趙紅俠

（吉林省白城市引嫩入白工程建設(shè)管理局 吉林 白城 137000）

檔案信息化系統(tǒng)不單單是檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)兩者的結(jié)合，而是多種現(xiàn)代技術(shù)的融合，是多個(gè)部門合作的結(jié)果，通過(guò)不同部門各司其職，共同協(xié)作，來(lái)完成這樣一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。檔案信息系統(tǒng)也在不斷的更新，以滿足不同時(shí)代的不同要求，這就需要我們檔案工作者做好基礎(chǔ)工作，為檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展做好準(zhǔn)備。

一、提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平才能推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化以制度來(lái)規(guī)范檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題。我們?cè)诮ㄔO(shè)和發(fā)展檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)過(guò)程中常常會(huì)遇到很多的問(wèn)題，這些問(wèn)題或者比較普遍，或者不常出現(xiàn)，不管如何我們都應(yīng)該有一套行之有效的制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范和約束，并且對(duì)于制度的更新也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將新出現(xiàn)的問(wèn)題納入制度的制定和完善范圍，這樣通過(guò)不斷出現(xiàn)的新問(wèn)題來(lái)完善制度，制度的確立有利于各項(xiàng)事務(wù)的開(kāi)展，有理可循，才能讓工作有序進(jìn)行。制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)讓工作有一個(gè)評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、自動(dòng)化建設(shè)要著眼子提高系統(tǒng)的整體水平檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)不是單一的一個(gè)部門或者一項(xiàng)學(xué)科的應(yīng)用，是多種技術(shù)的融合，那么在提升檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作時(shí)，我們就不能顧此失彼，應(yīng)該要綜合提升，全面發(fā)展，這樣做，才能夠?qū)ψ詣?dòng)化建設(shè)方面，有利的達(dá)到保證檔案信息系統(tǒng)的整體水平的提升，特別是一些專業(yè)學(xué)科的交匯點(diǎn)，我們一定要優(yōu)先達(dá)到一定的水平，只有水平上充分的得到了提高，我們才能夠更加充分的利用好網(wǎng)絡(luò)這一便利功能來(lái)進(jìn)行交流溝通，通過(guò)組合來(lái)發(fā)揮檔案綜合學(xué)科的優(yōu)勢(shì)。在工作中我們不能說(shuō)讓每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都是處于同樣的發(fā)展水平，我們可以優(yōu)先培養(yǎng)和鼓勵(lì)一部分單位的提升，對(duì)其進(jìn)行技術(shù)支持，通過(guò)推廣來(lái)逐漸的完善整個(gè)系統(tǒng)，提升整個(gè)系統(tǒng)的水平，但是我們的最終目的仍然是總體的提升。

三、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)當(dāng)前我們國(guó)家的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)，我們環(huán)顧總體的水平來(lái)說(shuō)，我們國(guó)家的信息管理，仍然處于一種從文件處理轉(zhuǎn)變的過(guò)程當(dāng)中，怎樣才能更好的完成這個(gè)轉(zhuǎn)變，最主要的一點(diǎn)就是要更加的完善數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)組建。開(kāi)發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，這是一個(gè)工程的主體所在。數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息工程的重要內(nèi)容，是為了更好的對(duì)信息進(jìn)行保管和使用，并且數(shù)據(jù)庫(kù)工程的建設(shè)不是短時(shí)間就可以完成的，需要一步一不的建設(shè)，那么這個(gè)過(guò)程勢(shì)必就需要時(shí)間和耐心。

四、慎重選定技術(shù)路線檔案自動(dòng)化建設(shè)和各項(xiàng)現(xiàn)代科技的應(yīng)用分開(kāi)，未來(lái)檔案信息傳輸所使用的技術(shù)線路以及采用何種信息技術(shù)都將是檔案自動(dòng)化建設(shè)的重要問(wèn)題。目前我國(guó)普遍采用微機(jī)、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等作為信息的傳輸和存儲(chǔ)方式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為這些應(yīng)用提供了更加廣闊的空間。我們國(guó)家的信息技術(shù)方面，當(dāng)前的發(fā)展處于高速運(yùn)行當(dāng)中，選擇檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，而且，必須要努力施行和當(dāng)前形勢(shì)想匹配的更加完善的技術(shù)，這樣做，才能夠更好的整合經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)，使其更加的和諧統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實(shí)際。檔案部門對(duì)先進(jìn)技術(shù)的潛在需求很大，但是，現(xiàn)在的狀態(tài)是，實(shí)際上的需求無(wú)法跟上先進(jìn)技術(shù)的需求量，宏觀監(jiān)測(cè)需要的信息量和使用頻率同微觀經(jīng)濟(jì)需求有很大差別，這就導(dǎo)致了，我們所購(gòu)買的設(shè)備處于使用率降低的后果，沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的利用率，雖然建立了網(wǎng)絡(luò)，但是，傳輸?shù)牧糠浅５偷臓顩r。對(duì)于當(dāng)前的現(xiàn)狀要做到分析數(shù)據(jù)絕對(duì)的真實(shí)，要把先進(jìn)的技術(shù)的發(fā)展方面全部的考慮進(jìn)來(lái)，再進(jìn)行每一項(xiàng)具體的決策。

五、實(shí)事求是地改進(jìn)管理體制集中統(tǒng)一是管理任何社會(huì)化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開(kāi)展工作，這亦是研究自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國(guó)檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問(wèn)題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的。應(yīng)下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬軟件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。也要下決心解決方便使用的問(wèn)題，如長(zhǎng)期將檔案部門的“硬任務(wù)”集中于一個(gè)部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個(gè)“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，這是一份非常理想的模式，但是，也是存在著一些問(wèn)題的，這些問(wèn)題都亟待我們?nèi)ソ鉀Q。

六、注重檔案系統(tǒng)建設(shè)資金的效用最大化檔案自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程需要檔案部門對(duì)其進(jìn)行大量的資金投入，因此可以說(shuō)是檔案部門的最大投資項(xiàng)目，而資金的來(lái)源主要就是政府撥款、地方籌措、單位自籌以及獲取資助等等途徑，這些途徑所獲得的資金數(shù)量是有限的，而且常常是不能夠滿足檔案自動(dòng)化建設(shè)的所需，那么如何利用好這些資金就很關(guān)鍵了，將這些獲得的資金最大化利用將會(huì)為檔案自動(dòng)化建設(shè)減少不少的阻礙。當(dāng)前檔案自動(dòng)化建設(shè)主要有兩個(gè)不足之處，一是項(xiàng)目都不是長(zhǎng)期的，不能有一個(gè)項(xiàng)目是屬于地方財(cái)政長(zhǎng)期建設(shè)的，在獲取項(xiàng)目資金方面也需要多重審批，導(dǎo)致了時(shí)效性不高；另一個(gè)則是資金使用的不合理，浪費(fèi)和分散的情況比較嚴(yán)重，資金本來(lái)就不是很充足還被浪費(fèi)和分散，這樣很難發(fā)揮資金的最大化效用。

七、重視人才管理人才是任何一個(gè)行業(yè)是事業(yè)發(fā)展的最基本保障，所有的工作都是通過(guò)人來(lái)完成的，所以人就成為了影響行業(yè)發(fā)展和質(zhì)量的直接因素。在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，我們除了要關(guān)注各項(xiàng)制度、硬件方面的提升和完善，還要注重對(duì)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，組建一支高水平、高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，能夠讓檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展的更加平穩(wěn)和迅速。通過(guò)對(duì)人事入職的嚴(yán)格考核，在職培訓(xùn)以及崗前培訓(xùn)等等途徑去提升現(xiàn)有檔案工作人員的素質(zhì)和尋找高素質(zhì)的新檔案工作人員。