呂雅暉
(牡丹江市政府采購中心 黑龍江 牡丹江 157000)
人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的文字材料,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的,是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。
1、相關(guān)機(jī)構(gòu)及人員的人事檔案意識(shí)薄弱,對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。長(zhǎng)期以來,相當(dāng)一部分人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足,認(rèn)為人事檔案就是裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作,只要不丟失、不泄密,能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)或提拔時(shí)的查檔工作就行。因此,使得人事檔案管理工作變得默默無聞,很少有人過問,在一定程度上缺乏應(yīng)有的理解與重視,人事檔案管理工作處于“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的尷尬境地。
2、人事檔案管理的相關(guān)制度不健全、落實(shí)不到位。有的部門沒有明確制定管理人員的崗位職責(zé),缺乏系統(tǒng)、完備的規(guī)章制度;有的只有查(借)閱制度;有的雖然制定了制度,但由于管理不規(guī)范,在工作中無法落實(shí),嚴(yán)重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
3、人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求。檔案庫房多是普通辦公用房,有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室,檔案長(zhǎng)期受到高溫潮濕的危害;庫房門窗多為普通門窗,封閉不嚴(yán),起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用,沒有配置檔案安全保管“八防”設(shè)施,與檔案安全保管要求差距很大。
1、增加人事檔案管理人員配備,不斷提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理者必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求,現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素,同時(shí),也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu),因此,建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的。首先,人事檔案部門應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé),根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員,確保有足夠的人員、時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔、建檔及對(duì)檔案材料進(jìn)行開發(fā)利用。同時(shí),檔案管理者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu),現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用,迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí),其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí),它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次,全面掌握檔案專業(yè)知識(shí),如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。其次,人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,因此要求工作人員嚴(yán)守工作紀(jì)律,不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),拓寬知識(shí)面,不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能,充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進(jìn)人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí),上級(jí)檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件,有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造,進(jìn)行離崗培訓(xùn),還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法,互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。
2、要建立健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)人事檔案方面的各項(xiàng)規(guī)章制度。面對(duì)新時(shí)期新任務(wù)新要求,緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求,結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際,進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度,對(duì)人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度,不斷規(guī)范人事檔案管理。切實(shí)從人事檔案管理和利用的角度出發(fā),把反映個(gè)人業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人信用、職業(yè)培訓(xùn)、違法記錄等方面的內(nèi)容納入人事檔案中去,適當(dāng)采用定量指標(biāo)考核作為對(duì)個(gè)人工作業(yè)績(jī)和態(tài)度的記錄,突出個(gè)人能力的發(fā)展,提高人事檔案信息的利用價(jià)值。具體可從以下四個(gè)方面做起:第一,強(qiáng)調(diào)“個(gè)性化”與“辨識(shí)度”;第二,減少主觀內(nèi)容;第三,擯除冗余內(nèi)容;第四,擴(kuò)充新內(nèi)容。
3、加強(qiáng)檔案保管的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。要積極采取措施,加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度,設(shè)立專門的檔案室,按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護(hù)設(shè)備,確保人事檔案的完好保存。
4、利用現(xiàn)代化管理手段。依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn),不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用,開拓創(chuàng)新,開發(fā)新手段,充分聽取人事檔案工作第一線人員的意見,加大投入,對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù),在此基礎(chǔ)上,建立人事檔案信息查詢系統(tǒng),對(duì)相關(guān)管理部門和個(gè)人設(shè)置訪問權(quán)限,利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息,在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來,而且可以更快捷、更準(zhǔn)確地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
總之,全面加強(qiáng)人事檔案工作的管理,促進(jìn)檔案管理盡快從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變,從手工操作型向現(xiàn)代管理型轉(zhuǎn)變,從實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變,使檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變,使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。這樣,才能更好地推動(dòng)人事檔案工作更好的發(fā)展。
[1]賀焱,改革學(xué)校人事檔案管理工作的思考[J].云南檔案,2008.3.
[2]朱玉媛,現(xiàn)代人事檔案管理,中國檔案出版社,2002.4.
[3]傅華《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期.
[4]羅紅秋、李偉時(shí),事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新勢(shì)在必行[J].黑龍江科技信息,2008.15.