趙 晨

（鐵道部經濟規(guī)劃研究院 經濟管理咨詢部，北京 100038）

1 鐵路物資目錄管理

1.1 物資目錄與物資目錄管理

物資目錄貫穿于鐵路物資管理從計劃、采購、倉儲到使用的各個環(huán)節(jié)，是物資管理的基礎數據。物資目錄由物資分類和物資條目組成，其中物資條目是描述物資屬性的重要信息，包括惟一的物資編碼、名稱、型號規(guī)格、材質、計量單位等 8 項信息。

隨著物資目錄在物資管理各項業(yè)務中應用的不斷深入，物資目錄將逐步成為物資管理中數據標準的重要載體，因而對物資目錄的維護管理非常重要。物資目錄管理主要是按照一定的管理流程和質量要求對分類、目錄條目的增補和維護，主要包括：對各鐵路局提出的物資條目的審核、發(fā)布；對已發(fā)布目錄的梳理和修訂；對目錄專家咨詢團隊的管理等。物資目錄管理主要有以下 3 個特點。

（1）集中維護管理。由于鐵路物資品種多樣復雜，更新?lián)Q代比較頻繁，因此對物資目錄需要不斷地進行維護，以滿足鐵路生產物資管理的需要。物資目錄的維護，不論實際操作過程如何，從邏輯關系上講，必須實行集中維護。集中維護模式在質量控制上具有優(yōu)勢，有利于確保維護工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。物資目錄集中維護模式如圖 1 所示。

圖1 物資目錄集中維護模式

（2）“申請-審核，準實時發(fā)布”制度。物資目錄涵蓋全路各單位使用的所有物資，為確保物資信息準確，對物資目錄的增補采用的是由使用者提出物資需求申請信息、鐵道部集中審核的模式，通過這一方式及時提供物資需求信息。另外，為滿足運輸生產需要，符合鐵路技術裝備升級、生產工藝提升的要求，物資目錄信息需要適時動態(tài)更新，因此對物資目錄的更新采用的是準實時發(fā)布的方式。目前物資目錄信息的更新周期為 2 個工作日。通過“申請-審核，準實時發(fā)布”制度，可以確保物資目錄中所提供的信息更加全面、及時。

（3）專家咨詢。為了提高物資目錄維護工作的質量，采用建立專家咨詢團隊的方式對存在的疑難問題進行技術把關。目前這也是各個行業(yè)在物資目錄維護工作中比較通行的做法，從實際應用效果看，非常有利于維護工作的開展。

1.2 鐵路物資目錄應用中存在問題分析

全路統(tǒng)一物資目錄 ( 即鐵路物資目錄，主要強調物資目錄的全路統(tǒng)一性，下同 ) 及集中維護的管理模式打破了之前各鐵路局分散管理物資目錄的格局，由于應用機制和管理模式的不同，使物資目錄在應用中存在一些問題，如分類重復、物資條目重復、物資屬性描述不規(guī)范、執(zhí)行標準缺失等，分析其主要原因如下。

（1）物資目錄管理中的統(tǒng)一數據標準尚不完善。在物資目錄應用之前，各鐵路局基于自身運輸生產及物資管理實際情況，自行建立和維護鐵路局物資目錄 ( 為與全路統(tǒng)一物資目錄區(qū)別起見，將各鐵路局建立的物資目錄稱為鐵路局物資目錄 )，在質量控制、分類把握和編碼管理、維護與管理制度方面形成了一套體系，帶有明顯的個性化特點。隨著時間的推移，這種管理理念、數據標準上的差異使各鐵路局物資目錄的差異越來越大。物資目錄以各鐵路局物資目錄為基礎進行修訂，這種數據上的差異性在物資目錄中也有所體現。盡管在物資目錄修訂階段，引入了模板技術，對分類設置、字符使用作出要求，但由于建立統(tǒng)一物資目錄的過程是一個探索的過程，鑒于相應的使用機制、管理要求尚未成形，以及統(tǒng)一的數據標準體系尚不完善等諸多因素的限制，在目錄應用初期，物資目錄數據不規(guī)范的問題并沒有很好地解決。

（2）缺少必要的業(yè)務協(xié)同機制，導致物資目錄對物資管理業(yè)務沒有形成有效的支撐。物資目錄在應用初期，盡管在形式上完成了統(tǒng)一，但業(yè)務協(xié)同機制尚未建立，既無法適應鐵路運輸企業(yè)物資管理多樣化的需求，又無法滿足物資調劑、價格信息共享等拓展應用的要求。

2 物資目錄管理中的數據標準與業(yè)務協(xié)同

2.1 數據標準與業(yè)務協(xié)同

數據標準是為了滿足信息化、實現資源有效共享、規(guī)范信息表述而提出并建立的一種基于數據的標準。數據標準包括數據元素標準、信息分類與編碼、元數據等[1]。

在企業(yè)管理中，業(yè)務協(xié)同是指通過合理有效的企業(yè)資源管理、規(guī)劃工作，使企業(yè)資源的無序狀態(tài)變?yōu)橛行驙顟B(tài)，綜合發(fā)揮出企業(yè)資源的最大效用。業(yè)務協(xié)同的本質是打破資源 ( 人、財、物、信息、流程 ) 之間的各種壁壘和邊界，使其為共同的目標而進行協(xié)調的運作，發(fā)揮最大效用。

在業(yè)務協(xié)同環(huán)境中，不可避免地會遇到各業(yè)務系統(tǒng)之間共享、交換數據信息，此時統(tǒng)一的基礎數據標準能夠為不同業(yè)務間數據存取和數據共享提供統(tǒng)一的數據接口，便于業(yè)務應用間概念、定義的相互引用，為系統(tǒng)集成與協(xié)同工作提供基礎[2]。

物資目錄管理中的業(yè)務協(xié)同主要解決的問題是：物資目錄如何對物資管理各項業(yè)務提供基礎性的支撐作用。實現業(yè)務協(xié)同首先應統(tǒng)一物資目錄管理數據標準，然后在分析物資管理業(yè)務特點的基礎上，建立基于數據標準的業(yè)務協(xié)同機制。

2.2 統(tǒng)一物資目錄管理數據標準

物資目錄管理數據標準 ( 以下簡稱數據標準 )是對物資目錄基本要素表示、使用及管理的各項要求和規(guī)定，是一套標準和制度的集合，物資目錄則是數據標準的載體和表現形式。

建立全路統(tǒng)一物資目錄的初衷是形成統(tǒng)一的數據標準。從物資目錄的結構及目錄集中修訂時制訂的分類、字符使用規(guī)則看，物資目錄已經具備了構建數據標準的條件，但是在目錄集中修訂時，對由使用者申請、目錄集中審核、動態(tài)更新等帶來的物資目錄信息質量控制問題考慮不夠充分，必須在數據標準中完善。

（1）完善信息控制機制。主要是對使用者申請物資條目時，輸入的信息進行提示、引導、強制約束和規(guī)范性檢驗。信息控制機制包括模板編制及調整原則、字符使用規(guī)則和計量單位使用規(guī)則。模板編制及調整原則是對各種模板編制技術、使用要求及模板更改的詳細說明，應重點明確各種模板技術的應用場合，同時針對現有模板使用中存在的引導性不足、可選屬性參數設置過多等問題，提出正確的模板編制方法；字符使用規(guī)則應重點對標準字符集、禁用字符集的使用與管理、物資條目各信息項字符使用的特殊要求做出規(guī)定；計量單位使用中建議引入按照物資分類設置主計量單位的機制。

（2）建立物資目錄管理的輔助信息。為保證物資目錄符合數據標準的要求，還需要加強對物資目錄維護流程的監(jiān)控，以及定期對物資目錄質量進行評價，因此應建立數據質量管理的輔助信息，包括數據來源、使用者、生成 ( 處理 ) 日期、已發(fā)布物資條目的使用狀況信息等。物資目錄管理的輔助信息如圖 2 所示。

2.3 建立業(yè)務協(xié)同機制

標準化、規(guī)范化的物資目錄僅為信息共享提供了基本條件，并不能完全滿足業(yè)務應用的需要，因此只有建立有效的業(yè)務協(xié)同機制，才能發(fā)揮物資目錄在物資管理中的基礎性作用。

從鐵路物資管理面臨的形勢來看，未來運輸企業(yè)物資管理的具體業(yè)務將強化行業(yè)管理和服務提供的職能，即通過行業(yè)法規(guī)、制度，加強對運輸企業(yè)物資采購、供應商管理的監(jiān)督和指導；運用技術、標準控制等方式，搭建信息服務平臺和物資管理基礎信息平臺，以加強運輸企業(yè)間聯(lián)合采購、物資調劑等協(xié)同業(yè)務的開展，促進運輸企業(yè)間信息共享。與此同時，鐵路局在逐步確立市場主體地位的過程中，將成為物資采購管理的責任主體，切實負責本單位的物資采購、供應商管理、采購質量管理、內部控制、信息公開及監(jiān)督檢查工作?？紤]鐵路物資管理中行業(yè)監(jiān)管和企業(yè)管理的需要，建立業(yè)務協(xié)同機制時應考慮以下 4 個方面。

（1）業(yè)務關聯(lián)、基礎信息共享的要求。物資目錄是供應商管理、物資準入管理、物資統(tǒng)計分析等業(yè)務中的基礎信息，在會計核算、成本管理、預算管理等財會應用及動車組管理等專業(yè)應用系統(tǒng)中也會使用，因此應當使用關聯(lián)信息、標識信息或提供數據接口來建立業(yè)務關聯(lián)機制。

圖2 物資目錄管理的輔助信息

（2）行業(yè)監(jiān)管、企業(yè)物資管理對物資信息描述的要求。在行業(yè)層面上，如物資準入管理、采購價格信息共享、物資調劑等方面，對于物資信息的要求是統(tǒng)一性、適度概括性，以便對全行業(yè)所有用戶按照相同的原則提供統(tǒng)一規(guī)范的數據內容及形式。企業(yè)物資管理因運輸企業(yè)物資供應管理模式、生產特點及習慣上的差異，對物資信息描述的要求是盡可能細化，以體現個性化、差異化的管理實際情況，這一需求顯然不同于行業(yè)級業(yè)務強調統(tǒng)一性的要求。

按照信息資源規(guī)劃的要求，對需要統(tǒng)一管理的信息與具有個性化、需要分別管理的信息分開，然后確定統(tǒng)一管理信息與個性化信息的關系。借鑒這一思路，引入附加信息機制，將反映運輸企業(yè)個性化、差異化需求的物資描述信息從物資目錄中剝離出來，由附加信息來體現，物資目錄中只保留反映物資最本質特征的信息，具有一定概括性和普遍性，滿足了行業(yè)管理的要求。附加信息與物資目錄的關系如圖 3 所示。

附加信息與物資條目是“多對一”的邏輯關系，在使用附加信息機制時應注意 2 個問題：首先，對附加信息的控制。不同于物資目錄的集中管理模式，附加信息由運輸企業(yè)根據需要自行使用，應采用模板對附加信息的格式及內容進行規(guī)范。在圖 3 中，電子節(jié)能燈管的附加信息中使用色溫、形狀等來引導、提示附加信息的內容。其次，明確附加信息的應用范圍。附加信息只在運輸企業(yè)內部收發(fā)料、庫存、結算等物資流轉環(huán)節(jié)中使用。

圖3 附加信息與物資目錄的關系

（3）鐵路物資管理特點對物資目錄分類設置上的要求。在物資分類和信息組織原則上體現各類物資在使用、管理上的不同要求[3-4]。首先，應明確劃分鐵路通用物資與專用物資，由于鐵路專用物資在采購權限、技術要求、管理和使用方面都有專門的要求，因此應與鐵路通用物資相區(qū)分；其次，對于特殊用途或管理上有特殊要求的物資應予以單獨考慮，如鐵路段制品、特殊機型配件在不同的鐵路局都有不同的范圍，應將段制品單獨劃分為一類，然后按照各鐵路局分別設置子類；再次，對于趨淘汰物資、廢舊物資也應單獨設置分類進行管理。

（4）鐵路技術裝備發(fā)展趨勢對物資目錄結構變化的要求。隨著鐵路技術裝備更新?lián)Q代、工藝流程優(yōu)化升級，物資需求將發(fā)生變化，進而可能導致物資分類結構發(fā)生改變，這就要求分類的結構具有一定的彈性和可擴展性，以適應基礎信息“隨需而變”的業(yè)務協(xié)同要求。一方面，應預留一些相對完整的編碼空間為將來同類物資的納入做準備，例如：當前的物資目錄只包括運用與維修物資，未來如果工程建設物資納入后，就可以利用預留的編碼資源空間；另一方面，應將鐵路專用和通用物資分開，這樣做的目的不僅是考慮專用、通用物資在管理要求上的差異性，更主要的是考慮通用物資相對穩(wěn)定，未來新增、擴展的空間不大，而鐵路專用物資可能隨著技術裝備的發(fā)展，有較大的擴展，由此導致分類結構變化較大。另外，還應當建立物資目錄使用和管理的相關機制，明確物資條目使用、休眠、停用、廢止的具體要求，確保物資目錄符合鐵路技術裝備升級換代的要求。

3 加強鐵路物資目錄管理的建議

統(tǒng)一數據標準與業(yè)務協(xié)同機制的應用關系到物資目錄是否能夠全面支持物資管理各項業(yè)務工作的開展，將成為今后一段時期物資目錄管理中不容忽視和回避的問題[5]。從物資目錄管理的實際情況看，推進物資目錄管理數據標準建設、引入業(yè)務協(xié)同機制、促進物資目錄更好地服務于物資管理工作尚存在一些障礙，應謹慎對待。

（1）正確認識數據標準和業(yè)務協(xié)同的關系，建立業(yè)務協(xié)同機制。就物資目錄管理而言，如果沒有業(yè)務協(xié)同機制，特別是附加信息、關聯(lián)信息等機制，統(tǒng)一數據標準約束下的物資目錄無法滿足運輸企業(yè)物資管理的需要，統(tǒng)一數據標準也就失去了存在的意義。目前，物資目錄的數據標準正在逐步完善，但仍然缺少必要的業(yè)務協(xié)同機制。為滿足目前物資管理中大量個性化的需求，盡管采用了一系列的變通措施，由于這些措施很多與統(tǒng)一數據標準相違背，因而應盡快建立起各種業(yè)務協(xié)同機制，尤其是附加信息機制。

（2）運用信息技術，為業(yè)務協(xié)同機制的引入創(chuàng)造條件。業(yè)務協(xié)同機制的引入，需要信息技術的支持，要求物資管理信息系統(tǒng)在功能層面支持對附加信息、關聯(lián)信息等機制的使用和管理，在數據層面支持附加信息、關聯(lián)信息的邏輯結構。

（3）轉變物資目錄管理觀念，正確認識業(yè)務協(xié)同機制的作用。業(yè)務協(xié)同機制引入之后，物資目錄的應用模式發(fā)生了較大的變化，使用者接受新的應用模式需要一定的時間。在此過程中，應加強引導，并做好相關的培訓工作。

[1] 李冬梅. 統(tǒng)一數據標準實現業(yè)務協(xié)同[J]. 信息技術，2010(6)：235-236.

[2] 吳志剛，林 寧. 信息共享、業(yè)務協(xié)同的前提——數據標準化[J]. 標準化研究，2003(1-2)：43-44.

[3] 中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢疫檢驗總局，中國國家標準化管理委員會. GB/T20529.1-2006企業(yè)信息分類編碼導則 第1 部分：原則與方法[S]. 北京：中國標準出版社，2006.

[4] 中華人民共和國國家質量監(jiān)督檢疫檢驗總局，中國國家標準化管理委員會. GB/T 20529.2-2010企業(yè)信息分類編碼導則第 2 部分：分類編碼體系[S]. 北京：中國標準出版社，2010.

[5] 劉 濤，趙 晨，王 新，等. 鐵路物資目錄及相關問題探討[J]. 鐵道經濟研究，2011(6)：38-39.