管建輝

（石家莊市新華區(qū)人事局 河北石家莊 050000）

所謂人事檔案，是記述和反映個人經(jīng)歷和德才的表現(xiàn)，以個人為單位收集、整理后集中保存起來，以備查考的文件材料。人事檔案是組織人事部門合理用人、選人的重要依據(jù)。人事檔案的管理和運用是人力資源管理的重要組成部分，兩者相輔相成，不可分離，人力資源管理離不開人事檔案提供的信息，而人事檔案管理和運用直接為人力資源管理活動服務(wù)。

一、人事檔案管理對于企事業(yè)單位人力資源開發(fā)具有重大的促進作用：

1、利于充分地發(fā)揮組織人事部門的人力資源的效力。

通過人事檔案動態(tài)地分析職工的人生軌跡，可以預(yù)測其發(fā)展?jié)摿?，及時發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；任何人才都是人才系統(tǒng)的組成部分，凡有利于企事業(yè)和社會發(fā)展的都是有用人才，只是行業(yè)和層次不同，作用各異。依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚其長，避其短，司其職，用其智，最大限度地發(fā)揮其“才效”。

2、促進人力資源的合理配置。

通過人事檔案能夠了解職工的相關(guān)信息，利于對其進行科學(xué)管理和使用。根據(jù)不同類人才的能力和特點，在企事業(yè)內(nèi)部進行合理配置，因事而擇人，用人以做事，將人才配置到最能發(fā)揮其作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的作用。促進部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理地流動，避免人才積壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象，為組織和部門發(fā)展科學(xué)地配置人力資源。

3、有利于科學(xué)與規(guī)范地預(yù)測人力資源需求。

影響人力資源需求的因素主要來自于組織內(nèi)部，科學(xué)和規(guī)范的人事檔案管理對分析組織內(nèi)人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展的要求，是否有利于制定人才資源計劃發(fā)揮著重要作用；因脫離現(xiàn)實的人事檔案管理而制定的人力資源需求預(yù)測一定是不科學(xué)、不規(guī)范和片面的。最終給單位和組織部門造成很大的組織和經(jīng)濟損失。可見，有效的人事檔案管理和運用利于科學(xué)規(guī)范地預(yù)測人力資源管理之需求。

二、做好人事檔案管理有助于人力資源開發(fā)

1、建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度。

在人事檔案管理活動中，對不適應(yīng)新形勢下社會經(jīng)濟發(fā)展的規(guī)章制度，必須要進行改革，要建立科學(xué)合理的人事檔案管理制度，人事檔案管理工作根據(jù)人力資源需求設(shè)立相應(yīng)類別檔案庫，在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；在檔案的收集上要及時、完整；要嚴(yán)格按照不同人才的特點要求建立有“特色人才型檔案”的檔案庫。對人力資源管理部門需要的檔案與其他部門應(yīng)有所區(qū)別；及時、準(zhǔn)確更新檔案，這樣才能為人力資源部門提供合適的“人才檔案”。

2、進一步提高人事檔案在開發(fā)人力資源中發(fā)揮重要作用的認(rèn)識。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，在貫徹黨的干部路線、方針、政策，加強領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍建設(shè)及培養(yǎng)造就人才的工程中，起著難以替代的作用。因此，要把人事檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，有關(guān)涉及干部檔案的重大問題，都應(yīng)提交到領(lǐng)導(dǎo)會議研究決策。領(lǐng)導(dǎo)在研究人事安排時，要確保人事檔案人員配齊配強，人事檔案人員要站在領(lǐng)導(dǎo)決策的高度具有較高識別人才知眼界，認(rèn)識到人事檔案運用對人力資源開發(fā)發(fā)揮著重要作用。

3、樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的人事檔案管理理念。

樹立“用”重“藏”新觀念是做好人事檔案開發(fā)利用工作的前提。人力資源管理人員不僅具備“知人、選人、用人、留人、育人”素質(zhì)，同時也要根據(jù)實際需要向人事檔案部門提出適合單位或部門發(fā)展和需求的人才方案;而人事檔案管理人員應(yīng)增強服務(wù)意識，改變長期以來坐等上門的被動服務(wù)方式，經(jīng)常深入科室和基層中，主動了解情況，收集檔案資料，如實填寫職工履歷表，客觀、準(zhǔn)確地撰寫職工自我鑒定、自傳、個人業(yè)績材料，以展示具有自我個性特點檔案資料；既要儲備不同特色的人才，同時也要及時積極主動地為企事業(yè)人力資源管理提供有價值的人才信息。

4、提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平是改善其對人力資源開發(fā)作用的有效途徑。

過去的人事檔案以其紙質(zhì)材料多為主要特點。隨著企事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)的多樣化，以傳統(tǒng)的手工人事檔案管理，在查找檔案材料時有諸多不便，容易貽誤時機，而且出錯率高。由此看來，人事檔案管理的現(xiàn)代化、高效率已經(jīng)是目前迫切的要求，要建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)個人基本信息的微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，不斷豐富人事檔案信息的內(nèi)涵，以現(xiàn)代化手段管理和利用檔案，使之為人力資源部門選才、用才、育才、激才、留才發(fā)揮積極作用。

三、合理開發(fā)運用人事檔案為人力資源管理服務(wù)

現(xiàn)代企事業(yè)單位通常將人力資源管理分為幾個不同功能,人事檔案在人力資源管理的各個環(huán)節(jié)起到了十分重要的作用。

1、人力資源規(guī)劃

人力資源規(guī)劃著手于組織戰(zhàn)略確定人力資源需求的數(shù)量、質(zhì)量和結(jié)構(gòu)。當(dāng)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移時,組織內(nèi)部會出現(xiàn)職位更替、工作職責(zé)變化或人員需求變化。通過查閱相關(guān)檔案資料,準(zhǔn)確地掌握組織歷史及發(fā)展情況,如各階段的組織規(guī)模、組織機構(gòu)設(shè)置、人員變化情況等并對此進行分析,通過對歷史數(shù)據(jù)研究和考察，對未來部門職責(zé)、崗位職責(zé)以及任職者要求等進行預(yù)測和謀劃提供有效的檔案資料。

2、招聘篩選

人事檔案為人力資源部門提供每位職工具有的知識、技能、能力、個性品質(zhì)乃至籍貫家庭等方面內(nèi)容,利于招聘時做到“為事?lián)袢?、任人唯賢、專業(yè)對口、事得其人”。例如在公司部門崗位出現(xiàn)空缺,需要在公司內(nèi)部進行招聘時,人力資源管理部門在了解崗位需求,接到應(yīng)聘申請后,可以由檔案管理部門根據(jù)需求查閱相關(guān)職工檔案,剔除不符合基本條件人員,如年齡、學(xué)歷、專業(yè)等,核實符合基本條件人員的檔案資料。達(dá)到合理運用人事檔案，節(jié)省招聘成本,減少虛假信息,高效和準(zhǔn)確地招聘篩選之目的。

3、職工培訓(xùn)與開發(fā)

人事檔案中記錄的職工學(xué)歷教育、職業(yè)資格培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等培訓(xùn)信息可以為其進一步培訓(xùn)提供信息支持與指導(dǎo)。通過對比職工人事檔案中的歷年參加培訓(xùn)情況與不同職位內(nèi)容要求,找出二者之間的差距,進而確定是否需要繼續(xù)進行培訓(xùn),以及在哪些方面進行培訓(xùn);實施培訓(xùn)后，將職工培訓(xùn)過程的表現(xiàn)、培訓(xùn)相關(guān)成績及時記錄在人事資料中,從而確保人事資料的及時、完整和準(zhǔn)確。

4、薪酬福利

自職工入職之日起其薪酬福利就與職工個人檔案信息相關(guān)聯(lián)。例如,制定新職工入職定薪或轉(zhuǎn)正定級,需要考慮職工學(xué)歷、專業(yè)、能力、素質(zhì)等各方面因素是否符合崗位要求,又如,職工社會保險的參保、調(diào)轉(zhuǎn)、以及勞動保險待遇的申請等事項要以人事檔案為前提,缺少人事檔案無法辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

5、績效考核

人事檔案對于績效考核的意義尤為重要,考績效核是對職工工作質(zhì)量和工作效率的評價,它直接與職工個人利益掛鉤,人事檔案記錄完整與否影響績效考核公平公正與否。實施考核要有一套完善的考核材料;考核實施過程要確保各類材料填寫完整且有負(fù)責(zé)人簽署意見;考核結(jié)束后要及時整理考核材料,并將考核結(jié)果及時放入職工人事檔案。確?？冃Э己私Y(jié)果有據(jù)可查,避免不必要的爭議,確?？冃Э己斯ぷ鞯墓胶凸?。

6、職業(yè)生涯規(guī)劃

通過分析人事檔案,可以根據(jù)職工的不同特點將其進行劃分,按照工作崗位需要形成不同分類,可按從事崗位、學(xué)歷、專業(yè)、性別等分類,為建立各類人才庫提供基礎(chǔ)。各類人才庫要與職業(yè)發(fā)展相聯(lián)系,明確每個職工現(xiàn)有的業(yè)績和知識能力與職位晉升要求之差距,便于職工規(guī)劃未來職業(yè)發(fā)展,實現(xiàn)職工的職業(yè)生涯規(guī)劃。

總之，科學(xué)利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平,發(fā)揮利用好人事檔案能有效地為人力資源管理服務(wù)，人事檔案工作是人力資源管理的永恒主題。只有通過人事檔案的開發(fā)利用,其作用和價值才能得到充分體現(xiàn)。同時通過開發(fā)利用,人事檔案管理工作才能充滿生機和活力。將人事檔案信息資源與人力資源開發(fā)相結(jié)合,達(dá)到兩者相輔相成，相互促進；積極地為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策、制定規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)、開展科學(xué)研究等各項工作服務(wù)。