文/劉長剛

檔案管理工作以采集、保存和利用檔案資料為主要內(nèi)容。隨著檔案資料類型的日趨多樣，規(guī)模快速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能勝任各項檔案利用的現(xiàn)實需求。采取信息化手段加強檔案管理，能夠有效地避免傳統(tǒng)檔案管理中的各種缺陷，較為有效地降低了管理人員的勞動量，大大提升了檔案的管理效率和利用水平。因此，依托新興的云計算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)升級檔案資料管理的方法，有著十分重要的意義。

一、現(xiàn)存檔案管理方式的缺陷

（一）原始的管理方式依然存在。在一些地區(qū)和部門，仍舊沿用傳統(tǒng)的手工檔案管理方式。原始的檔案管理方式的缺陷十分明顯。比如，要想借閱檔案必須要到檔案室現(xiàn)場。特別是在檔案的審查、編目、查找、統(tǒng)計和歸檔等工作環(huán)節(jié)需要消耗很長的時間和大量的人工勞動。而且，對用筆規(guī)范及字跡要求高，要避免漏寫與漏抄。另外，紙質(zhì)檔案保存有年限限制，其耐久性取決于紙張纖維素的性質(zhì)，纖維素在高溫高濕等情況下容易受到破壞，可能發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，稍不注意就可能造成不可挽回的損失。

（二）檔案數(shù)字化程度不高。近十年來，檔案信息化建設(shè)日益受到各級的關(guān)注，檔案的數(shù)字化、電子檔案管理和數(shù)字檔案室、數(shù)字檔案館建設(shè)不斷展開，目前數(shù)字化的比例還不夠高，難以滿足實際工作的需要。浩如煙海的歷史文獻資料，氣象、地質(zhì)、石油、出版、傳媒和影視等以模擬信號存儲的電子資料等等，都是需要數(shù)字化的寶貴資源。當前，只有擁有資金和人才優(yōu)勢的政府和企業(yè)，才有能力進行大規(guī)模的數(shù)字化工作，而多年來，這些單位也只是做到了把少量的關(guān)鍵信號進行抽取、轉(zhuǎn)換，并裝載到數(shù)據(jù)庫中。

（三）檔案數(shù)據(jù)的利用方式單一。現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)利用模式多是對檔案進行檢索、查閱和相關(guān)統(tǒng)計等。在利用方式上有諸多不足。一是在線使用存在瓶頸，單機運行的檔案管理系統(tǒng)，無法實現(xiàn)網(wǎng)上借閱，而網(wǎng)絡(luò)檔案查詢系統(tǒng)如不進行性能優(yōu)化，閱讀排隊的情況依舊存在。二是查閱方式過于單一，目前對于數(shù)字化檔案的查閱，通常都是在計算機上查看原始檔案的電子掃描件，應(yīng)實現(xiàn)在專用終端、移動終端等多類型設(shè)備上的查閱、展示。

二、依托新興信息技術(shù)管理檔案的優(yōu)勢分析

檔案管理信息系統(tǒng)一般由數(shù)據(jù)庫、文檔管理程序、各個功能程序和打印系統(tǒng)構(gòu)成。信息系統(tǒng)可以對數(shù)據(jù)庫進行查閱、修改以及歸檔的操作，同時還可以為權(quán)限范圍內(nèi)的用戶提供界面。使得用戶和數(shù)據(jù)庫直接對話。數(shù)據(jù)庫是整個管理系統(tǒng)的核心，各種程序板塊主要是圍繞數(shù)據(jù)庫進行的各項操作。

概括來講，在檔案管理中采取新興的云計算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等信息化技術(shù)，能夠大大減輕工作人員的勞動強度，減少了人工查找和歸檔的手續(xù)，提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。

（一）便于數(shù)字檔案信息資源共享。云計算技術(shù)屏蔽了信息資源的格式多樣性，它將異構(gòu)系統(tǒng)中的所有資源實施連通，可以消除信息孤島，為用戶提供“一站式跨庫”型檢索，實現(xiàn)信息資源的整合共享。作為十分重要的信息資源，檔案資料利用云計算的共享性，可將分布在不同地域、不同部門異構(gòu)檔案信息資源集成起來，為用戶提供統(tǒng)一的訪問接口，實現(xiàn)各檔案館、各檔案部門之間檔案信息資源共享。在檔案信息資源管理中的應(yīng)用云計算技術(shù)，可以提高檔案部門的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，提高數(shù)字檔案信息資源的利用效率。

（二）保障檔案信息資源的安全。基于云計算的數(shù)據(jù)集中存儲，科研更容易進行安全監(jiān)測，有效提高信息系統(tǒng)的安全性。基于云計算的數(shù)據(jù)中心有專門的管理者對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理、分配資源、控制安全，并進行可靠的安全實時監(jiān)測，可以有效地保證網(wǎng)絡(luò)計算環(huán)境的安全性和方便性。還能保證數(shù)字檔案館中的檔案信息資源的安全存取和通信，保證不同用戶對檔案信息資源的不同訪問權(quán)限，滿足檔案信息資源的特殊安全要求。

（三）增強檔案信息資源的處理能力。隨著檔案信息化進程的加快，需要處理的檔案數(shù)據(jù)越來越多，云計算能夠充分利用現(xiàn)有資源，更好地解決海量數(shù)據(jù)的計算處理和分析問題，云計算提供了無限大的存儲空間，為數(shù)字檔案館日益增長的海量數(shù)據(jù)提供了解決途徑。云計算具有超強的計算能力，能夠很好地計算處理和分析海量的數(shù)據(jù)，使云計算中的資源更加高速、高效地存取。通過云計算的運用，可以智能地分配和優(yōu)化檔案信息資源，更快地解決檔案信息資源的數(shù)據(jù)處理和檢索利用問題，從而以更短的時間、更低的成本實現(xiàn)海量數(shù)字檔案信息資源的數(shù)據(jù)處理。

（四）滿足檔案利用的個性化服務(wù)。 提供個性化服務(wù)是現(xiàn)代信息服務(wù)工作的基本內(nèi)容之一，云計算模式在改善檔案信息資源個性化服務(wù)方面具有明顯的優(yōu)勢。一方面，在云計算模式下，運用云計算強大的計算能力和幾乎無限的帶寬可以為檔案信息資源共享提供一個良好的交互環(huán)境，有助于檔案部門及時了解用戶要求，有的放矢地提供個性化服務(wù);另一方面，云計算還是一種開放式的環(huán)境，在這一環(huán)境下，可以運用云計算平臺的強大功能整合播客、博客、維基百科等服務(wù)技術(shù)和模式，提升檔案信息資源個性化服務(wù)的能力，從而有效滿足用戶的個性化需求。

（五）降低檔案利用者的應(yīng)用門檻。云計算提供統(tǒng)一的信息資源平臺，檔案利用者既不需要在固定的時間和空間獲取資源，也不需要在個人終端上安裝各種各樣的軟件。隨著 3G時代的到來，通過手機接入云計算服務(wù)已成為可能。不管用戶在何時何地，只要能連入互聯(lián)網(wǎng)，就能享受到數(shù)字檔案館的服務(wù)。作為網(wǎng)格運算模式的發(fā)展和改進，云計算提供了更強的管理機制、自動化的部署功能和高層次的虛擬化技術(shù)，將實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)虛擬環(huán)境下最大化的資源共享和協(xié)同?；谠朴嬎闫脚_，用戶可將一個實時動態(tài)的全社會數(shù)據(jù)庫與應(yīng)用完美結(jié)合，享受云計算服務(wù)帶來的美好體驗。

（六）提供強大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能。云計算這種信息服務(wù)模式在數(shù)字檔案館中并不是簡單應(yīng)用，而是建立一種全新的服務(wù)理念。它既是一種技術(shù)實踐也是一種全新的管理理念，這不僅需要檔案工作工作人員掌握相關(guān)知識和技能。更需要樹立服務(wù)意識和學習意識，更新知識、轉(zhuǎn)變觀念。數(shù)字檔案館的工作人員不再是以往檔案館的檔案管理員，而是被賦予了 “檔案信息導航員”、 “知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”的新角色。

云計算為檔案信息用戶提供了強大的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)功能，這對數(shù)字檔案館的信息人員的服務(wù)能力提出了更高的要求。由于云計算提供全方位的高效交互平臺，能有效滿足檔案信息資源的個性化需求，因此檔案館應(yīng)該提供 “服務(wù)主導型”方式來滿足信息用戶個性化的信息需求。數(shù)字檔案館把用戶的個性化信息需求擺在首要地位，注重用戶的反饋情況，不斷調(diào)整服務(wù)策略與方式。通過與用戶的交互，對用戶需求作出更加敏捷的反應(yīng)，從而使數(shù)字檔案館信息服務(wù)的實用性增強。同時云計算提供的強大的計算功能和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，有利于數(shù)字檔案館的信息人員采用新技術(shù)進行知識管理，有利于信息人員創(chuàng)新服務(wù)、檔案信息人員以知識的搜尋、組織、分析和重組的能力為基礎(chǔ)，融入到用戶解決問題的過程之中，提供能夠有效支持知識應(yīng)用和知識創(chuàng)新的服務(wù)。

（七）提高實物檔案的管理效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以實現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)來查詢所需要借閱的實物檔案的實時動態(tài)和準確位置，可以在很大程度上提升工作效率。應(yīng)用RFID的檔案管理應(yīng)用可以實現(xiàn)無接觸識別，一次可識別多個對象，讀寫速度快，標簽容量大，可反復使用，不受玻璃、塑料等非金屬材質(zhì)限制。

可以實現(xiàn)自主借還檔案。RFID標簽支持批量處理，可以輕易實現(xiàn)同時處理上百個標簽。借助外圍設(shè)備，如自主借檔機、自主還檔機，讀者一次性即可完成借閱歸還多本檔案，且標簽根據(jù)實際情況自動注記已借或者已還，免除了諸多人工工作，既簡化了流通過程、提高了流通速度和人員效率，又減少了集中排隊等候的窘狀。

可以實現(xiàn)快速盤點，實現(xiàn)及時、準確整架。如果去找一本沒有放在規(guī)定位置的檔案，對工作人員來說經(jīng)常要花費大量的時間和精力。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以對檔案進行定位。工作人員只需通過手持式讀寫器掃過檔案架或檔案庫，含有檔案信息的標簽就能被檢測到，并輔以動畫圖示的方式顯示檔案位置，實現(xiàn)了館藏管理模式的精確化、實時化和高效率，促進了館藏盤點成為一項經(jīng)常性工作。

三、推進檔案信息化管理的策略

（一）規(guī)范檔案管理的標準體系。檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，導致信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有較大差異，難以共享。所以需要制定統(tǒng)一的標準規(guī)范體系，特別是對云計算的體系結(jié)構(gòu)，新興技術(shù)的運用模式進行規(guī)范，以切實推動檔案管理的標準化、規(guī)范化、信息化及科學化進程。

（二）健全檔案管理的規(guī)章制度。建立檔案工作制度必須遵循一定的規(guī)章和制度。檔案管理規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學性，建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以不斷適應(yīng)單位檔案管理的需要。另外要堅持簡明實用及可操作性原則，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。

（三）提高新興技術(shù)的支撐作用。技術(shù)革新是檔案信息化建設(shè)的推動力，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。要配備質(zhì)量可靠性能優(yōu)良的硬件設(shè)備，設(shè)計開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設(shè)與各類辦公系統(tǒng)實現(xiàn)信息融合貫通。還要建立集成系統(tǒng)，不斷豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。