文/通化市二道江區(qū)人民醫(yī)院 楊靜仙

一、醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題

首先，電子檔案的管理是借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的功能才能得以實現(xiàn)的，然而，對于互聯(lián)網(wǎng)的使用必然會伴隨相應(yīng)的安全隱患。醫(yī)院的電子檔案是非常重要也很機(jī)密的文件，里面存有很多很有價值的信息，很多黑客正是基于對于這一點的了解，會惡意的攻擊相關(guān)醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來竊取信息，一旦得逞，給醫(yī)院帶來的損失往往難以估量，信息安全問題是醫(yī)院電子檔案管理工作中面臨的首要的難題與困境。其次，在傳統(tǒng)的檔案管理中，針對紙質(zhì)的文件管理，文件的原始性可以通過紙張、字跡等非常個人的特征得以分辨及體現(xiàn)，然而，檔案一旦變成電子形式，這些特性就都不存在了，很多時候，醫(yī)院電子檔案的原始性無從追溯，原始性問題也是電子檔案管理中常見的一個問題。再次，紙質(zhì)的傳統(tǒng)檔案中，通過個人筆記、甚至相關(guān)的紙張制成材料，能夠?qū)τ诓牧系恼鎸嵭杂泻芎玫姆直?，然而，電子檔案的形式讓這些明顯的帶有個人特質(zhì)的特征都消失了，材料的形式、字跡全部一致，這給材料的真實性留下很大的疑問，對于真實性的辨識也變得更加困難。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的檔案形式通常很容易保存一整套文件，文件的完整性能夠有保障，而檔案一旦變成電子形式后通常會出現(xiàn)無據(jù)可依，無法確知檔案的完整，這給醫(yī)院檔案管理工作中帶來很多障礙。

二、建議采取的對策

（一）采取切實可行的信息保護(hù)措施

電子檔案管理過程中，最大的問題就是信息安全問題，因此對于醫(yī)院電子檔案的管理，首先要對信息安全性進(jìn)行把關(guān)，可以從以下幾個方面采取有效防范。首先，醫(yī)院內(nèi)部檔案存儲的保密工作要做到位，醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該有完善的防御措施，能夠很有效的抵抗外來病毒等的侵害。其次，醫(yī)院要做好內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作，應(yīng)當(dāng)成立專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，或者聘請相應(yīng)的專業(yè)人士定期對醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)信息安全進(jìn)行檢查，一方面是加強(qiáng)對信息安全的維護(hù)，另一方面，一旦發(fā)現(xiàn)問題或異?？梢约皶r采取相關(guān)的防御措施，將外來侵害的危險系數(shù)降到最低。此外，對于電子檔案管理人員的操作技能應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升，他們是信息安排的第一道把關(guān)，提升他們的技術(shù)水平對于提升整個檔案管理的安全系數(shù)有重要作用。

（二）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

檔案管理中存在的很多問題都和不規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和操作流程有關(guān)，因此，切實制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升電子檔案管理效率的有效途徑。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)針對需要管理的電子檔案類型及檔案的特點，制定一套完備的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實提升電子檔案的管理效率。對于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實到位，可以另外制定相應(yīng)的獎懲措施，對于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎賞，對于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實到每一個檔案管理人員的實際工作中，從而提升檔案管理的效率。

（三）提高檔案人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理的效率有著密切關(guān)系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因為管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)不夠，因此，切實提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是很有必要的。醫(yī)院內(nèi)部可以定期組織針對檔案管理人員的培訓(xùn)課程，這可以幫助他們鞏固專業(yè)技能，也能端正他們的工作態(tài)度，培訓(xùn)過程中管理人員還可以就工作中實際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。此外，對于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對他們的工作積極性是一種很好的激勵，能夠促進(jìn)他們更盡心盡責(zé)的為企業(yè)服務(wù)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來提升。

三、結(jié)語

隨著計算機(jī)信息技術(shù)在各行各業(yè)中應(yīng)用的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)由原始的管理途徑演變?yōu)殡娮訖n案管理的過程。然而，在電子檔案管理中仍然面臨著許多困境，想要讓這些問題得以改善，首先要對計算機(jī)信息安全問題做好把控，其次，有必要制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，此外，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能讓他們更好的為企業(yè)的檔案管理服務(wù)。

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[3]李妙蓉.醫(yī)院電子檔案管理工作探究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(05).