施建仇

（崇明縣房屋信息管理中心 上海 崇明 202150）

長(zhǎng)期以來(lái)，房管檔案管理一直以傳統(tǒng)的手工處理為主，存在著效率低下、差錯(cuò)率高、共享查詢(xún)不便捷、大量占用庫(kù)房資源等缺陷，使房管檔案管理一直未能突破發(fā)展瓶頸。這一現(xiàn)實(shí)情況下，進(jìn)行房管檔案信息化建設(shè)越來(lái)越得到房管行業(yè)的重視，房管檔案數(shù)字化發(fā)展已然是大勢(shì)所趨、迫在眉睫。因此，對(duì)房管檔案數(shù)字化進(jìn)行探討，由此尋求房管檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提升就顯得尤為重要，對(duì)于我國(guó)房管行業(yè)的健康發(fā)展也具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。現(xiàn)就房管檔案數(shù)字化發(fā)展做一些探討。

一、什么是房管檔案

房管檔案是指在住房保障和房屋管理工作中產(chǎn)生的關(guān)于住房保障、物業(yè)管理、房地產(chǎn)市場(chǎng)等方面的具有保存和利用價(jià)值的各種歷史記錄，是房產(chǎn)管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，是提供外部查詢(xún)和追溯情況房產(chǎn)情況的重要基礎(chǔ)資料。

二、房管檔案的鮮明特點(diǎn)

有別于其他專(zhuān)業(yè)檔案，房管檔案擁有其自身鮮明的特點(diǎn)，主要包括動(dòng)態(tài)性、區(qū)域性和憑證性。動(dòng)態(tài)性，包括房產(chǎn)本身變化和房屋外部條件變化所引起的房產(chǎn)變化，前者如房屋征收、舊城改造、城市規(guī)劃、產(chǎn)權(quán)滅失等，后者如房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)、繼承、轉(zhuǎn)讓等原因造成的權(quán)屬變更。其動(dòng)態(tài)性決定了必須進(jìn)行房管檔案的動(dòng)態(tài)化管理，以確保房地產(chǎn)權(quán)益現(xiàn)狀一致性；區(qū)域性，屬地管理是房管檔案管理的基本原則，法律規(guī)定中明確指出，一個(gè)行政區(qū)劃內(nèi)只能有一家房地產(chǎn)發(fā)證機(jī)構(gòu)；憑證性，房管檔案是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)物，能夠?qū)θ伺c房屋間的權(quán)利關(guān)系作出合法證明，從而在法律方面為產(chǎn)權(quán)保障和產(chǎn)權(quán)管理提供有力的法律依據(jù)。

三、房管檔案數(shù)字化的意義

所謂房管檔案數(shù)字化，指的是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)等的利用，將各載體形式的房管檔案資源向數(shù)字化檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化聯(lián)接的形式，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)施管理，從而依靠有序的檔案信息庫(kù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享，保證信息的及時(shí)提供利用。

房管檔案數(shù)字化的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）促進(jìn)工作效率的提高

房管檔案管理數(shù)字化核心依賴(lài)于計(jì)算機(jī)的輔助，通過(guò)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，有效改善了手工檢索的局限性，拓展了多樣多元性，房管檔案利用效率顯著提升。

（二）銜接各部門(mén)工作，促進(jìn)房管工作水平的整體提高

房管檔案的數(shù)字化將各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)連接在一起，根據(jù)設(shè)定的權(quán)限科學(xué)合理利用檔案，一方面避免了紙質(zhì)檔案的損耗，另一方面充分發(fā)揮了業(yè)務(wù)中形成的檔案服務(wù)業(yè)務(wù)的反哺作用，促進(jìn)房管工作水平的整體提高。

（三）利于高效快捷房產(chǎn)信息服務(wù)體系的建立

當(dāng)信息化已經(jīng)成為一種全新的管理方式和運(yùn)行模式，成為帶動(dòng)管理創(chuàng)新和體制改革不可或缺的一部分。充分利用已有的系統(tǒng)資源，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理，將房管檔案信息有效地整合和利用，向大眾提供信息公開(kāi)、網(wǎng)上政務(wù)、公共服務(wù)、公眾參與及其他個(gè)性化服務(wù)等功能的平臺(tái)，從而形成政府聯(lián)系群眾、服務(wù)群眾的一座橋梁。同時(shí)，建設(shè)內(nèi)部業(yè)務(wù)工作平臺(tái)，便于對(duì)工作信息、工作數(shù)據(jù)的查詢(xún)與使用，便于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解房管工作情況和數(shù)據(jù)，便于更多業(yè)務(wù)的整合，以此提升內(nèi)部工作效率。同時(shí)，作為權(quán)威、準(zhǔn)確、全面、嚴(yán)肅的房管檔案數(shù)字化發(fā)展，需嚴(yán)格做好安全保密工作。

四、房管檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)分析

（一）強(qiáng)化房管檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

房管檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是開(kāi)展房管檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)與前提，也是現(xiàn)代化角度下對(duì)房管檔案管理行為的確定，且必須著眼于數(shù)字化管理這一基礎(chǔ)。當(dāng)前，部分房產(chǎn)部門(mén)依然輕戶(hù)籍、重產(chǎn)權(quán)的情況，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化存在一定滯后性，房管檔案的數(shù)字化被忽視，如設(shè)計(jì)與建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、自動(dòng)化的檔案編目與檢索、檔案庫(kù)現(xiàn)代化保護(hù)技術(shù)、檔案工作輔助管理等。這些不僅是房管檔案工作的基本環(huán)節(jié)和自動(dòng)化檔案管理的具體體現(xiàn)，而且還是全面實(shí)現(xiàn)房管檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。因此，房管檔案的數(shù)字化推進(jìn)，必須嚴(yán)格落實(shí)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作。而這就需要各房產(chǎn)部門(mén)結(jié)合自身情況，注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化為發(fā)展目標(biāo)，來(lái)促進(jìn)檔案工作的不斷完善。

（二）建立房管檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)

當(dāng)前，大部分房管檔案仍然以紙質(zhì)體現(xiàn)。通常，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化制作有兩種形式：第一，通過(guò)掃描儀掃描，經(jīng)OCR（文字識(shí)別軟件）識(shí)別，或計(jì)算機(jī)人工錄入，來(lái)將檔案信息制成文本文件；第二，按頁(yè)由掃描儀將紙質(zhì)檔案掃入至計(jì)算機(jī)中，依靠圖形文件的制作，來(lái)形成數(shù)字化的原文信息。其中，前者空間上占據(jù)的小，是意義層面上的真正全文數(shù)字化，但紙質(zhì)檔案有著多種多樣的信息記錄方式，有手寫(xiě)體、繁體字，且存在非文字形式、字跡褪色等情況，這對(duì)于要求真實(shí)程度最大化的房管檔案來(lái)講，無(wú)疑是個(gè)明顯缺陷。而人工錄入形式，錄入人員的數(shù)量不但要多，且效率低、容易出現(xiàn)差錯(cuò)，且核對(duì)存在難度，可以說(shuō)，這一方式大投入、慢收效的特點(diǎn)，對(duì)檔案信息的實(shí)際應(yīng)用造成了嚴(yán)重影響。而第二種方式的實(shí)現(xiàn)就容易許多，使得加工二次文獻(xiàn)信息的時(shí)間大大縮短，不但促進(jìn)了檔案信息時(shí)效性的提高，且表現(xiàn)出相對(duì)較低的差錯(cuò)率。同時(shí)，圖像掃描是對(duì)原件本來(lái)面目的保持，不但能夠使利用者看到檔案的文字內(nèi)容，且還能看到如紙色、批注等其他特征，能夠獲取更多的利用價(jià)值。而在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，在硬件、軟件上都可以很好地解決圖形空間占據(jù)空間大的問(wèn)題。因此，在房管檔案的數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)積極推廣第二種紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作方式，以確保所建立的房管檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)具有更高的利用價(jià)值，能夠更好地服務(wù)于檔案管理工作。

（三）建立房管檔案信息傳輸平臺(tái)

只有傳遞過(guò)程中的檔案信息才能體現(xiàn)其應(yīng)有價(jià)值，以往檔案信息只存在于原件或經(jīng)處理的二次文獻(xiàn)當(dāng)中，檔案信息的獲取需要到存檔處，通過(guò)拍攝、靜電復(fù)制、閱覽摘錄等形式來(lái)實(shí)現(xiàn)。而房管檔案的數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為檔案信息傳輸?shù)闹饕脚_(tái)，形成傳遞網(wǎng)絡(luò)，拜托了空間、時(shí)間限制的同時(shí)，能夠進(jìn)行多項(xiàng)傳遞和遠(yuǎn)程傳輸。據(jù)愿望的構(gòu)建是檔案信息傳輸平臺(tái)建立的前提，在遵循“統(tǒng)一通信協(xié)議”的基礎(chǔ)上，將各部門(mén)計(jì)算機(jī)資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系進(jìn)行整合，可以不同應(yīng)用為依據(jù)，來(lái)進(jìn)行服務(wù)器的設(shè)置，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)體計(jì)算機(jī)對(duì)信息資源的共享，在權(quán)限范圍內(nèi)獲取相關(guān)信息。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的重視程度越來(lái)越高，尤其在注重民生的今天，房管檔案的發(fā)展聚焦了更多人的目光。隨著數(shù)字化應(yīng)用領(lǐng)域的拓展和技術(shù)水平的逐步提高，使房管檔案信息管理向數(shù)字化方向快速邁進(jìn)，推進(jìn)房管檔案由傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)向數(shù)字模式，已成為當(dāng)前擺在我們面前的重要課題。結(jié)合房管部門(mén)實(shí)際工作情況，加大數(shù)字化進(jìn)程，使房管檔案服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化，從而更好地服務(wù)社會(huì)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾，使房管檔案管理的應(yīng)用得到充分發(fā)揮，更好致力于我國(guó)房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，為全面建成小康社會(huì)作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

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