黃軼姝

（牡丹江市婦女兒童醫(yī)院 黑龍江 牡丹江 157000）

醫(yī)院是科研密集型單位，科技興院已經(jīng)成為當(dāng)今醫(yī)療衛(wèi)生單位生存發(fā)展的主要途徑。醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在科教活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、軟盤等各種載體，并且按照一定的歸檔制度作為真實(shí)歷史記錄集中起來(lái)保管的科學(xué)技術(shù)文件材料，它是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)療衛(wèi)生科技活動(dòng)的真實(shí)記錄。加強(qiáng)對(duì)這一信息資源管理對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)極為重要，同時(shí)也為國(guó)家積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料。由于受醫(yī)院職能特殊性的限制和不同種類檔案載體作用特點(diǎn)的影響，致使許多重要的珍貴的文件資料分散在各個(gè)部門、各個(gè)科室，甚至損壞散失，給醫(yī)院工作帶來(lái)諸多不利。隨著醫(yī)院的發(fā)展，各個(gè)部門對(duì)科技檔案信息資源的需求日益增大，醫(yī)院科技檔案管理應(yīng)向著規(guī)范化管理的軌道健康發(fā)展。

一、科研檔案的特點(diǎn)

科研檔案是醫(yī)院科技檔案的一種，主要有以下4個(gè)特點(diǎn)：

（一）真實(shí)性

科研檔案是醫(yī)院科學(xué)研究過(guò)程中產(chǎn)生的，它真實(shí)地記錄了醫(yī)院的科研活動(dòng)、科研水平，反映了醫(yī)院科研活動(dòng)的歷時(shí)過(guò)程。

（二）實(shí)用性

科研檔案是經(jīng)過(guò)收集、分類、鑒定等科學(xué)方法形成的具有內(nèi)在聯(lián)系的有價(jià)值的文件體系，是醫(yī)院廣大專業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，它能為科研管理機(jī)構(gòu)和科技人員在科研管理、科技決策、科學(xué)研究、技術(shù)交流、著書立說(shuō)、職稱晉升、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面提供信息和依據(jù)，起到憑證和參考作用。

（三）保密性

科技知識(shí)和科研成果在一定時(shí)間和一定范圍內(nèi)擁有其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有價(jià)性?？蒲袡n案本身的價(jià)值確定其保密等級(jí)，并正確處理好利用和保密的關(guān)系。

（四）專業(yè)性

各醫(yī)院有各自的專業(yè)特點(diǎn)，有各自的專業(yè)優(yōu)勢(shì)。因此，檔案管理工作人員要具有專業(yè)技術(shù)知識(shí)。

二、科研檔案的收集

（一）科研檔案的歸檔范圍

各醫(yī)院要從實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)不同學(xué)科、不同類型科研工作的特點(diǎn)，確定科研文件材料的歸檔范圍，主要從以下幾方面收集。

1.科研準(zhǔn)備階段 科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件。

2.研究實(shí)驗(yàn)階段 各種載體的重要原始記錄，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等。

3.總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段 工作總結(jié)，科研報(bào)告，論文，專著，參加入員名單，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況，決算材料等。

4.成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段 成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

5.推廣應(yīng)用階段 推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見等。

（二）科研文件材料的歸檔要求

1.由科研課題(項(xiàng)目)負(fù)責(zé)人主持立卷歸檔的責(zé)任制。每項(xiàng)科研項(xiàng)目(包括中斷或取得結(jié)果的項(xiàng)目)完成或某部分結(jié)束后，對(duì)所形成的科研文件材料加以系統(tǒng)整理，經(jīng)審查驗(yàn)收后歸檔?？蒲腥藛T應(yīng)負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累、立卷、歸檔，并作為對(duì)其進(jìn)行考核的內(nèi)容之一。

2.科研文件材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔，研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，歸檔的科研文件材料必須是原件(定稿)，根據(jù)需要可復(fù)制若干份。

3.歸檔的科研文件材料，要做到審查手續(xù)完備，制成材料優(yōu)良，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整潔，禁用字跡不牢固的書寫工具。

（三）科研檔案收集過(guò)程中的注意事項(xiàng)

1.加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí)。個(gè)別專業(yè)技術(shù)人員存在保守落后觀念，擔(dān)心把自己的科研材料交給檔案部門后今后利用不方便，或粗心丟失，造成科研檔案歸檔不及時(shí)、不完整。因此，檔案工作人員要采取多種形式，經(jīng)常宣傳檔案法規(guī)、檔案知識(shí)，增強(qiáng)技術(shù)人員的檔案意識(shí)，積極配合做好材料的收集工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院科研檔案的統(tǒng)一管理。

2.科研工作和建檔工作要實(shí)行“四同步”管理。即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

3.檔案工作人員要嚴(yán)把審查驗(yàn)收關(guān)。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》第九條規(guī)定：

對(duì)已完成的每個(gè)科研項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收之前，必須通知本單位檔案部門對(duì)準(zhǔn)備歸檔的科研文件材料加以審查驗(yàn)收?？蒲形募牧蠚w檔不符合要求的成果項(xiàng)目，不得進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收。對(duì)重點(diǎn)科研項(xiàng)目鑒定、驗(yàn)收，按照專業(yè)分級(jí)管理的原則，其檔案應(yīng)由相應(yīng)的檔案管理部門審查驗(yàn)收。未經(jīng)檔案部門驗(yàn)收的科研項(xiàng)目，各級(jí)科技管理部門不予承認(rèn)。各單位檔案管理部門，對(duì)已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)的科研成果，如檢查發(fā)現(xiàn)其檔案不符合要求，有權(quán)建議有關(guān)部門推遲或撤銷對(duì)該項(xiàng)成果的獎(jiǎng)勵(lì)。因此，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，進(jìn)行認(rèn)真的審查驗(yàn)收，確保每份科研檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、科研檔案的管理和利用

（一）完善設(shè)施，健全制度

科研檔案應(yīng)有專用庫(kù)房保管。絕密級(jí)科研檔案必須嚴(yán)加保管。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)必須保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并有完善的安全防護(hù)措施。要不斷完善相關(guān)設(shè)備，如復(fù)印、掃描、錄音、錄像、照相等設(shè)備，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。醫(yī)院要建立健全保密、利用、借閱、統(tǒng)計(jì)、更改等各項(xiàng)管理制度。單位撤銷、合并和科研人員調(diào)動(dòng)時(shí)，必須辦理檔案和科研文件材料的交接手續(xù)。

（二）認(rèn)真整理，科學(xué)鑒定

醫(yī)院檔案部門要對(duì)接收的科研檔案進(jìn)行登記、編目、統(tǒng)計(jì)、分類和必要的加工整理。絕密級(jí)的科研檔案應(yīng)單獨(dú)登記，專門保存。對(duì)收集整理后的檔案，應(yīng)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其科學(xué)性、準(zhǔn)確性、完整性及保管期限、密級(jí)等組織認(rèn)真的鑒定。鑒定委員會(huì)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)部門及有關(guān)科技人員、檔案人員組成。檔案人員對(duì)保管期限變動(dòng)、密級(jí)調(diào)整的檔案提出建議，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。

（三）大力開發(fā)，積權(quán)利用

檔案工作人員要大力開發(fā)科研檔案信息資源，面向單位領(lǐng)導(dǎo)、科研人員，面向社會(huì)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技進(jìn)步和技術(shù)市場(chǎng)服務(wù)。要加強(qiáng)科研檔案的信息加工，編制必要的檢索工具，

編撰簡(jiǎn)介、文摘、匯編、手冊(cè)、史料等，以利利用。檔案的利用形式主要有借閱、咨詢、跟蹤服務(wù)、編印目錄及出版有關(guān)資料等。醫(yī)院科研檔案主要供醫(yī)院內(nèi)部利用，其他部門查詢需持單位介紹信，經(jīng)主管檔案的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。對(duì)絕密和貴重的科研檔案材料，除醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特許并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)外，一般不提供閱覽或外借。

[1]程劍芬.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理提升醫(yī)療科研服務(wù)水平[J].福建醫(yī)藥雜志，2012（5）.

[2]朱萍.對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院科研成果檔案歸檔工作的思考[J].云南檔案，2009（11）.