文/西南油氣田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部 蔣超

企業(yè)的生存與發(fā)展離不開辦公室的有效運(yùn)作，同時辦公室也是企業(yè)形象的外在表現(xiàn)形式。在新的國際與國內(nèi)形勢之下，國有企業(yè)要想在激烈的市場競爭中取得有利的地位，就必須要強(qiáng)化對辦公室的管理工作，提高辦公室的工作效率。國有企業(yè)的辦公室管理就是通過辦公室的中間管理環(huán)節(jié)將企業(yè)的管理活動付諸于實(shí)踐，這其中包括國有企業(yè)工作計(jì)劃的制定、成本的管理、財(cái)政預(yù)算、人力資源的配置以及與外部的溝通等方面，從而使企業(yè)文化與精神深入人心，使企業(yè)的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。國企辦公室的管理具有組織性、控制性、計(jì)劃性的特點(diǎn)。辦公室要做好預(yù)測工作，為上級主管部門的決策提供科學(xué)的依據(jù)，另外，辦公室還要做好組織工作，制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃并指定好責(zé)任人，同時在具體的實(shí)際工作中做好監(jiān)督與檢查工作，保證企業(yè)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、加強(qiáng)國企辦公室管理的意義

（一）紐帶作用

在現(xiàn)代的國有企業(yè)中，辦公室是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、有效連接不同職能部門以及內(nèi)部員工之間的橋梁，承擔(dān)著下情上達(dá)與上情下達(dá)的重要責(zé)任，與此同時，辦公室還承擔(dān)著綜合權(quán)衡以及宏觀調(diào)控的職能。辦公室是企業(yè)指揮、決策以及執(zhí)行的有效協(xié)調(diào)部門。辦公室處于領(lǐng)導(dǎo)與基層之間的一個中介性的位置，在對基層部門的情況進(jìn)行及時全面的了解的同時，還要保證領(lǐng)導(dǎo)的決策能夠適應(yīng)客觀條件，并輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行計(jì)劃與方案的制定，在方案制定完成之后，還要輔助領(lǐng)導(dǎo)對各項(xiàng)工作進(jìn)行布置。

（二）參謀作用

辦公室管理要及時、準(zhǔn)確、全面的將企業(yè)的各方面的信息提供給上層領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供科學(xué)有效的依據(jù)；辦公室管理承擔(dān)著以企業(yè)的中心工作為核心，從而進(jìn)行各種調(diào)查研究組織與開展的工作，并通過得到的結(jié)果為企業(yè)的中心工作提供有效科學(xué)可靠的依據(jù)；辦公室管理要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖來處理好各個重要文件的起草工作，并輔助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項(xiàng)重要決策的制定推行與各項(xiàng)重要工作的開展；辦公室管理還要對企業(yè)各項(xiàng)重大事項(xiàng)的處理提出具有針對性的建議。

企業(yè)辦公室的現(xiàn)代化管理對企業(yè)的整體運(yùn)行、管理及發(fā)展有著不可忽視的推動作用。在我國的國有企業(yè)中，辦公室作為行政部門之一，承擔(dān)著協(xié)調(diào)各方關(guān)系、承上啟下、發(fā)號施令、聯(lián)系各方的重要責(zé)任，是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策以及有效管理的不可缺少的重要的綜合辦事機(jī)構(gòu)，是任何其他部門都無法代替的。

二、加強(qiáng)國有企業(yè)辦公室管理的有效方法

（一）深化對辦公室管理的認(rèn)識，創(chuàng)新管理工作

做好企業(yè)辦公室管理工作的前提，就是必須強(qiáng)化辦公室工作人員的責(zé)任意識、服務(wù)意識以及危機(jī)意識。只有做到這些，才能使員工在工作中居安思危、全心全意、盡職盡責(zé)的工作，提高他們工作的積極性與創(chuàng)造性，以達(dá)到提高辦公室工作的整體效率，促進(jìn)企業(yè)效率的提高。另外，國有企業(yè)辦公室的管理工作還需改變以往落后的工作方法及思路，創(chuàng)新工作方法，創(chuàng)造性的開展辦公室的管理工作，保證辦公室的管理能夠與基層的管理工作協(xié)調(diào)一致，并為其提供有益的幫助。辦公室的管理工作必須與時俱進(jìn)，不能與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展步伐脫節(jié)，要做好辦公室的管理工作，就要務(wù)實(shí)求精、承上啟下，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

（二）提高辦公室人員的素質(zhì)，強(qiáng)化其工作意識

要想強(qiáng)化辦公室的管理工作，優(yōu)秀的人才就必不可少?，F(xiàn)代企業(yè)的競爭主要是人才的競爭，在辦公室的管理中也是如此。具體地說，要強(qiáng)化辦公室的管理，就要科學(xué)合理的管理與配置人才資源。國有企業(yè)辦公室人員的工作內(nèi)容復(fù)雜、工作環(huán)境單一、事務(wù)繁多，這種情況往往會導(dǎo)致辦公室工作人員消極怠工的現(xiàn)象的發(fā)生。為了防止這一不利現(xiàn)象的發(fā)生，就必須要提高國企辦公室的工作效率，強(qiáng)化對辦公室的管理，就必要須有一套合理有效的激勵制度與考核制度，激勵工作人員的工作積極性，激發(fā)他們自身的工作能力，提高他們工作的熱情。人才的素質(zhì)直接影響著辦公室工作效率的高低，由此，提高國有企業(yè)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，建立并強(qiáng)化辦公室的人才隊(duì)伍勢在必行。為了適應(yīng)新形勢與新任務(wù)，保證企業(yè)經(jīng)營活動以及工作中心任務(wù)的順利開展，國有企業(yè)辦公室工作人員的整體素質(zhì)要同步提高。具體來說，就是要強(qiáng)化辦公室的人才隊(duì)伍，首先要重視人才的引進(jìn)，在企業(yè)進(jìn)行招聘時，必須要將人才的質(zhì)量把關(guān)好，盡最大的努力爭取引進(jìn)優(yōu)秀人才；其次，企業(yè)還要對辦公室的工作人員進(jìn)行綜合能力的相關(guān)培訓(xùn)，制定科學(xué)的培訓(xùn)課程，進(jìn)而提高辦公室的人員的專業(yè)化技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德素質(zhì)。在這里要注意的是，決不能讓培訓(xùn)工作只是流于形式，必須要讓培訓(xùn)工作產(chǎn)生實(shí)際的意義。總之，要保障員工具有較高的工作素質(zhì)，豐富的知識與工作經(jīng)驗(yàn)的積累，同時，還要能夠用有較高的掌控把握的能力和開拓創(chuàng)新的意識。

（三）優(yōu)化辦公室的工作環(huán)境，完善辦公基礎(chǔ)設(shè)施

目前，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速普及，辦公室的工作環(huán)境就十分有必要進(jìn)行改善。國有企業(yè)要想在激烈的市場競爭中取得主動地位，強(qiáng)化辦公室的管理十分重要。在科技迅猛發(fā)展的今天，辦公室工作的主要特點(diǎn)已經(jīng)表現(xiàn)在：辦公室工作的信息化、科學(xué)化、系統(tǒng)化以及自動化，而這些都離不開辦現(xiàn)代化的公室環(huán)境。完善辦公室的硬件設(shè)施建設(shè)，配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)處理設(shè)備、掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、數(shù)碼設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)、檔案文件管理設(shè)備等工作必需品，就是要為辦公室的工作人員提供一個優(yōu)良的工作環(huán)境。

（四）嚴(yán)格辦公室的工作紀(jì)律，完善工作責(zé)任制

在我國的許多國有企業(yè)中，普遍存在辦公室的工作人員比較多，辦公室的管理較為松散的現(xiàn)象，這十分不利于辦公室工作的順利開展，落后的工作方式已經(jīng)不能滿足國有企業(yè)健康快速發(fā)展的需要了?；诖?，就需要根據(jù)企業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要以及市場的現(xiàn)狀，建立一套健全的完善工作責(zé)任機(jī)制。對辦公室的工作進(jìn)行明確的分工，把復(fù)雜的辦公室工作分配細(xì)化到各個部門、各個人員。之后要嚴(yán)格落實(shí)各個部門，各個人員工作的實(shí)施，務(wù)必讓辦公室的每一個工作人員都明確自己的工作職責(zé)與工作要求，在自己的工作崗位上做好自己應(yīng)做的工作，為企業(yè)負(fù)起自己應(yīng)負(fù)的責(zé)任。除此之外辦公室的工作人員還要嚴(yán)格遵守企業(yè)的工作紀(jì)律，保證辦公室人員在工作過程中以企業(yè)的利益為首要目標(biāo)，堅(jiān)決杜絕以權(quán)謀私、公物私用、以公肥私等現(xiàn)象的出現(xiàn)。嚴(yán)格按照企業(yè)的各項(xiàng)制度及規(guī)定執(zhí)行工作。只有做好這些工作，國有企業(yè)的辦公室才能真正的提高工作的效率，為企業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮好紐帶作用與參謀作用。另外，強(qiáng)化辦公室的管理時，企業(yè)一定要注意不要打擊工作人員的工作激情，還要注重培養(yǎng)并增強(qiáng)員工對企業(yè)的責(zé)任感和紀(jì)律性，凝聚企業(yè)的向心力。

（五）完善辦公室的組織結(jié)構(gòu)，提高工作效率

要促進(jìn)國有企業(yè)的健康發(fā)展，強(qiáng)化辦公室管理，提高辦公室的工作效率，就必須要對企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善與優(yōu)化。辦公室的組織結(jié)構(gòu)與企業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)有直接的關(guān)系，而且還關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營活動的各個方面。因此，完善國有企業(yè)辦公室的組織結(jié)構(gòu)，對國有企業(yè)辦公室工作效率的整體提高有著至關(guān)重要的作用。而要完善辦公室的組織結(jié)構(gòu)，就必須保證處于這個組織結(jié)構(gòu)中的各個部門、小組的信息傳遞以及信息處理工作能夠及時、準(zhǔn)確、高效、全面的開展，只有做到這樣，才能保障不斷地向辦公室輸送新的信息量，從而保證辦公室工作的有效運(yùn)行與發(fā)展。辦公室必須進(jìn)行科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，堅(jiān)持高效、統(tǒng)一、精簡的原則，對辦公室的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置以及職位設(shè)置進(jìn)行科學(xué)有效的調(diào)整，對職能、機(jī)構(gòu)及編制進(jìn)行規(guī)范，使其能夠更好地的滿足新時期里對辦公室工作的實(shí)際要求，并遵循市場的客觀規(guī)律。在對辦公室的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行完善與優(yōu)化時，國有企業(yè)必須做到一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，一方面要考慮到我國的具體國情以及國有企業(yè)自身的具體情況，另一方面還要考慮到辦公室的具體情況以及其自身的工作特點(diǎn)，理順各方關(guān)系，協(xié)調(diào)好結(jié)構(gòu)內(nèi)部的系統(tǒng)以及與外部結(jié)構(gòu)的關(guān)系。在對辦公室的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行了科學(xué)的完善與優(yōu)化之后，才能保障辦公室信息的暢通以及運(yùn)轉(zhuǎn)的協(xié)調(diào)，才能辦證辦公室工作的順利開展，才能促進(jìn)辦公室的工作效率的提高。

三、結(jié)語

總而言之，在目前的市場大環(huán)境下，我國的國有企業(yè)必須認(rèn)識到辦公室管理工作的重要意義。強(qiáng)化對辦公室工作的管理，對于我國的國有企業(yè)的運(yùn)營、管理以及發(fā)展都有著非常重要的推動作用?；诖?，要想提高企業(yè)內(nèi)部的管理水平與整體質(zhì)量，有效地促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)管理的推動及業(yè)務(wù)的有序開展，我國的企業(yè)尤其是國有企業(yè)就必須重視辦公室的管理，并采取科學(xué)合理的方式對企業(yè)的辦公室管理工作進(jìn)行優(yōu)化與完善，從而提高辦公室的工作效能，提高企業(yè)整體的工作效率，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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