張紅

【摘 要】現(xiàn)代電子以及計(jì)算機(jī)的普及、技術(shù)的飛躍，我們的生活變得越來越數(shù)字化。在這個數(shù)字化的時代，我們的電子檔案變得越來越多，越來越復(fù)雜，電子檔案的整理以及保護(hù)也變得非常的重要。本文主要介紹了現(xiàn)代電子檔案的整理以及對電子檔案的保護(hù)。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 整理 保護(hù)

【中圖分類號】G27【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0308-01

1、前言

電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息?，F(xiàn)在電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。[1]我們的電子文件現(xiàn)階段存在著快速的信息爆炸增長的問題，所以我們需要迫切的去對信息資源進(jìn)行管理，只有整理好了科研、教學(xué)、生產(chǎn)以及基建等才能順利的進(jìn)行，電子檔案的價值也能得到長期的利用，所以我們要認(rèn)識到電子檔案整理和保護(hù)的重要性，并對它們進(jìn)行更加深入的研究。

2、電子檔案的整理

2.1 文書電子檔案整理

對于一般的文書類的電子檔案的整理，我們首先要規(guī)范電子文書，然后對收集到的電子文書進(jìn)行集中組盤，接著我們要用統(tǒng)一的規(guī)范的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)來對電子文書進(jìn)行整理、命題，最好整理建立一個系統(tǒng)的文件目錄，這樣可以更好的查找。對于那些紙質(zhì)的要進(jìn)行電子整理的。我們首先要把文件掃描并上傳至網(wǎng)絡(luò)，然后在網(wǎng)上進(jìn)行文件的傳遞、批辦以及督辦。在文檔整理完成以后，相關(guān)的部門還應(yīng)該根據(jù)文件具體的重要性來指定文件的保管和保密，再進(jìn)入檔案部門，審查，最后放到電子檔案的數(shù)據(jù)庫。[2]

2.2 人事檔案電子歸檔

對于那些人事檔案的電子材料，我們拿到以后最先要做的就是對干部的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建立，要加上豐富的文字以及多媒體信息。文字的信息主要指的是干部的綜合信息，這樣全面的收錄可以為以后大范圍的應(yīng)用提供基礎(chǔ)支持。多媒體由于具有視頻、圖像的管理難、容量大、調(diào)用慢等特點(diǎn)，所以管理起來比較困難。我們?nèi)绻皇褂煤唵蔚奈淖?，無法很好的滿足現(xiàn)在日益增多的數(shù)據(jù)量管理、調(diào)用更新等要求。所以，分布式多媒體數(shù)據(jù)庫的有必要引進(jìn)來增強(qiáng)多媒體數(shù)據(jù)應(yīng)用。

2.3 科技電子文件歸檔

作為科技類的電子文檔其實(shí)有很多種，這些科技類的電子文檔大體分為設(shè)備、基建、聲像、科研等?？萍茧娮游募拇鏅n主要是根據(jù)管理要求掃描基建檔案的信息，在掃描完成以后按卷、圖、序等方式相連接，方便終端用戶檢索。[3]對于那些設(shè)備檔案材料。由于很多的商家現(xiàn)在提供的很多技術(shù)、設(shè)備以及圖紙都慢慢的轉(zhuǎn)向了電子化，所以我們在進(jìn)行設(shè)備材料的文件整理存檔的時候除了一般的文檔整理步驟，還需要詳細(xì)的附上設(shè)備對工作平臺、環(huán)境等的要求和設(shè)備的注意事項(xiàng)。

3、電子檔案的管理保護(hù)

3.1 電子檔案的保護(hù)

電子檔案的保存，大多數(shù)還是脫機(jī)保存的，在以前的一段時間，人們使用軟盤來存儲數(shù)據(jù)，后來隨著技術(shù)的發(fā)展，光盤慢慢的替代了軟盤。作為新時期的載體存貯介質(zhì)，光盤可以更加的對抗干擾，并且他們的結(jié)構(gòu)非常的穩(wěn)定，可以保存更長的時間。光盤刻錄設(shè)備幾乎是每一個檔案管理部門都必不可少的設(shè)備，這樣可以很方便的把電子文檔轉(zhuǎn)移到光盤上去。但是由于一些特殊的原因，還有一部分軟盤仍然在行駛這他們的職能，我們在進(jìn)行電子檔案保護(hù)的時候要特別的注意軟盤以及光盤的保護(hù)。

3.2 軟磁盤的保護(hù)

首先，規(guī)格要統(tǒng)一，最好使用3.5的高保密軟盤，另外，軟盤的質(zhì)量也非常的重要，這直接關(guān)系這數(shù)據(jù)的安全和電子檔案的保存時間。軟盤的保管條件要做到規(guī)范統(tǒng)一，不允許把磁盤放在有強(qiáng)的磁場、震動、有腐蝕氣體、有灰塵的地方。環(huán)境的濕度最好控制在百分之五十左右，溫度最好控制在20度左右。另外各部門還要加強(qiáng)病毒檢測，確保電子文件保存的磁盤沒有病毒。有的電子文件在存盤時進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。最后如果條件允許，我們應(yīng)該把軟磁盤載體換成光盤，這樣才能存放的更加的長久。

3.3 光盤的保護(hù)

3.3.1 排放、使用要規(guī)范

我們在存放光盤的時候要把光盤放在盒子里然后直立放置，不讓光盤堆疊，防止翹曲，在光盤使用的過程，我們也要盡量的避免劃痕、摩擦。

3.3.2 溫度、濕度良好

如果光盤放置的溫度過高或者太潮濕，光盤就很容易氧化、變形甚至片基霉變。所以我們要把光盤放在l 4—2 4℃，濕度4 0%一6 5%的環(huán)境里面。

3.3.3 做好避光工作

由于光盤的保護(hù)層是塑料的，所以會受到紫外光的傷害，如果陽光直射光盤就會提前老化。所以，我們要注意光盤的避光。做好是定期復(fù)制，一般來說磁盤是2年，光盤是5年，這些年過后最好轉(zhuǎn)儲，轉(zhuǎn)儲后使用原載體編號繼續(xù)保存。

4、總結(jié)

雖然紙質(zhì)的檔案內(nèi)容比較原始真實(shí)，有著很好的憑證性，耐于保存，但是新興的電子檔案，結(jié)合豐富多彩的多媒體，就可以圖文并茂，建立一個生動的形象。電子檔案的儲存介質(zhì)作為多媒體光盤能夠極大地縮小檔案的存儲空間，也有著很好的存儲擴(kuò)展能力，可以更好的保存、管理檔案，并促進(jìn)檔案信息載體向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展，從而使檔案信息資源共享成為可能，信息傳輸迅速、廣泛，便于查詢與管理，方便快捷，電子檔案有著非常光明的前景。

電子檔案的整理和保護(hù)隨著科技的發(fā)展會越來越普遍，對于整理和保護(hù)的技術(shù)要求也會越來越高，所以，我們應(yīng)該深入的研究，認(rèn)真的對待，最好電子檔案的整理和保護(hù)，為以后的電子檔案發(fā)展做好鋪墊。除了做好對電子檔案整理和保護(hù)的基本認(rèn)識和注意事項(xiàng)，我們還要做好相關(guān)法規(guī)的完善，建立健全合理、科學(xué)、嚴(yán)密的制度，只有這樣才能更好的規(guī)范和維護(hù)電子檔案的安全。

參考文獻(xiàn)

[1] 李仕寶.電子文件歸檔與電子檔案管理初探[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2009（05）：41～43

[2] 張世剛.加檔案信息的加強(qiáng)保護(hù)作用[J].中國檔案，2006（07）：59-60

[3] 潘蓉.電子檔案對傳統(tǒng)檔案管理方式的影響[J].山西檔案2009（增刊）：10-11