趙奎安

（大連海事大學(xué)檔案館 遼寧 大連 116023）

數(shù)字化檔案館作為一個(gè)可以擴(kuò)展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，不僅具有傳統(tǒng)檔案收集、管理和利用檔案等強(qiáng)大功能，還擁有超大規(guī)模的、可互操作的異構(gòu)電子文件資源庫。如今，數(shù)字檔案館建設(shè)在我國取得了較為明顯的成就，如何進(jìn)一步促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的創(chuàng)新，這不得不引起廣大研究人員和相關(guān)單位的新思考。

一、思考數(shù)字檔案館建設(shè)的五種理念

（一）提高管理的效益理念

在市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的今天，利益理念成為改革和創(chuàng)新的根本動(dòng)力和首要原則。之所以要將傳統(tǒng)的檔案館改建為數(shù)字型，一方面是為了迎合時(shí)代和科技信息技術(shù)的快速發(fā)展，另一方面是為了追求更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。采用數(shù)字化檔案管理的方式，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的方式，使得檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在方式方法上可以促進(jìn)檔案管理效益的最大化的實(shí)現(xiàn)。因此，對(duì)構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)的新思考必須從提高管理效益理念開始。

（二）促進(jìn)科技創(chuàng)新的技術(shù)理念

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育的進(jìn)步，如今的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才越來越多，這就使得計(jì)算機(jī)軟件和硬件技術(shù)的升級(jí)和更新的周期變短。作為數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)人員，必須遵循“由需求增加而導(dǎo)致科技創(chuàng)新，再由科技創(chuàng)新和升級(jí)導(dǎo)致市場需求不斷上升”的客觀規(guī)律，這樣一來，技術(shù)人員就能夠以市場需求為根本動(dòng)力創(chuàng)新數(shù)字檔案館的建設(shè)。根據(jù)數(shù)字檔案館建設(shè)的整體現(xiàn)狀，技術(shù)研究人員可以提升檔案管理系統(tǒng)的層次、拓展軟件性能等為主要研究和創(chuàng)新重點(diǎn)，在管理技術(shù)研究和創(chuàng)新方面，應(yīng)以全新的管理思想和管理理念對(duì)軟件系統(tǒng)的研究和探索進(jìn)行管理，這樣就可以從管理思想和管理模式上促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)創(chuàng)新。

（三）樹立動(dòng)靜相結(jié)合的發(fā)展理念

無論是事業(yè)單位還是企業(yè)單位，對(duì)于檔案的保管都必須是嚴(yán)密和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，將塵封起來的檔案原件在沒有特殊情況下，一般是不應(yīng)該拆封的，但是，對(duì)于檔案中的信息還應(yīng)進(jìn)行廣泛的開放，這是一直以來檔案管理工作者長期追求的目標(biāo)，也是傳統(tǒng)檔案館建設(shè)中難以解決的問題。因此，要完善對(duì)數(shù)字檔案管理的新思考不得不考慮檔案在運(yùn)用過程中必須解決的問題，對(duì)于以上面臨的問題，在構(gòu)建數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，管理人員可以樹立運(yùn)用檔案動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合的發(fā)展理念，檔案管理工作人員可以通過運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，避免對(duì)檔案原件的調(diào)用和拆封，從而促進(jìn)檔案管理的有效性。[1]

（四）重視系統(tǒng)工程的整體理念

數(shù)字化檔案館建設(shè)最主要的運(yùn)用平臺(tái)就是系統(tǒng)工程，而系統(tǒng)工程最主要的特征就是整體性，只有充分考慮系統(tǒng)工程的整體性，才能有效解決數(shù)字檔案館建設(shè)中亟須解決的問題，才能對(duì)檔案中有價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和重新整理從而提高檔案的管理價(jià)值，才能將檔案從計(jì)算機(jī)檔案管理軟件設(shè)計(jì)編程中直接錄入到網(wǎng)上，從而提高檔案的資源共享效率。

二、加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)研究和創(chuàng)新

雖然我國數(shù)字檔案館建設(shè)從某種程度上已經(jīng)取得了一定的成效，但是受我國區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡的影響，數(shù)字檔案館建設(shè)與我國的基本國情還存在一定的矛盾，其中最主要的問題就是數(shù)字化檔案館建設(shè)的時(shí)間久、周期長、成本高和見效慢，要想解決這些問題，必須加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)研究和創(chuàng)新。

（一）加強(qiáng)目錄與全文數(shù)據(jù)庫的同步建設(shè)

對(duì)于數(shù)字檔案中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須按照利用為根本、經(jīng)常利用為首的思路，將目錄和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行同步建設(shè)。數(shù)據(jù)庫中的檔案一般都是需要使用的，因此，對(duì)于數(shù)據(jù)庫檔案中的目錄設(shè)置，必須滿足檢索的需要，同時(shí)，還應(yīng)對(duì)特殊檔案檢索過程中，設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索目錄，以保證檔案檢索的簡便程度。對(duì)于保存時(shí)間較久而又不常使用的檔案，應(yīng)該獨(dú)立設(shè)置目錄或數(shù)據(jù)庫，以便管理者的檢索和管理，當(dāng)然，僅僅依靠目錄數(shù)據(jù)庫作為檔案的檢索平臺(tái)，是不可能解決全部檔案的檢索問題的，因此，對(duì)于有些檔案還必須依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。隨著客觀需要的變化，檔案設(shè)置的專題項(xiàng)目也應(yīng)隨之改變，為滿足社會(huì)及更多人的還應(yīng)組織建立專題數(shù)據(jù)庫，爭取做到與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮數(shù)字檔案館建設(shè)的最大作用。

（二）加強(qiáng)電子文件的歸檔與進(jìn)館的同步

現(xiàn)階段，隨著辦公自動(dòng)化的快速發(fā)展，電子文件為適應(yīng)社會(huì)及相關(guān)單位的需要，不得不實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息的共享，由此，電子文件的歸檔與進(jìn)館同步就成為了構(gòu)建數(shù)字檔案建設(shè)的主要組成部分和發(fā)展趨勢。檔案館在檔案進(jìn)行歸檔之前就接收文件，一方面可以保證電子檔案在正是歸檔之前進(jìn)行全方面檢查，防治出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤，同時(shí)可降低資源的浪費(fèi)程度以及重復(fù)勞動(dòng)力的使用；另一方面可以提前設(shè)計(jì)和研究檔案管理方法，對(duì)于特殊檔案可以采用特殊的管理和歸檔方式，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的前提下，優(yōu)化電子文件的管理方式，保證電子檔案的壽命及其價(jià)值的長期有效。

（三）采用新技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案館建設(shè)的創(chuàng)新

在數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展到今天的程度時(shí)，應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)新技術(shù)、新型的科學(xué)設(shè)計(jì)和完善的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面思考和改革。首先，通過利用完善的檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式徹底消除，以數(shù)字化檔案館建設(shè)的管理方式對(duì)所有業(yè)務(wù)進(jìn)行全面管理，從而優(yōu)化和創(chuàng)新管理方式；其次，通過理應(yīng)計(jì)算機(jī)新技術(shù)對(duì)重新組合和再次創(chuàng)造的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行固定，以防止檔案管理的混亂，從而強(qiáng)化檔案管理的條理性和嚴(yán)密性；最后，通過利用新型的科學(xué)設(shè)計(jì)方案，將大型數(shù)據(jù)庫的安全機(jī)制和系統(tǒng)完備程度進(jìn)行有效和全面控制，以保證數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)和檔案的安全使用。[3]

三、結(jié)束語

總而言之，數(shù)字檔案建設(shè)在我國雖然已經(jīng)取得了較大的發(fā)展，但是，它作為一項(xiàng)長期任務(wù)，不得不在建設(shè)的過程中對(duì)其進(jìn)行不斷研究和改革，加之，這一項(xiàng)目的建設(shè)主要依據(jù)的現(xiàn)代信息和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，因此，伴隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案建設(shè)也應(yīng)定期進(jìn)行新思考。在對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行新思考的過程中，應(yīng)首先明確提高數(shù)字檔案館建設(shè)有效性的重要理念依據(jù)，因?yàn)槔砟詈退枷胧侵笇?dǎo)實(shí)踐的根本，而全新的理念和思想，則是指導(dǎo)創(chuàng)新和改革的基石。