袁紅梅

【摘 要】隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作如何更好地服務于醫(yī)療、教學、科研等工作，是新時期所要面對的新任務、新課題。？由于醫(yī)院檔案工作具有廣泛性的特點，它涉及醫(yī)院的各個部門，融入了醫(yī)院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫(yī)院科學管理的基礎(chǔ)。？對此，筆者對醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應對策略進行了初步的分析和闡述。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 檔案 管理工作

【中圖分類號】R173【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0312-01

隨著醫(yī)療制度改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理工作如何更好地服務于醫(yī)療、教學、科研等工作，是新時期所要面對的新任務、新課題。由于醫(yī)院檔案工作具有廣泛性的特點，它涉及醫(yī)院的各個部門，融入了醫(yī)院全方位的信息，因此，良好的檔案管理是醫(yī)院科學管理的基礎(chǔ)。對此，筆者對醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應對策略進行了初步的分析和闡述。

一、我國目前醫(yī)院檔案管理中普遍存在的問題

（一）機制不順、權(quán)責不明

目前醫(yī)院實行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理的體系。這個體系主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科是三級綜合醫(yī)院必備職能科室，負責醫(yī)院圖書和計算機管理；綜合檔案室也是三級綜合醫(yī)院必備科室，對本單位各種門類載體的檔案，實行集中統(tǒng)一管理，并對本單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導、檢查。信息科、綜合檔案室在日常工作中基本是各自獨立地進行信息的收集、整理、保管、加工和提供信息使用服務，兩個部門缺乏必要的協(xié)調(diào)，造成人力、物力、財力的浪費，很大程度上制約了醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

（二）網(wǎng)絡薄弱、制度缺失

大多數(shù)醫(yī)院雖然建立了三級檔案管理網(wǎng)絡，但它的運行效果目前并不理想，有關(guān)人員檔案意識淡薄，檔案材料丟失損壞不能及時歸檔的情況時常出現(xiàn)；涉及檔案管理的制度職責較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施；隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)涵和外沿都在發(fā)生變化，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數(shù)據(jù)檔案等等。

（三）標準不明、認識不足

在等級醫(yī)院評審標準中，我省對醫(yī)院綜合檔案室檔案管理標準并無明確要求，并未形成對醫(yī)院檔案管理的外部激勵機制。我國部分省份明確規(guī)定了醫(yī)院綜合檔案室檔案管理標準，但執(zhí)行并不嚴格，甚至要求不斷降低。在醫(yī)院內(nèi)部，檔案管理重要性的宣傳力度也不夠，沒能使全體職工充分認識到檔案是一種不可再生的寶貴信息資源，是社會財富，管理好和保護好這種資源是每個員工的義務和責無旁貸的職責。

（四）人才緊缺、技術(shù)落后

目前我國檔案專業(yè)人員在業(yè)務水平、理論水平、文化程度方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專業(yè)出身人員少，專業(yè)知識老化、知識結(jié)構(gòu)不合理、學歷低、現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才較少，這些已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。在醫(yī)院中，這種現(xiàn)象更為普遍。在醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃中，往往只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育不納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。此外，隨著科學技術(shù)的進步，計算機及網(wǎng)絡技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛應用，醫(yī)院管理手段不斷進步，而運用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)管理檔案較少，基本停留在手工收集、檢索，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、醫(yī)院檔案管理工作的改革思路

（一）以制度建設為先行，夯實醫(yī)院檔案管理工作基礎(chǔ)

建立健全檔案管理制度內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案收集和歸檔制度、檔案利用、保管制度、制定保管期限、歸檔范圍、檔案鑒定等制度，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院崗位制和考核辦法中。醫(yī)院檔案工作內(nèi)容繁多復雜，部門眾多而又分散，專業(yè)性、技術(shù)性強，檔案管理要求及機密程度高低差異懸殊。因此應建立符合醫(yī)院實際情況的檔案管理制度，并在工作中不斷加以完善。其中，建立和健全檔案收集制度尤為重要。健全三級管理網(wǎng)絡，形成垂直式管理，為了適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，要建立健全檔案管理網(wǎng)絡，成立檔案管理小組，由分管院長任組長，職能科室主任擔任成員，各職能科室設兼職檔案員一名，形成三級管理網(wǎng)絡，兼職檔案員具體負責收集、整理本部門在日常工作中形成的、對今后工作具有參考利用價值的文件材料，定期向檔案室移交，這樣既保證了歸檔材料的完整性、系統(tǒng)性，又便于將檔案開發(fā)工作列入計劃，納入日程，落實責任跟蹤監(jiān)督檢查。

（二）以綜合效益為導向，改善醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量

檔案資源的開發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發(fā)，可以提高檔案的使用價值，為醫(yī)院業(yè)務、醫(yī)院管理及患者提供更好的服務。同時，通過利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，不斷完善檔案檢索工具，以滿足醫(yī)院各部門及醫(yī)護人員對檔案利用的需求，通過提供熱情、細致、快捷、簡便的檔案服務，以樹立醫(yī)院檔案部門良好的服務形象，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進檔案建設。醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源系統(tǒng)，將這個信息資源系統(tǒng)融入到醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫，不僅能充分發(fā)揮信息整體效能，也是形成醫(yī)院電子計算機聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)。

（三）以人員培養(yǎng)為后盾，促進醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展

檔案管理人員要改變過去？等、靠、要？的傳統(tǒng)工作模式，打破過去？重管輕用？的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉(zhuǎn)變，由被動向主動轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的社會效益聯(lián)系起來，在主動服務、跟蹤服務和開發(fā)利用上狠下功夫。只有檔案管理人員的素質(zhì)跟上時代的節(jié)拍，開拓進取，才能保證檔案工作在醫(yī)院改革中發(fā)揮應有的作用。要加強檔案法的學習，根據(jù)檔案工作發(fā)展的需要，制定切實可行的年度學習計劃，并區(qū)別不同層次、不同對象、不同崗位明確學習目標，采取不同的學習內(nèi)容和方法。鼓勵工作人員積極參加學術(shù)交流活動，注重知識的更新。結(jié)合醫(yī)院管理與臨床實際發(fā)展的需要，有目的、有針對性地開展應用為主的檔案方面的研究和技術(shù)創(chuàng)新，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識和管理水平。

（四）以科學技術(shù)為手段，提高醫(yī)院檔案管理工作效率

利用電子計算機管理檔案是信息的收集、傳遞、開發(fā)、利用的主要功能。在目前，最重要、最基本的現(xiàn)代化管理手段之一是計算機管理，將檔案內(nèi)容按黨群管理、行政管理、科研教學、基本建設、儀器設備、醫(yī)療收入、耗材使用、財務管理、病案管理等分門別類地輸入計算機，具有檢索快捷、方便、高效等優(yōu)點。這樣既節(jié)約了人力資源，也避免了人工檢索出現(xiàn)的失誤，使檔案信息在現(xiàn)代化機器設備中準確、方便地再現(xiàn)，使檔案信息的處理傳輸獲得前所未有的積極效果。

綜上所述，檔案管理人員應把以醫(yī)療技術(shù)水平的提升作為服務著眼點，以檔案的跟蹤服務和超值服務為著力點，不斷提高自身素質(zhì)，深入開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院檔案工作就會在新形勢下呈現(xiàn)新的生機。