趙淑娜

（牡丹江師范學(xué)院檔案館 黑龍江 牡丹江 157011）

伴隨著信息社會(huì)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已普遍應(yīng)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為信息交流最便捷、較快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中找到自己需要的數(shù)字化檔案信息。電子商務(wù)、電子政務(wù)在短時(shí)期內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在經(jīng)濟(jì)、政治、教育等各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而形成大量的數(shù)字化檔案。公眾的需求、社會(huì)的發(fā)展、工作的要求，促使檔案部門(mén)必須加快信息化建設(shè)。筆者作為一名多年從事檔案工作人員，結(jié)合工作實(shí)際，圍繞檔案信息化建設(shè)，談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)，僅供業(yè)內(nèi)同仁借鑒參考。

一、檔案信息化的含義及內(nèi)容

檔案信息化是檔案界普遍關(guān)注的話題，檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代檔案管理學(xué)為概念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開(kāi)展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)，交叉應(yīng)用的新型工作模式。檔案信息化實(shí)質(zhì)就是檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，即由注重保管向注重提供社會(huì)服務(wù)利用的轉(zhuǎn)變。

檔案信息化具有廣泛的內(nèi)容，包括檔案信息的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)和安全保障體系建設(shè)六個(gè)方面。在上述六個(gè)方面中，檔案資源建設(shè)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。它的主要任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。所謂電子文件的歸檔工作指的是在各項(xiàng)公務(wù)活動(dòng)中形成的有查考和利用價(jià)值的電子文件，要按照有關(guān)要求及時(shí)歸檔，而且要做到齊全完整，真實(shí)有效。

二、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）社會(huì)發(fā)展的客觀要求，使檔案信息化成為必然趨勢(shì)。伴隨信息社會(huì)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，各類檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)、利用和升級(jí)，以及社會(huì)對(duì)檔案資源的大量需求，迫切要求檔案部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，將館藏檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使人們隨時(shí)隨地可以在網(wǎng)絡(luò)上查找到自己所需要的檔案信息，提高查檔效率，進(jìn)而帶來(lái)較大經(jīng)濟(jì)效益。

（二）檔案信息數(shù)字化節(jié)省存儲(chǔ)空間、節(jié)約資源，能夠有效的保護(hù)檔案原件。館藏檔案通過(guò)全文數(shù)字化掃描，存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)或網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)中，利用很小的存儲(chǔ)空間就可以存儲(chǔ)大量的信息，可以大大提高檔案信息的存儲(chǔ)量。同時(shí)電子文件帶來(lái)了紙質(zhì)文件不可比擬的優(yōu)越性，易利用、易傳播。這樣既節(jié)省了存儲(chǔ)空間，同時(shí)又保護(hù)了檔案實(shí)體，更好的達(dá)到重要檔案永久保管的要求。

三、檔案信息化的現(xiàn)狀及問(wèn)題分析

（一）資金投入有待提高。檔案信息化設(shè)施是進(jìn)行信息化建設(shè)工作的前提，關(guān)乎檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。作為完全靠政府撥款的檔案部門(mén)，由于資金投入有限，導(dǎo)致檔案的軟、硬件設(shè)施配備低，很難達(dá)到信息化的要求，嚴(yán)重影響了檔案信息化的進(jìn)程。

（二）統(tǒng)一規(guī)劃有待填補(bǔ)。目前，我國(guó)檔案的信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)，大家各自為政，檔案信息化建設(shè)水平良莠不齊，這一現(xiàn)狀對(duì)檔案信息化建設(shè)影響較大，造成了資源的浪費(fèi)，客觀上延緩了信息化的進(jìn)程。

（三）素質(zhì)能力有待提升?？茖W(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，客觀上對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了新的更高要求。目前，檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)不齊，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平弱；現(xiàn)代化技術(shù)人才缺乏，嚴(yán)重影響了先進(jìn)設(shè)備在檔案管理中的應(yīng)用；同時(shí)，檔案管理方面的人才引進(jìn)培養(yǎng)、激勵(lì)約束機(jī)制等方面存在制度性缺陷。因此，提高檔案從業(yè)人員素質(zhì)，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需求是當(dāng)前面臨的重大課題。

四、檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，統(tǒng)籌規(guī)劃。目前全國(guó)檔案行業(yè)都在按著自己的想法進(jìn)行著信息化建設(shè)，致使信息化建設(shè)處于無(wú)序、混亂的狀態(tài)，造成了一些無(wú)謂的浪費(fèi)，影響了信息化建設(shè)的整體步伐。我認(rèn)為檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，為加快檔案信息化建設(shè)，檔案部門(mén)要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以及信息化的階段性任務(wù)和具體實(shí)施步驟，使檔案部門(mén)能夠有據(jù)可依，更規(guī)范更科學(xué)的開(kāi)展信息化建設(shè)。

（二）引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。針對(duì)檔案隊(duì)伍自身狀況和檔案信息化建設(shè)人才的需求，檔案部門(mén)搞信息化建設(shè)關(guān)鍵的問(wèn)題在于人，必須把培養(yǎng)人才放在工作首位，由于工作的分工和定位不同，信息化建設(shè)人才隊(duì)伍要分為管理型人才、研究型人才、技術(shù)型人才、業(yè)務(wù)型人才等不同角色。檔案部門(mén)應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合型人才為重點(diǎn)，高科技專門(mén)人才為骨干的檔案干部隊(duì)伍，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。為加快檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)：第一：檔案信息化全員培訓(xùn)。所有檔案人員都要參加檔案信息化知識(shí)培訓(xùn),并將培訓(xùn)經(jīng)?；?、制度化,將培訓(xùn)的情況列入考績(jī)、評(píng)審的范圍。新聘人員必須通過(guò)信息化專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)考核后方能上崗。全員培訓(xùn)工程目的在于改變檔案隊(duì)伍的整體知識(shí)結(jié)構(gòu),提升整個(gè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)。其二,檔案信息化專門(mén)人才的培育。依托高校,專門(mén)培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化建設(shè)需求的高級(jí)人才，從而解決檔案信息化專門(mén)人才的增量問(wèn)題。其三,優(yōu)越的檔案信息化人才引進(jìn)政策。提供良好的軟、硬件環(huán)境,提高人才待遇,增強(qiáng)人才引進(jìn)的動(dòng)力;建立起科學(xué)的績(jī)效考評(píng)、薪酬分配和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,為檔案信息化人才營(yíng)造良好的發(fā)展空間。進(jìn)而逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)隊(duì)伍。

（三）檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)。為加快檔案信息化建設(shè)，我們首先要對(duì)原有館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入工作，即把館藏傳統(tǒng)載體檔案通過(guò)掃描、加工和處理，進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)對(duì)現(xiàn)行產(chǎn)生的電子文件要及時(shí)整理、歸檔。隨著電子文件功能的不斷增強(qiáng)、數(shù)量的迅速膨脹，要做到電子文件與同版本的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，即所謂的歸檔雙軌制，以免造成歷史的斷檔。

在信息經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，檔案信息作為主要的信息來(lái)源，在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。檔案部門(mén)必須抓住這個(gè)機(jī)遇，加快檔案的信息化建設(shè)，為社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

[1]吳品才，張照余.檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策.檔案管理，2007（6）.

[2]劉東斌.對(duì)數(shù)字檔案館的理性思考.檔案管理，2003（6）.

[3]關(guān)勰.試論高校檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題.玉林師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（6）.