文/吉林省和龍市園林管理處 姜敏

一、信息化對于城市建設(shè)檔案的重要意義

社會主義中國日新月異、發(fā)展迅猛而穩(wěn)健，與我們生活息息相關(guān)的城市建設(shè)作為經(jīng)濟、社會發(fā)展的載體，自然要跟得上中國發(fā)展的速度，又好又快地進行城市建設(shè)工作任重道遠。城市建設(shè)以城市規(guī)劃為依據(jù)，最終服務(wù)于城市的運行，而城市規(guī)劃對于城市的發(fā)展具有指導(dǎo)性的意義，是城市管理的龍頭。社會主義中國發(fā)展至今，個各城市的規(guī)模、建設(shè)情況都有了較大的發(fā)展變化，所以城市的復(fù)雜系統(tǒng)特性決定了城市規(guī)劃是要跟隨城市的發(fā)展與運行狀況而發(fā)展，需要長期調(diào)整、不斷修訂、持續(xù)完善。如何高效管理城市建設(shè)、規(guī)劃檔案信息，對于檔案管理工作者而言是一項艱巨的任務(wù)。

我們需要采用信息化方發(fā)管理城市建設(shè)檔案信息。信息化是指廣泛使用、發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。信息化是科教興國的重要手段，是實施可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分。城市建設(shè)檔案工作的重點主要包括了大量工程建設(shè)圖紙和建設(shè)施工現(xiàn)場影音資料，從這個角度看，城市建設(shè)檔案信息資源不同于側(cè)重文書的綜合檔案，它是城市建設(shè)活動中專業(yè)技術(shù)和行業(yè)管理信息的積淀。因此，從建立城市建設(shè)基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)庫的角度出發(fā)，用信息化方法建立城市建設(shè)檔案電子信息庫，實現(xiàn)城市建設(shè)檔案收集、管理、利用的電子化，從而實現(xiàn)城市信息的廣泛共享，最大限度地實現(xiàn)城市建設(shè)資源信息的利用率，是我們管理城市建設(shè)檔案的最有效方法。

實踐是檢驗真理的唯一方法。目前，我國已經(jīng)有200多家城市建設(shè)檔案館建立了信息化管理系統(tǒng)，利用信息化方法管理城市建設(shè)檔案信息，他們建立了專門的網(wǎng)站，提供檔案信息遠程查詢、檢索等強大的功能，信息化方法為他們提供了高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為城市建設(shè)檔案管理工作提供了巨大的便利。信息化發(fā)展是一個趨勢，越來越多的城市建設(shè)檔案館利用信息化方法，正朝著數(shù)字檔案館的目標邁進。放眼全國，各市的城市建設(shè)檔案館的信息化進程明顯快于其他綜合性檔案館，這說明信息化確實為城市建設(shè)檔案信息的管理帶來了實實在在的好處。

當然，我們應(yīng)當清醒地意識到，我國信息化發(fā)展水平同發(fā)達國家相比還有一定差距，城市建設(shè)檔案管理信息化的普及工作任重道遠，而如何將信息化巨大優(yōu)勢發(fā)揮于城市建設(shè)檔案管理工作是我們今后工作的重中之重，需要我們深入研究、廣泛探討、反復(fù)實踐、詳細總結(jié)。

二、城市建設(shè)檔案管理模式

（一）探索城市建設(shè)檔案管理模式

當前，我國正處于計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變的重要時期，城市建設(shè)檔案管理工作要發(fā)展，就必須建立一套適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的管理模式，以此推動行業(yè)創(chuàng)造更大的價值。經(jīng)過積極探索，我們認為城市建設(shè)檔案工作要從經(jīng)濟行政手段向依法管理轉(zhuǎn)變，檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，檔案管理手段由手工向技術(shù)性轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)由單一向綜合型服務(wù)轉(zhuǎn)變。要從過去單一的建設(shè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案館，轉(zhuǎn)變?yōu)榻⒁粋€多元化的、適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需驅(qū)動數(shù)字城市建設(shè)檔案館。我們工作的重點，要建立一個具備數(shù)字化檔案的管理能力、信息能力、信息傳輸能力的數(shù)字城市建設(shè)檔案館。對原有信息管理系統(tǒng)升級，加強信息查詢、檢索、數(shù)據(jù)存儲、備份等多項功能。建立一個網(wǎng)站，以此實現(xiàn)檔案管理信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化。我們只有在思想適應(yīng)新形式、在工作上采用新模式、在技術(shù)上使用新技術(shù)、在管理上實施新措施，才能將城市建設(shè)檔案管理工作在市場經(jīng)濟發(fā)展的今天，跟上時代發(fā)展的步伐，為城市建設(shè)發(fā)展作出貢獻。

（二）實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的對策

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求管理人員即要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理知識、科技知識、尤其是運用現(xiàn)代手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。以此檔案管理人員加強學(xué)習、提高素質(zhì)、適應(yīng)工作需要。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能。以前，檔案材料的形成從文件袋起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等工作，使文件的形成。運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與辦公自動化銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者掌握運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者為之努力的方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注意計算機知識、信息文化的學(xué)習掌握，努力使自己成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

三、實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理信息化的兩個環(huán)節(jié)

（一）信息化檔案資源長期存取、安全行動問題

城市建設(shè)檔案需要長期讀取、存儲，這對檔案信息存儲介質(zhì)的安全性有很高的要求。目前，無論是軟盤。光盤，還是硬盤等存儲介質(zhì)都不能夠完全滿足信息安全性的要求，這就需要我們建立一套可行的信息保存方案，解決信息化檔案資源長期存取的問題，保證信息檔案保存的安全性問題。

（二）統(tǒng)一數(shù)字化標準格式問題

標準化與規(guī)范化是檔案信息共享的前提，它包括檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、檔案館運作規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)標準規(guī)范化、信息交換規(guī)范化。全國各地城建檔案館，包括眾多相關(guān)信息提供單位，只有大家按照統(tǒng)一標準、格式來進行數(shù)字化，才能更有利于信息資源的共享，才能加快城市建設(shè)檔案數(shù)字化的進程。