晏玉珍

（廣州民航職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510403）

高校學(xué)生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的學(xué)生檔案，歷史全面地記載著學(xué)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。目前，我國實行“市場導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、自主擇業(yè)”的畢業(yè)生就業(yè)市場化機制，用人單位與個人雙向選擇，大多數(shù)用人單位在選拔、錄用、考核大學(xué)生時都會將檔案作為重要的參考依據(jù)。因此，探索就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵建設(shè)及其服務(wù)功能具有重要的意義。

1 高校學(xué)生檔案的現(xiàn)狀

1.1 高校學(xué)生入學(xué)檔案原始材料不全

這一問題對于全國招生的院校表現(xiàn)得更為嚴重。當前高校普遍實行網(wǎng)上錄取，造成最原始、最基本、最重要的紙質(zhì)檔案材料收集工作的困難，部分學(xué)生的紙質(zhì)檔案材料無法完整地收集與積累。如：高中畢業(yè)生登記表、高校招生報考志愿表、中學(xué)生成績表、高考成績、政審表、入團申請、志愿表、中學(xué)期間獎懲、高校招生體檢表等一系列檔案材料殘缺不全。檔案的不全，既給學(xué)生檔案管理工作帶來了困難，也給教育部門培養(yǎng)考查學(xué)生綜合素質(zhì)及學(xué)生本人成長帶來不利。

1.2 學(xué)生在校期間檔案材料收集不齊全

學(xué)生在校期間，除了完成教學(xué)大綱規(guī)定的專業(yè)學(xué)習(xí)之外，還要參加各種實踐活動，這些活動的組織和實施并不是由一個部門來完成，加上各部門之間存在的不協(xié)調(diào)，因而造成各種學(xué)生信息統(tǒng)計的不完整，致使多數(shù)高校學(xué)生檔案的信息不夠完備。而資料信息完備是后期工作的重要基礎(chǔ)，當前，很多高校學(xué)生檔案尚處于存檔階段，信息調(diào)用難，各種信息的完善程度尚不充分，若改變當前的狀況，應(yīng)運用科學(xué)的手段，對學(xué)生日常生活、文體活動、學(xué)習(xí)成績、創(chuàng)新實踐活動、社會實踐活動等情況進行翔實的采集、避免因記錄材料的缺失，而對學(xué)生評估造成片面，使評估的結(jié)果失真、失實。

1.3 記錄性材料多，科學(xué)、客觀評價少

很多高校畢業(yè)生檔案中，無外乎高中檔案、在校成績單、畢業(yè)生登記表，在這種情況下，學(xué)生信息只是僅限于對學(xué)生共性的信息處理進行了簡單的記錄，不能比較完全地刻畫和描述學(xué)生在校期間的綜合表現(xiàn)；部分學(xué)校有相關(guān)描述，但存在表述模糊，信息記錄不規(guī)范等現(xiàn)象。而對學(xué)生進行科學(xué)的系統(tǒng)的客觀評價和綜合素質(zhì)的評估材料就更少了。事實上，在整個大學(xué)生活中，課外實踐活動、各種文體活動、科技創(chuàng)新競賽活動貫穿整個大學(xué)生活，成為廣大學(xué)子大學(xué)生活中不可或缺的越來越重要的組成部分。實踐創(chuàng)新及科技文化競賽更有利于大學(xué)生綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和綜合能力的提高。因此這部分信息的缺失對正確評價一位學(xué)生產(chǎn)生較大的影響，會使評價結(jié)果嚴重失真、失實，不利于用人單位選拔人才。

1.4 不適應(yīng)信息社會對檔案工作的要求

信息社會要求對信息獲取的有效性和準確性。完善的信息管理系統(tǒng)是不可缺少的手段。當前很多高校對學(xué)生進行的綜合素質(zhì)測評只是在學(xué)習(xí)成績、民主評議等幾個方面進行簡單的評價，基于評價的指標不完善，造成評價結(jié)果與事實相去甚遠，對于高校培養(yǎng)復(fù)合型人才的借鑒意義不大?；A(chǔ)信息是正確評價的基礎(chǔ)，而基礎(chǔ)信息評價指標越多，需要處理的信息量就越大，從而使信息處理的過程和手段趨于困難。因此，我們應(yīng)采取先進的、科學(xué)的方法和手段，運用信息技術(shù)解決這個問題。當前部分學(xué)生工作人員試圖運用管理信息系統(tǒng)對學(xué)生的檔案信息進行管理，并對學(xué)生的綜合素質(zhì)進行客觀評價，這是一種有意義的探索和嘗試。

2 就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案的內(nèi)容體系的構(gòu)建

2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實施，首次明確將高校學(xué)生檔案列入高等學(xué)校檔案的管理與利用范圍?！掇k法》第十五條規(guī)定：學(xué)生類檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。

高校學(xué)生檔案始于大學(xué)生入學(xué)前的高中檔案和高考檔案，由于各個高校對學(xué)生檔案的要求和理解不盡相同，因此，學(xué)生檔案內(nèi)容也略有差異。目前許多高校學(xué)生檔案的信息量明顯不足，檔案內(nèi)容基本上還是沿襲長期不變的老面孔，強調(diào)政治表現(xiàn)和主觀評價，輕綜合能力記載和客觀素質(zhì)評價，對素質(zhì)教育狀況反映太少，很難全面反映大學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況，缺乏時代性和個性。隨著社會的進步與發(fā)展，用人單位對人才的要求越來越高。用人單位希望能從學(xué)生檔案中更多地了解學(xué)生的成長經(jīng)歷、思想狀況、人際交往、政治表現(xiàn)、身心健康、誠信品質(zhì)以及社會實踐、科技創(chuàng)新、組織管理、文體活動能力等方面的內(nèi)容。而高校學(xué)生檔案不是缺乏這些內(nèi)容，就是內(nèi)容記錄不夠全面，即使有些內(nèi)容有所涉及，也多是流于形式的公式化、口號化記載，千人一面，根本無法滿足用人單位甄別、選撥人才的個性要求。

因此，在就業(yè)服務(wù)的視角下，高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵建設(shè)應(yīng)包括基本素質(zhì)、發(fā)展素質(zhì)和責(zé)任素質(zhì)三大類。具體包括大學(xué)生的政治品德、學(xué)習(xí)成績、身體健康、心理健康、日常行為、創(chuàng)新活動、大學(xué)生涯與職業(yè)規(guī)劃、職業(yè)技能訓(xùn)練、誠信教育和志愿活動十個方面的內(nèi)容。

1）基本素質(zhì)。政治品德：學(xué)生政治面貌及組織發(fā)展狀況、宗教及其他組織參加情況；學(xué)習(xí)成績：大學(xué)成績單、英語四、六級成績單、計算機等級考試成績單；身體健康：體檢表；心理健康；參加團體輔導(dǎo)記錄；日常行為：獎懲情況、參加校院組織的重要活動記錄、參加學(xué)術(shù)活動記錄。

2）發(fā)展素質(zhì)。創(chuàng)新活動：發(fā)表論文情況、參加指導(dǎo)老師科研項目情況、科技文化創(chuàng)新活動獲獎等；大學(xué)生涯與職業(yè)規(guī)劃：生涯規(guī)劃、職業(yè)規(guī)劃；職業(yè)技能訓(xùn)練：職業(yè)能力訓(xùn)練成績、拓展培訓(xùn)記錄。

3）責(zé)任素質(zhì)。誠信教育：生源地貸款、國家助學(xué)貸款、校內(nèi)資助類基金的借還記錄，以及參加誠信教育狀況；志愿活動：社會實踐、志愿者活動。

3 高校學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能

高校學(xué)生檔案是高中學(xué)生畢業(yè)后隨考試錄取投遞入高校，對大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會實踐的真實歷史記錄，是學(xué)生就業(yè)以及在今后的學(xué)習(xí)和工作中接受各級組織選拔、任用和考核的主要依據(jù)。學(xué)生畢業(yè)后，檔案轉(zhuǎn)到所在工作單位，成為人事檔案，對學(xué)生畢業(yè)后的工作、定職、晉職等方面都起到重要的憑證作用。人事檔案有三個基本功能：第一，檔案是個人經(jīng)歷的記載；第二，檔案表明一個人的行政隸屬關(guān)系；第三，檔案是為個人提供相關(guān)人事服務(wù)的依據(jù)。但在越來越嚴峻的就業(yè)形勢下，用人單位對大學(xué)生的要求也越來越高，用人單位到高校招聘、面試及政審考察時經(jīng)常要求查看學(xué)生的檔案。因此，高校學(xué)生檔案的基本功能還應(yīng)增加第四項功能，即高校學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能。

高校學(xué)生檔案的就業(yè)服務(wù)功能就是檔案在高校學(xué)生發(fā)展和就業(yè)過程中所體現(xiàn)出來的作用和價值。

3.1 “名片”功能

高校學(xué)生檔案不僅包括學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成長經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、思想品德、身心健康、技能水平、獎懲情況、自我評價、學(xué)校鑒定，還包括學(xué)生的特長、誠信、就業(yè)反饋信息以及社會實踐、公益活動、文體活動能力等內(nèi)容，這些都為用人單位選撥招聘人才提供了重要依據(jù)。用人單位查看學(xué)生檔案，能夠了解學(xué)生的基本信息，從而能夠?qū)Ξ厴I(yè)生有個基本認識和初步了解。

3.2 “評價”功能

準確齊全、完整規(guī)范的大學(xué)生檔案能夠真實、全面地反映出大學(xué)生的綜合和整體形象，既能真實再現(xiàn)大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等方面，又能發(fā)揮在畢業(yè)生步入社會后的定崗、定職、晉職、出國深造等方面的重要憑證作用。因此，高校學(xué)生檔案是用人單位評價畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。

3.3 “發(fā)展”功能

高校學(xué)生檔案的建立過程是大學(xué)生成長與發(fā)展的縮影，這一過程能夠培養(yǎng)大學(xué)生“記錄自己發(fā)展過程的所有者”和“檔案制作者”的主體意識，有利于大學(xué)生形成自我反省、自我評價、自我完善的發(fā)展模式，進而促進大學(xué)生的自我實現(xiàn)。

3.4 “保障”功能

有效地管理和利用高校學(xué)生檔案有助于保障大學(xué)生就業(yè)的合法權(quán)益。伴隨著我國人事制度改革的逐步深入，人事管理也更加規(guī)范。畢業(yè)工作以后的落戶、保險辦理、轉(zhuǎn)正定級、職稱評審、學(xué)歷教育查詢等問題都需要使用人事檔案。因此，高校學(xué)生檔案對于保障畢業(yè)生就業(yè)后的個人合法權(quán)益具有重要意義。

4 健全檔案管理體制，強化檔案就業(yè)服務(wù)功能

4.1 高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要

我國高等教育規(guī)模擴大以后，高等教育已經(jīng)逐步的從精英教育走向了大眾教育，高等教育更加注重寬廣的知識，培養(yǎng)更為全面發(fā)展的人才。各高校的學(xué)生培養(yǎng)體系已經(jīng)發(fā)生了多次的變化，注重大學(xué)生綜合素質(zhì)培養(yǎng)的環(huán)節(jié)，如社會實踐、心理健康教育、科技和文化創(chuàng)新活動等課堂以外的學(xué)習(xí)和活動越來越多。但在2008年8月《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布前，許多高校在對學(xué)生的材料歸檔時基本上還是沿用了舊的模式，依然是“老四樣”，即學(xué)生的成績單、體檢表、畢業(yè)生登記表和黨團組織發(fā)展四樣材料。檔案內(nèi)容體系未曾更新，檔案內(nèi)容千篇一律，缺乏能全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)的新材料，也體現(xiàn)不出個體學(xué)生的具體差異。困此，這樣的學(xué)生檔案難以向用人單位全面地反映大學(xué)生在校期間的真實情況。

4.2 高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當滿足用人單位招聘的選擇要求

隨著“雙向選擇，自主擇業(yè)”的就業(yè)制度的逐步完善，高校學(xué)生檔案應(yīng)在以用人單位的需要為導(dǎo)向的原則下，擴大歸檔范圍、充實檔案內(nèi)容，將大學(xué)生涯與職業(yè)規(guī)劃、科技創(chuàng)新競賽證書、職業(yè)能力培訓(xùn)考核、社會實踐、志愿活動等材料歸入學(xué)生檔案，全面、立體地反映出學(xué)生的發(fā)展情況。這其中要重點增加心理健康和誠信教育方面的材料，在如今競爭十分激烈的社會，誠信問題和心理健康問題一直是用人單位極為關(guān)注的兩個方面。

4.3 高校學(xué)生檔案管理應(yīng)當有助于大學(xué)生就業(yè)能力培養(yǎng)

首先，高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生的主體意識的培養(yǎng)。目前大學(xué)生的檔案意識薄弱，許多學(xué)生根本不清楚自己的檔案里有什么東西，有哪些材料需要及時上交歸檔。學(xué)校應(yīng)在新生入學(xué)教育之際，向?qū)W生普及學(xué)生檔案的相關(guān)知識，同時加大宣傳力度，讓學(xué)生認識到學(xué)生檔案的重要性，意識到自己的思想、學(xué)習(xí)、工作、社會活動等方方面面的記錄都有會被如實地保存在檔案中。以此作為其大學(xué)生涯的有益目標導(dǎo)向，從而全面提高大學(xué)生的綜合素質(zhì)，提升就業(yè)的競爭能力；其次是高校學(xué)生檔案管理流程再造與大學(xué)生責(zé)任意識的培養(yǎng)。當前學(xué)生檔案管理模式存在管理效率低、信息涵蓋不全、重要材料不能及時歸檔，現(xiàn)代計算機及數(shù)據(jù)庫技術(shù)使得高校能夠充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)強大功能，對學(xué)生大學(xué)的學(xué)習(xí)和生活進行網(wǎng)上記錄，通過信息系統(tǒng)進行操作和管理，遵循檔案管理工作的原則和規(guī)范，進行科學(xué)的管理，建成網(wǎng)絡(luò)化的管理體系，有步驟地將學(xué)生信息分類歸檔，系統(tǒng)自動生成學(xué)生的檔案內(nèi)容。這種“自下而上”的歸檔流程中，要求學(xué)生在網(wǎng)上記錄時認真、仔細，對自己負責(zé)，有助于大學(xué)生責(zé)任意識的培養(yǎng)；再次，高校學(xué)生檔案管理與大學(xué)生服務(wù)意識的培養(yǎng)。在大學(xué)生檔案材料歸檔的過程中,有些材料需要班委和班級同學(xué)的評價意見。這些評價意見往往要求評語要客觀、全面,不能千篇一律地用同樣幾句評語評價所有同學(xué),要能反映出學(xué)生鮮明的個性品質(zhì)，從而使學(xué)生檔案真正起到為就業(yè)和學(xué)生發(fā)展服務(wù)的功能，提高檔案的利用價值。這種同學(xué)間的評價，要求大學(xué)生本著對同學(xué)、對自己負責(zé)的態(tài)度，全面、如實地為同學(xué)填寫評語。這種評價要求，有助于逐步培養(yǎng)大學(xué)生真誠、自覺地為他人、為集體、為社會服務(wù)的意識。

由此可見，從學(xué)生檔案的內(nèi)涵建設(shè)及其服務(wù)功能來看，高校學(xué)生檔案不僅是大學(xué)生基本信息的記載，而且應(yīng)是融教育管理功能與就業(yè)服務(wù)功能于一體的載體。具體來說，就是通過真實記錄大學(xué)生在校的各方面情況，激勵大學(xué)生奮發(fā)學(xué)習(xí)，積累影響或者左右未來發(fā)展的素養(yǎng)，培養(yǎng)自身的核心競爭力；并為用人單位選撥人才提供全面、真實、可靠的信息，從而實現(xiàn)最佳的人職匹配。

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［2］練紅珍.高校學(xué)生檔案管理工作的問題與對策研究[J].黑龍江檔案，2011，4.

［3］袁雙云.高校學(xué)生檔案歸檔工作現(xiàn)狀及對策[J].才智，2011（12）.

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