文/中共個舊市委黨校 楊園
對我校檔案保密工作與利用的思考
文/中共個舊市委黨校 楊園
檔案保密管理工作做得好壞與否,直接影響單位的安全和利益,因此在檔案的利用過程中,應(yīng)該做到既能利用檔案又能保證檔案的安全與完整。
檔案保密;利用;思考
保密工作是檔案保管利用工作中的重要環(huán)節(jié),是保證檔案在利用過程中安全的手段,二者具有相輔相成的關(guān)系,筆者對如何做好我校的檔案保密工作及利用,確保檔案安全與利用闡述幾點粗淺的認識。
我校十分重視和不斷強化檔案保密工作,利用每周五的政治學(xué)習時間組織全校教職工認真學(xué)習《檔案法》、《云南省檔案條例》、新修訂的《中華人民共和國保守國家秘密法》及國家有關(guān)檔案法規(guī)、標準規(guī)范,通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規(guī)和制度的講座,多渠道地宣傳檔案的保密工作,強化保密法制的觀念,自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。檔案工作者必須具有嚴格的保密觀念和良好的保密習慣,在工作中要嚴于律己,隨時做到警鐘長鳴。
我校專門設(shè)立綜合檔案室,做到了庫房與辦公室分開,庫房與查閱室分開。閱覽室靠近庫房,這樣既方便及時調(diào)卷,以確保檔案材料的保護。檔案室按照檔案管理的相關(guān)要求進行裝修,配備了密集柜、計算機、打印機、數(shù)碼相機等設(shè),購置了檔案管理軟件,實現(xiàn)了電子文件歸檔功能和檔案管理功能,建成了全部檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫,并根據(jù)《檔案法》《中華人民共和國消防法》及國家有關(guān)規(guī)定,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,嚴格執(zhí)行安全用電制度,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范,并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的維護工作。其次,綜合檔案室指定專人負責管理,制定有嚴格的檔案室管理制度,無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。其三,堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合,不定期進行全面細致的安全檢查,認真清點核對檔案數(shù)目,每日認真填寫《溫濕度觀測登記表》,及時發(fā)現(xiàn)和消除檔案庫房的安全隱患,做到及時檢查、及時清理,采取切實的有效的防范措施。實踐證明,檔案庫房的科學(xué)管理,是做好檔案的保密工作、維護檔案安全的基本保障。
檔案保密工作的好與壞,與檔案管理人員的素質(zhì)有重要關(guān)系。檔案管理人員需要有良好的工作作風和扎實的業(yè)務(wù)基本功。在工作中既要主動熱情,急利用者之所需,幫利用者之所需,又要熟悉政策和檔案法律法規(guī),同時還要有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識,要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L和高度的保密意識,經(jīng)手的事情件件有頭有尾,手續(xù)清楚,嚴防秘密的泄露。檔案管理人員無論在什么場合,都應(yīng)該做到守口如瓶,萬無一失,把保守國家的秘密做為自己的神圣職責和應(yīng)盡的義務(wù)。
其次,檔案工作是一項知識性、專業(yè)性、科學(xué)性很強的工作,加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng),提高檔案工作者素質(zhì),是加速檔案科技進步,推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。我校積極選派檔案管理人員參加檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn),學(xué)習檔案的專業(yè)知識理論。我校于2010年4月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了對《檔案法律知識》《國家檔案局八號令》《歸檔文件整理規(guī)則》《會計檔案管理》《文檔一體化管理》《檔案信息開發(fā)利用》等專業(yè)知識的學(xué)習;于2012年5月選派檔案管理人員到云南省檔案局參加了全省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)班,學(xué)習了《檔案資源建設(shè)》、《檔案管理安全因素與措施》、《檔案利用與檔案文化產(chǎn)品的開發(fā)》及《電子文件安全管理》等專業(yè)知識,使我校的檔案管理工作人員通過省檔案局系統(tǒng)的培訓(xùn),不斷提高業(yè)務(wù)水平,為做好檔案工作打下堅實基礎(chǔ)。
我校制定有完善的檔案查借閱制度、復(fù)制制度等。對于學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用,我們堅持按規(guī)章制度辦事,檔案員在利用檔案為我校工作提供服務(wù)時,能迅速準確調(diào)出相關(guān)文件,建有《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》,《收進移出登記表》,各項內(nèi)容填寫齊全。檔案的借閱、移出、銷毀等嚴格按規(guī)定手續(xù)辦理,認真履行登記、簽字手續(xù),認真如實填寫《檔案查借閱登記簿》、《檔案利用效果登記表》。借閱人手續(xù)齊全后方可借閱,且要遵守保密制度。查借閱檔案使用完畢后要在利用者離去之前,仔細檢查翻閱被查閱的文件,不能私自涂改,更不得缺頁少項,發(fā)現(xiàn)問題及時查處,并在利用登記簿上備注說明,及時向分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門報告,進行補救,挽回損失。其次,我校對檔案的外借使用,也建有嚴格的外借制度。如有學(xué)校教師因工作的特殊需要,需將檔案暫時借出時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字,并經(jīng)過審批后方能外借。借出時間、數(shù)量也有嚴格限制,借用人須負責檔案的安全,不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自翻印,更不能遺失、拆散、調(diào)換和污染檔案材料,并保證按期歸還。銷毀方面,每年檔案歸檔結(jié)束后,認真履行清點、登記手續(xù),經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準后,送至市交銷毀中心銷毀。
檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度要在實踐中認真總結(jié),不斷完善,有效地規(guī)范和約束檔案建設(shè)及檔案使用管理中的工作行為,使檔案管理及利用始終沿著健康的軌道發(fā)展。
[1]中華人民共和國保守國家秘密法釋義[M].金城出版社,2010,5(第1版).
[2]黃鳳平.檔案工作崗位培訓(xùn)教程(上)(下) [M].云南民族出版社,2010,5(2).