劉文會

（黑龍江省疾病控制中心 黑龍江 哈爾濱 150030）

在信息技術(shù)突飛猛進的時代，信息已成為了等同甚至超過物質(zhì)和能源的重要資源，信息資源的開發(fā)利用已成為了經(jīng)濟、社會發(fā)展的重要一環(huán)。這就要求在檔案信息資源共享的建設(shè)過程中，既要依靠信息技術(shù)實現(xiàn)基礎(chǔ)性保障，也要依托管理的標(biāo)準(zhǔn)化和服務(wù)的科學(xué)化，完善檔案信息資源共享機制建設(shè)。

一、檔案信息資源共享的意義

1.檔案信息資源整合，方便統(tǒng)計

檔案信息資源整合工作應(yīng)首先建立在統(tǒng)計分析的基礎(chǔ)上，沒有統(tǒng)計分析，檔案信息資源整合工作將無從下手。為保證檔案信息資源整合工作有針對性、有計劃性地開展，就要對檔案信息資源的分布狀況、流向和檔案信息用戶的需求、特點等進行調(diào)查、摸底、研究、分析，然后制定科學(xué)合理的實施計劃。

通過開發(fā)利用,能使檔案的潛在價值變?yōu)楝F(xiàn)實價值,能發(fā)揮其經(jīng)濟效益和社會效益。通過有關(guān)信息的收集匯總、分析和加工,及時地了解與掌握社會需求,及時地開發(fā)檔案信息資源,服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè),盡可能全面迅速。準(zhǔn)確地把有效信息傳輸給社會,既是大力開發(fā)檔案信息資源的有效形式,也是廣泛地系統(tǒng)地提供檔案資源為社會各方面服務(wù)的一項重要工作。收集后的檔案進行系統(tǒng)的管理,檔案的分類組卷能反映一定的歷史聯(lián)系,有章可循,讓人看了一目了然。

2.查詢檔案更便捷

檔案信息資源開發(fā)存在和發(fā)展的基礎(chǔ)是社會檔案信息需求,因此,滿足社會合理的檔案信息需求就成為檔案信息資源開發(fā)獲取社會合法性,進而獲取自身生存與發(fā)展的社會資源的基礎(chǔ)。

目前的檔案信息資源不僅數(shù)據(jù)量大、涉及范圍廣,同時它還系統(tǒng)的記載了人們成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)。所以利用現(xiàn)代知識數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對同類檔案進行分析處理可以得到很多有意義的有利于決策的知識和信息。合理科學(xué)地開發(fā)利用檔案信息資源,特別是科技檔案信息資源,并將其轉(zhuǎn)化為一定的生產(chǎn)力,才能發(fā)揮檔案信息資源在市場經(jīng)濟社會中的作用,為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供法律可靠憑證和現(xiàn)實參考。

二、檔案信息資源共享的現(xiàn)狀

1.建立檔案目錄中心

檔案目錄中心是指集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機構(gòu)，集中各級各類檔案館的全部檔案、資料目錄，并由其負責(zé)收集、存貯、管理、控制、傳遞全部檔案資源信息。

檔案目錄中心以建立實用高效的檔案檢索體系，實現(xiàn)資源共享為主要目的，促進了檔案館館際間、檔案部門與其它文化機構(gòu)間，以及地區(qū)間、國際間的文化交流，最大限度地提高了檔案的社會效益。

2.擁有檔案門戶網(wǎng)站

隨著我國檔案信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進,各級各類檔案學(xué)期刊網(wǎng)站建設(shè)的規(guī)模和速度與日俱增，這些網(wǎng)站的建立，上載到網(wǎng)上提供給用戶查找利用，必將促進我國檔案學(xué)的學(xué)術(shù)資源的傳播和利用，這是開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息服務(wù)的有效舉措。同時，檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)，對于檔案部門充分利用公共網(wǎng)絡(luò)這種全新的信息交流和資源共享有著重要意義。

這些網(wǎng)站逐步將部分館藏資源數(shù)字化，大大提高了檔案信息的傳遞速度，并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后的問題，對于擴大檔案影響、方便檔案利用、提高檔案服務(wù)水平都很有積極作用。

三、完善檔案信息資源共享機制的途徑

1.信息管理體制標(biāo)準(zhǔn)化

傳統(tǒng)的管理方法,缺乏科學(xué)手段,在一定程度上制約了檔案信息資源的開發(fā)利用，如只重視對檔案載體的管理,忽略了對檔案信息資源的揭示運用；檢索工具單一,缺乏科學(xué)的管理方法,使檔案信息資源得不到充分的發(fā)揮和利用等。

檔案信息資源開發(fā)利用工作的業(yè)務(wù)流程設(shè)計要合理、科學(xué)、緊湊,有利于提高工作效率；要嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)進行檔案信息的鑒定、整理、統(tǒng)計和利用等工作,要及時根據(jù)管理和開發(fā)利用對象的變化,對業(yè)務(wù)流程作相應(yīng)的調(diào)整并逐步優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化，有利于科學(xué)管理和開發(fā)利用檔案信息資源。

在理性化社會,實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)理性化是實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)有效性的基本保障。實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)的理性化,首先在于構(gòu)建一套充分體現(xiàn)現(xiàn)代檔案信息資源開發(fā)理念的行之有效的檔案信息資源開發(fā)制度,以規(guī)范檔案信息開發(fā)實踐。

2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助

在信息技術(shù)突飛猛進的時代，技術(shù)已不是阻礙信息資源共享的根本障礙，關(guān)鍵的障礙在還在于人的因素，因為檔案作為一種非自然資源，是與人息息相關(guān)的。

檔案信息數(shù)字化是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，其關(guān)鍵的內(nèi)容是檔案全文數(shù)字化。大量的實踐證明,沒有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開發(fā)利用,就根本談不上科學(xué)開發(fā)和合理利用檔案信息資源"先進的現(xiàn)代化設(shè)備在檔案工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,為科學(xué)開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越的條件,給檔案信息資源的開發(fā)利用帶來了革命性的變化。

應(yīng)用計算機可以實現(xiàn)檔案信息的編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作的自動化操作和管理,減輕了檔案信息資源開發(fā)利用工作的強度。檔案信息資源將通過網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報刊廣告等越來越豐富的形式為人們所利用。

3.提高檔案編研人員素質(zhì)

在社會主義市場經(jīng)濟條件下,大力開發(fā)利用檔案信息資源,關(guān)鍵是提高檔案人的素質(zhì)，受傳統(tǒng)管理體制影響,以往我國檔案部門對檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)。特別是專業(yè)素質(zhì),檔案管理隊伍年齡偏大,知識結(jié)構(gòu)不合理,業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低,這直接影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。

檔案開發(fā)利用要有較高素質(zhì)的檔案編研人員，一要有較高的理論政策水平，二要有良好的調(diào)查研究習(xí)慣，三要有開拓創(chuàng)新精神，根據(jù)時代要求，編寫前人沒有編寫過的材料，將那些對當(dāng)今經(jīng)濟發(fā)展和社會進步有益的檔案信息，及時地整理出來，使檔案信息在現(xiàn)實工作中充分發(fā)揮作用。

四、結(jié)語

隨著國內(nèi)信息化建設(shè)的不斷加快以及國家對信息化建設(shè)工作的重視程度日益加深，檔案信息化建設(shè)必然成為21世紀(jì)檔案事業(yè)最重要的歷史發(fā)展機遇，成為新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略選擇。檔案信息資源開發(fā)利用工作將踏著時代的腳步日新月異,檔案信息資源的開發(fā)利用趨勢會逐漸改變,它對社會的巨大作用也會逐漸顯現(xiàn)出來。