)、魯棒性(robust)支撐著Internet的高速發(fā)展。我們將TCP/IP協(xié)議以及TCP/UDP(網(wǎng)絡(luò)傳輸層協(xié)議)進(jìn)行集成，屏蔽網(wǎng)絡(luò)操作的復(fù)雜性，為上層提供統(tǒng)一的技術(shù)操作接口;(3)數(shù)據(jù)庫(kù)集成模塊。在信息膨脹的今天，系統(tǒng)每天都會(huì)生成、處理以及存儲(chǔ)大量的電子文檔以及數(shù)據(jù)，如何按照檔案系統(tǒng)目前和將來(lái)發(fā)展的需求以及考慮能夠和應(yīng)用層集成軟件相匹配的要求，選擇合適的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)集成，對(duì)于整個(gè)管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)顯得非常重要;(4)檔案格式統(tǒng)一集成模塊。是在對(duì)檔案進(jìn)行定義、描述和歸類(lèi)的操作時(shí)，利用國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)組織W3C定義的可擴(kuò)展性標(biāo)記語(yǔ)言XML(Extention Markup Language)進(jìn)行檔案的描述、定義，這種采納國(guó)際上廣泛被認(rèn)同的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)無(wú)疑會(huì)減少重復(fù)設(shè)計(jì)、為應(yīng)用集成帶來(lái)莫大的好處。(5)檔案應(yīng)用集成模塊。此集成為應(yīng)用軟件技術(shù)的集成，如計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)CAD、計(jì)算機(jī)輔助工程CAE、計(jì)算機(jī)輔助制造CAM、文檔管理、電視會(huì)議、Intranet系統(tǒng)等，直接面向各類(lèi)終端用戶，以實(shí)現(xiàn)檔案編輯、上網(wǎng)、搜索、多媒體等復(fù)雜功能。(6)各個(gè)模塊層次都有關(guān)聯(lián)的安全集成模塊。安全集成模塊集成現(xiàn)有的安全保障技術(shù)，為檔案技術(shù)集成的其它模塊提供安全保障。它集成現(xiàn)有的各類(lèi)認(rèn)證技術(shù)(比如Radius認(rèn)證服務(wù)器、Diamond認(rèn)證協(xié)議、802.1x認(rèn)證協(xié)議等)為用戶接入網(wǎng)絡(luò)、使用網(wǎng)絡(luò)資源提供AAA服務(wù)(Authentication認(rèn)證、Authorization授權(quán)、Accounting審計(jì))，此外還集成基于 X.509數(shù)字證書(shū)的 PKI系統(tǒng)(Public Key Infrastructure)、防火墻技術(shù)、反病毒技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，為用戶抵御內(nèi)部和外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊提供技術(shù)保障。

(六)系統(tǒng)間的集成:多學(xué)科集成

這種多學(xué)科間的集成是近年來(lái)科學(xué)發(fā)展的一個(gè)主要趨勢(shì)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各學(xué)科之間的聯(lián)系越來(lái)越緊密，集成與融合成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。在這里，主要討論圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。

對(duì)檔案集成系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，學(xué)科間的融合與集成處于自身系統(tǒng)之外，可又對(duì)集成系統(tǒng)有著十分重要的影響。隨著圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化進(jìn)程的加快，三個(gè)學(xué)科間在管理對(duì)象、管理內(nèi)容、管理技術(shù)手段方面，都越發(fā)的相似。理論成果的相互借鑒在三個(gè)學(xué)科研究發(fā)展中的趨勢(shì)越來(lái)越強(qiáng)。

事實(shí)上，圖書(shū)、情報(bào)、檔案的集成是有其必然性和可行性的。圖書(shū)、情報(bào)、檔案都是知識(shí)的載體，同屬于文獻(xiàn)型信息資源，具有同源性，遵循著信息管理的共同的原則與方法;現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展還使學(xué)科體系不斷產(chǎn)生分工分化、交叉和滲透，出現(xiàn)了許多新興學(xué)科和邊緣學(xué)科。這樣許多學(xué)科的信息和知識(shí)已不像從前那樣只局限于各自的專業(yè)領(lǐng)域或相關(guān)領(lǐng)域，而具有跨學(xué)科、跨專業(yè)、綜合性的特點(diǎn)，為滿足用戶立體性信息需求，圖書(shū)、情報(bào)、檔案必然要實(shí)行整合建設(shè);另一方面，信息技術(shù)革命為圖書(shū)、情報(bào)、檔案工作提供了先進(jìn)的信息加工和傳遞技術(shù)，隨著圖書(shū)、情報(bào)、檔案部門(mén)的信息載體向無(wú)紙化、數(shù)字化過(guò)渡，其管理方式也應(yīng)由自動(dòng)化管理集成系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)方向發(fā)展。

如何進(jìn)行學(xué)科間的集成呢?我們必須對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻(xiàn)信息之間的傳遞效率、吸收能力和利用率;建立圖書(shū)、情報(bào)、檔案的統(tǒng)一網(wǎng)站，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同地點(diǎn)的數(shù)字化圖書(shū)、情報(bào)、檔案信息資源以網(wǎng)絡(luò)化方式加以互相連接，提供及時(shí)利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)資源共享;合理解決圖書(shū)、情報(bào)的著作權(quán)與隱私權(quán)，以及檔案的公開(kāi)與保密問(wèn)題;在研究領(lǐng)域突破三門(mén)學(xué)科的門(mén)檻，實(shí)現(xiàn)學(xué)科理論研究的融合。總的來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化就是要各種要素通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)沖突，不斷地尋找、選擇自身的最優(yōu)功能點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行互補(bǔ)匹配，打破圖書(shū)情報(bào)檔案之間的層層壁壘，加強(qiáng)三者之間的協(xié)調(diào)與合作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享、分布式收藏、遠(yuǎn)程存取等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備、信息標(biāo)準(zhǔn)等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

三、檔案集成管理的方法論研究

綜合集成方法是我國(guó)著名學(xué)者錢(qián)學(xué)森教授提出的，其內(nèi)容主要包括:“從定性到定量綜合集成方法”和“從定性到定量綜合集成研討體系”。綜合集成方法最初是為了解決復(fù)雜系統(tǒng)問(wèn)題而提出的，它是從整體上研究并解決問(wèn)題的方法論，是在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)條件下實(shí)踐論的具體化，也是將社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)結(jié)合起來(lái)的有效途徑。

在《綜合與集成》一書(shū)中作者提到，“所謂定性綜合集成，主要是包括從大量信息中提取重要信息，由不同學(xué)科、不同領(lǐng)域?qū)＜医M成專家體系，把每個(gè)專家的科學(xué)理論與經(jīng)驗(yàn)知識(shí)很好地結(jié)合起來(lái)，從不同層次、不同方面、不同角度研究同一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)，并且通過(guò)對(duì)這些信息的分析與綜合，得出能夠指導(dǎo)下一步行動(dòng)的方案”，而“所謂的定量綜合集成，就是通過(guò)有關(guān)數(shù)據(jù)和信息資料，建立數(shù)據(jù)和信息體系、描述性指標(biāo)體系以及評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，用模型和模型體系來(lái)定量描述系統(tǒng)狀態(tài)，從而得出科學(xué)結(jié)論”，［3］149因而我們說(shuō)，綜合集成方法的實(shí)質(zhì)就是“把專家體系、信息與知識(shí)體系以及計(jì)算機(jī)體系有機(jī)結(jié)合起來(lái)，構(gòu)成一個(gè)高度智能化的人—機(jī)結(jié)合體系，這個(gè)體系具有綜合優(yōu)勢(shì)、整體優(yōu)勢(shì)和智能優(yōu)勢(shì)。它能把人的思維、思維的成果、人的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)、智慧以及各種情報(bào)、資料和信息統(tǒng)統(tǒng)集成起來(lái)，從多方面的定性認(rèn)識(shí)上升到定量認(rèn)識(shí)”。［4］簡(jiǎn)言之，“從定性到定量”就是把專家的定性知識(shí)同模型的定量描述有機(jī)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)定性知識(shí)和定量變量的相互轉(zhuǎn)化。

檔案集成系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)。我們?cè)谘芯吭撓到y(tǒng)的組成要素、內(nèi)容以及應(yīng)用領(lǐng)域的同時(shí)，更需要把握對(duì)復(fù)雜系統(tǒng)的方法論的研究。這是解決復(fù)雜系統(tǒng)實(shí)際問(wèn)題的前提，是檔案集成系統(tǒng)形成、系統(tǒng)問(wèn)題解決的基礎(chǔ)與指導(dǎo)思想。

檔案集成系統(tǒng)中“從定性到定量的綜合集成”從體系層次來(lái)說(shuō)，主要是計(jì)算機(jī)的軟硬件牽涉到一系列部件方面的技術(shù)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、體系結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)、安全配制和人機(jī)接口等方面的綜合集成。此外，體系層次的綜合集成不僅包含著技術(shù)的集成，它把人也集成在系統(tǒng)之中，幫助他們汲取信息，相互協(xié)作以便工作得更加積極有效。集成檔案系統(tǒng)的各種資源，建立一個(gè)相對(duì)開(kāi)放式的系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)將專家知識(shí)以及決策支持所需的數(shù)據(jù)庫(kù)、模型庫(kù)、方法庫(kù)、知識(shí)庫(kù)有機(jī)地連接成一個(gè)整體，繼而通過(guò)系統(tǒng)中管理人員、技術(shù)人員、分析決策人員等的群體協(xié)同工作，充分利用定性定量模型和數(shù)據(jù)庫(kù)等工具，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)定性定量的綜合集成研討。

以馬克思列寧主義的唯物辯證法和毛澤東思想的實(shí)踐論為指導(dǎo)思想研究檔案集成系統(tǒng)的方法論，以從定性到定量的綜合集成方法為基礎(chǔ)，在辯證發(fā)展的認(rèn)識(shí)過(guò)程和思維過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)實(shí)踐與認(rèn)識(shí)矛盾的、上升的運(yùn)動(dòng)過(guò)程，具體來(lái)說(shuō)，主要包括了以下幾個(gè)方面的結(jié)合:

1.定性分析與定量分析的結(jié)合，即將“通過(guò)觀察或調(diào)查等方法得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷及推理，從而獲得的對(duì)某一系統(tǒng)的性質(zhì)及其發(fā)展規(guī)律的感性認(rèn)識(shí)”，與“通過(guò)計(jì)算與數(shù)學(xué)推導(dǎo)，從實(shí)驗(yàn)或?qū)嵺`中獲得的對(duì)某一系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)及其變化規(guī)律的理性認(rèn)識(shí)”［3］150有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，將二者不斷反復(fù)循環(huán)的集成過(guò)程用于對(duì)檔案集成系統(tǒng)所出現(xiàn)問(wèn)題的解決。

2.分析與綜合的結(jié)合。在檔案系統(tǒng)中，這兩種手段通常是交替使用、相輔相成。多學(xué)科專家知識(shí)的結(jié)合，也就是在對(duì)檔案集成系統(tǒng)進(jìn)行管理時(shí)，要將與檔案相關(guān)領(lǐng)域的專家知識(shí)，如圖書(shū)、情報(bào)、信息資源管理、計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)研究等學(xué)科的專家知識(shí)集成在一起為我所用。

3.專家經(jīng)驗(yàn)判斷與計(jì)算機(jī)運(yùn)用的結(jié)合，這也是檔案集成系統(tǒng)在新的技術(shù)環(huán)境下所應(yīng)做出的必然選擇，是研究檔案集成系統(tǒng)方法論必不可少的一部分。

總而言之，檔案集成管理系統(tǒng)是檔案事業(yè)適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，在當(dāng)今科技發(fā)展的大背景下也具備了很多可以實(shí)踐和操作的可能。但它畢竟是一個(gè)處于萌芽狀態(tài)的新生事物，其無(wú)論是理論體系發(fā)掘，還是實(shí)踐發(fā)展經(jīng)驗(yàn)都尚顯不足，需要我們進(jìn)一步地研究與探討，更多地在理論與實(shí)踐中慢慢摸索下去。

［1］第十五屆國(guó)際檔案大會(huì)及其學(xué)術(shù)動(dòng)向［J］.城建檔案，2004(5):9-12.

［2］李寶山.集成管理——高科技時(shí)代的管理創(chuàng)新［M］.北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社，1998.

［3］程光旭.綜合與集成——當(dāng)代科學(xué)技術(shù)方法概論［M］.西安:西安交通大學(xué)出版社，2004.

［4］于景元.關(guān)于綜合集成的研究——方法、理論、技術(shù)、工程［J］.交通運(yùn)輸系統(tǒng)工程與信息，2005(1):3-10.