王梓霖

（穆棱市檔案局 黑龍江 牡丹江 157500）

由于檔案館本身性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的社會功能，它不僅有保存和積累國家檔案財富的功能，還有向社會傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳教育，為社會的經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面服務(wù)的功能。檔案館是按行政區(qū)域設(shè)置的收集和保管多種門類形式的檔案資料，并向社會提供利用的機構(gòu)，它更是面向社會、面向大眾，為本地區(qū)廣大群眾服務(wù)的信息中心和文化陣地。而就目前大多數(shù)縣級檔案館的作用只限于保管各級黨政機關(guān)、群團產(chǎn)生的文書檔案而科技檔案、專門檔案極少，使其名為綜合檔案館，實為黨政機關(guān)檔案館。每年利用檔案的范圍更多的是為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù)，為社會公眾提供服務(wù)的比例很小。隨著時代的前進，我們正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，檔案館的作用也要看它是否與經(jīng)濟發(fā)展、社會需求相適應(yīng)，建設(shè)門類多樣、結(jié)構(gòu)合理、富有特色的檔案館，并為社會提供服務(wù)，使檔案的價值發(fā)揮社會功能。做好以下幾項工作是新時期縣級檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。

一、加強檔案館的宣傳

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動，但這些宣傳活動主要宣傳的是《檔案法》及《檔案管理條例》，而對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。導(dǎo)致人們對檔案館缺乏足夠的認識和了解，由于社會上對檔案館的認知程度差也就阻礙了檔案館發(fā)揮它應(yīng)盡的社會功能。所以，我們在利用廣播、電視、網(wǎng)站宣傳檔案法規(guī)的同時，也要對檔案館工作的職能、性質(zhì)、館藏門類、結(jié)構(gòu)進行宣傳。提高人們對檔案館的認識。

二、豐富館藏，提高利用率

由于受館藏門類和結(jié)構(gòu)的限制，檔案館的年利用人次和卷次是不盡如人意的。利用范圍狹窄，只為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提供服務(wù)，尤其是縣級檔案館館藏匱乏是影響其社會功能發(fā)揮的重要因素，從而也局限了利用的范圍。目前縣級檔案館被領(lǐng)導(dǎo)利用的文書檔案占大多數(shù)而科技、聲像檔案卻很少，從館藏檔案的內(nèi)容上看，真正具有查考價值的檔案實在不多，可以為社會公眾所用的就更少了。在我國經(jīng)濟建設(shè)的歷史中，經(jīng)常出現(xiàn)片面追求數(shù)量，而忽視質(zhì)量的問題，在館藏結(jié)構(gòu)上要予以高度重視，注意它的科學(xué)性、合理性、避免再現(xiàn)單一、重復(fù)的狀況。豐富館藏，提高利用率是檔案館發(fā)展的重要途徑，豐富館藏，彌補館藏檔案內(nèi)容中的空白和不足，更加全面深刻地反映本地區(qū)歷史的真實面貌，滿足社會各方面對檔案資源的不同需要。檔案作為人類社會歷史的真實記錄，它應(yīng)該包括經(jīng)濟、政治、科學(xué)、文化等各方面的內(nèi)容，即包括一個地域歷史發(fā)展的全貌，是一個地域和那里人民記憶的關(guān)鍵。因此，如果偏重某一方面，弱化其它方面，其結(jié)果必然會造成一個不完整的記錄。為此，縣級的綜合檔案館應(yīng)增強優(yōu)化館藏檔案種類、結(jié)構(gòu)意識，正確處理完整與精煉的關(guān)系，拓寬收集面，從不同的方面反映一個地區(qū)發(fā)展變化的全過程。

三、做好縣級檔案館的特色建設(shè)

首先要建設(shè)館藏的地方特色，即指綜合檔案館要典藏具有突出反映本地區(qū)政治、經(jīng)濟、科學(xué)、文化以及民族宗教特色的，具有重要影響和利用價值并經(jīng)過科學(xué)整理的檔案資料，這些檔案資料所反映的內(nèi)容必須具有強烈的地方色彩，對本地區(qū)的現(xiàn)實生活和將來發(fā)展都應(yīng)有重要影響，具有重要的利用價值。其次要建設(shè)綜合檔案館館藏特色：即指綜合檔案館的館藏檔案不僅具有地方獨特色彩和風(fēng)格，就館藏而言，館藏中某些門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館特色，如照片檔案、名人檔案等。

四、做好檔案征集工作

征集是檔案收集工作的主要方式也是豐富館藏的重要途徑。從實踐上看征集工作不像接收工作那樣受進館年限的限制，在時間的掌握上具有靈活性。另外征集工作范圍較廣不只是面對領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)還要面向社會。所以通過征集方式進館的檔案從價值上來說更具有社會性，這就為檔案館發(fā)揮社會功能奠定了基礎(chǔ)。開展征集工作是很艱難的它要求征集人員必須具有強烈的責(zé)任心和極大的工作熱情，要有正確判定被征集檔案價值的能力；要及時收集有關(guān)信息確定征集目標(biāo)；要掌握一定的心理學(xué)知識；正確處理與被征集者的關(guān)系；還要將征集工作作為一項經(jīng)常性、長期性、連續(xù)性的工作，只有這樣才能保證征集工作的有效開展。

五、做好檔案開放工作

檔案開放就是在無損國家和個人利益的前題下將檔案向社會公眾開放，以最大限度地發(fā)揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現(xiàn)的一個主要方面。開放檔案時應(yīng)嚴格依照檔案法及有關(guān)法規(guī)認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案必須向社會開放；另外應(yīng)做好開放檔案的宣傳工作。通過發(fā)布公告等方式向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內(nèi)容，以便社會公眾知曉為開放檔案之利用創(chuàng)造條件。

六、提高編研工作水平

編研工作是檔案利用工作的較高形式是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發(fā)揮。從目前實際工作來看檔案館縣級檔案館編研工作水平有待提高。一是要加強編研力量。編研工作開展起來周期長見效慢因此在一些檔案館未得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。無論在機構(gòu)的設(shè)置上、人員的配備上還是職能的安排上都存在著問題，在一定程度上給編研工作的開發(fā)增加了難度。只有加強編研力量增加人、財、物的投入為編研工作開展創(chuàng)造良好的外部條件才能保證編研工作的正常開展不斷提高編研工作的水平。其二是提高編研產(chǎn)品質(zhì)量。撰寫出具有較高使用價值實用性較強易于傳播的編研成品才能說明編研工作在檔案館社會功能的實現(xiàn)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量要求編研人員必須堅持實用性的原則。這一原則應(yīng)貫穿編研工作的整個過程。

七、運用電子計算機參與檔案館的管理與利用工作

電子計算機的高效、準(zhǔn)確有助于實現(xiàn)檔案館的社會功能。實現(xiàn)電子計算機檢索提高工作效率?，F(xiàn)在縣級檔案館雖然都配備了電子計算機，錄入了一些檔案信息和目錄但并沒有真正實現(xiàn)電子計算機檢索。有些檔案館把電子計算機的應(yīng)用看作是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的“花架子”尚未認識到實現(xiàn)計算機檢索的迫切性。因而檔案館工作效率不高影響了其社會功能的實現(xiàn)，建立信息聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用，必須進入信息高速公路進入社會的大信息網(wǎng)絡(luò)，這是實現(xiàn)檔案館社會功能的最佳手段。目前應(yīng)做到兩點：第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實現(xiàn)三級聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價值的實現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會功能。

八、進一步提高檔案館工作人員的素質(zhì)

檔案館工作人員是否具備較高的素質(zhì)在發(fā)揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。提高素質(zhì)應(yīng)做到以下兩點：

1.鉆研業(yè)務(wù)提高工作水平

檔案館工作人員作為國家財富的保存者、守護者、檔案館的主人應(yīng)本著對歷史負責(zé)的態(tài)度認真鉆研業(yè)務(wù)開展深層次的研究工作發(fā)揮檔案的價值為實現(xiàn)檔案館的社會功能盡到自己的責(zé)任。

2.塑造新時期檔案館工作者的新形象

現(xiàn)在的檔案館工作人員已不是過去的“看攤者”、“守門人”了。新的時代要求檔案館工作者必須投身于社會把自己的知識、才學(xué)奉獻給社會同時將新的形象展示給社會。筆者認為檔案館工作者的新形象應(yīng)是知識領(lǐng)域工作者所具有的較高的修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好的風(fēng)范與氣質(zhì)。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識提高自身的修養(yǎng)陶冶自身的情操以自己的博學(xué)以及良好的職業(yè)道德贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位更好地實現(xiàn)檔案館的社會功能。

[1]余淑榮.談?wù)効h級檔案館新形勢下檔案接收的幾點看法[J].湖北檔案,1994(5).

[2]譚錦芳.加強縣級檔案館的利用服務(wù)工作[J].品牌,2011(5).