文/吉林省延邊州體育運(yùn)動管理中心 俞錦福

淺議文書檔案管理的特點(diǎn)及趨勢

文/吉林省延邊州體育運(yùn)動管理中心 俞錦福

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，也相應(yīng)的促進(jìn)了我國檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作是一個較為繁瑣的工作，也是一個較為復(fù)雜的工作，尤其是文書檔案管理，更是如此，因此，作為一個檔案管理人員，需要全面的了解文書檔案管理的特點(diǎn)，了解文書檔案管理的發(fā)展趨勢，進(jìn)而采用科學(xué)有效的文書檔案管理方法，提高文書檔案管理的效率，促進(jìn)文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。因此，本文針對于文書檔案管理的特點(diǎn)以及趨勢進(jìn)行了具體的分析和研究，希望通過本文的探討，能夠?yàn)橄嚓P(guān)方面的研究提供理論性的參考。

檔案；管理特點(diǎn)

文書檔案也叫管理檔案，是各個企業(yè)單位以及其他的社會組織在管理行政方面活動中保存其有價值的總體名稱。文書檔案看似很簡單的工作，但有其重要性?，F(xiàn)如今無論是企業(yè)單位還是社會組織對文書檔案管理工作都存在著或大或小的問題，所以在實(shí)際的工作當(dāng)中研究和解決的方法對于現(xiàn)實(shí)工作有著重要的意義。

一、文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）檔案文書工作之間的相互聯(lián)系存在的問題

通常在實(shí)際的工作當(dāng)中，文書工作與檔案工作兩者是存在區(qū)別的，有其統(tǒng)一性也有分工明確性，那么在銜接的過程中兩者相互配合形成一個分體式的管理系統(tǒng)①。在工作中文書與檔案實(shí)行的是分塊模式管理，是一種科學(xué)有效的管理制度，但是在某種程度上來說是有前提的。文書人員檔案意識薄弱，那么檔案人員也很少顧及文秘工作，導(dǎo)致兩者在聯(lián)系的過程中出現(xiàn)很多的問題，使之脫節(jié)，這是很多單位和企業(yè)在檔案管理方面存在的問題。那么，目前在文書檔案工作當(dāng)中，公文的格式以及處理的方法出現(xiàn)了很多的不規(guī)范性，例如：辦公用紙不達(dá)標(biāo)、檔案文件裝訂的不夠規(guī)范、版記不全、相應(yīng)的附件不明確、編號和原稿不全或者不規(guī)范等等。

（二）一人多職

為了減少資金的開支，又想工作全面到位，很多的單位實(shí)行一人多職，缺乏專職的檔案人員，于是就出現(xiàn)了檔案人員兼職文秘工作或者說文秘工作人員兼職檔案管理工作，他們不僅要負(fù)責(zé)辦公室文件的收發(fā)，文字的綜合、信息的宣傳以外，還要對檔案文件的管理工作負(fù)責(zé)，投入到檔案管理工作當(dāng)中去，出現(xiàn)了范圍不明確、收集工作不及時、材料不充沛等問題，還有一些檔案人員對檔案資料不重視對存儲不細(xì)心，導(dǎo)致的資料不完整錯亂等現(xiàn)象。就使很多的單位文書檔案存在很大的漏洞②。

（三）領(lǐng)導(dǎo)片面思維不重視檔案管理

檔案管理工作在一般的單位中不受重視地位比較低，在領(lǐng)導(dǎo)的心中對檔案管理工作認(rèn)為是無關(guān)緊要的事情，可做可不做的小事，一般的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為是一件很簡單的不過的事，也就是收集資料管理資料不需要大腦的思考的事，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只是覺得要求在單位文件庫里存放好就可以了，工作需要的時候拿出來參考③。

（四）單位其余部門對檔案工作不配合

在單位的歸檔工作需要從各個部門收集資料和文件，很多的部門存在著瞧不起檔案部門的人員，只是圖自己工作方便找借口推脫，總覺得自己工作很忙，什么時候有時間什么時候在交就可以，也有些人不愿意將檔案資料交到檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行緩慢，使檔案管理人員感到心有余而力不足，這些因素都制約了檔案管理的工作水平④。

二、文書檔案的管理特點(diǎn)及趨勢分析

（一）文書檔案豐富多彩

文書檔案是各個單位各個方面真實(shí)的記錄與記載，涉及很多行政方面、會計和科技管理方面、黨群管理方面等多種載體。由于文書檔案中包括了很多單位和有關(guān)部門印發(fā)的各種文件、各種民主選舉選民登記和選票以及各種簽訂的合同和附件，形成了文件檔案內(nèi)容的多種多樣，豐富多彩。

（二）檔案與文書工作相聯(lián)系

文書工作從開始到結(jié)束的整個過程也是檔案的形成，包括：收集、辦理、登記、運(yùn)行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計、入檔等程序，檔案工作是文書工作的前提條件下進(jìn)行完成的，文件和檔案的優(yōu)劣關(guān)系到檔案的優(yōu)劣和檔案工作的好壞有著很大的影響。

（三）文書檔案最重要的兩點(diǎn)：收集、保存

文書檔案就是利用紙張實(shí)質(zhì)性的記載，是一種管理手段，并且分類的存放在檔案室，這個管理的過程最重要的是收集和保存，同時強(qiáng)調(diào)資料的完整性和存放的安全性，便于后人引用和借鑒和閱讀資料，這樣才能充分發(fā)揮檔案的真正作用。

三、結(jié)束語

檔案實(shí)質(zhì)性是很重要的，這記錄著很多關(guān)于公司和企業(yè)以及組織活動的細(xì)節(jié)，看似微不足道的事情卻有著很重要地位。很多細(xì)致的資料的記載用心整理檔案資源，分析、研究和刪選綜合的整理不斷的推動檔案功能信息的發(fā)揮，要把握好不同時期機(jī)關(guān)工作的重點(diǎn)和主題，自覺性的服務(wù)于大局，豐富文書檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，嚴(yán)格控制文件的亂抄，亂送，合理控制文件的發(fā)文范圍，文書檔案的管理將會成為比信息化管理來的更加的真實(shí)記載著理論性的價值。

注釋：

①劉玉貞.淺析文書檔案科學(xué)化管理[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011(22).

②林紀(jì)華.淺議高校文書檔案管理[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2011(06).

③王麗梅.談文書檔案管理與文書處理的關(guān)系[J].黑龍江科技信息,2008(04).

④王洪卓.淺議文書檔案的庫房排架[J].蘭臺世界,2009(09).