賈曉鳴
【摘 要】目前,Excel軟件廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析等各個(gè)領(lǐng)域,熟練掌握軟件的各項(xiàng)功能,會(huì)給我們提供許多幫助,同時(shí)掌握一些快捷鍵的妙用以及一些簡(jiǎn)便的數(shù)據(jù)輸入技巧將能夠給我們提供許多方便。文章通過(guò)對(duì)Excel的常用技巧進(jìn)行歸納,提供了一些能夠經(jīng)常用到的、易于操作的快捷鍵的使用方法和一部分?jǐn)?shù)據(jù)輸入的簡(jiǎn)便技巧,這對(duì)于更好的指導(dǎo)軟件應(yīng)用,提高工作效率,減輕工作壓力等方面有著積極的意義。
【關(guān)鍵詞】Excel軟件;快捷鍵;數(shù)據(jù)輸入
【中圖分類號(hào)】TP317【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158(2013)02-0113-01
Excel做為日常極其普及的辦公軟件,廣泛地應(yīng)用于報(bào)表統(tǒng)計(jì)、帳單管理、計(jì)劃跟蹤等眾多領(lǐng)域。在進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策的過(guò)程中,經(jīng)常需要進(jìn)行許多復(fù)雜、繁瑣的操作,往往導(dǎo)致辦公效率極低,如果能夠掌握一些快捷鍵的使用方法以及一些數(shù)據(jù)的輸入技巧,往往能夠達(dá)到事半功倍的效果。
一、常用快捷鍵的妙用
1、Ctrl鍵
快速?gòu)?fù)制單元格。先選定單元格,然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上,按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置,在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可復(fù)制單元格。先選中下面的單元格,按“Ctrl+(為英文狀態(tài)下的單引號(hào))”組合鍵,即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來(lái)。
快速選擇選中不連續(xù)的單元格。在選擇單元格(行、列)時(shí),同時(shí)按住Ctrl鍵可以選中不連續(xù)的單元格(行、列)。
同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容。選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,單元格可以是相鄰的,也可以是不相鄰的,然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù),按“Ctrl+Enter”鍵即可。
快速輸入系統(tǒng)日期。按下Ctrl+;組合鍵,即可快速輸入系統(tǒng)日期[1]。
CTRL+TABLE可以在EXCEL的各個(gè)窗口中切換。Ctrl+~鍵可以使所有列寬在原有基礎(chǔ)上增加一倍,再按一次恢復(fù)。
2、Alt鍵
快速換行。在使用Excel制作表格時(shí),經(jīng)常會(huì)遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況,可以在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后,在換行處按“Alt+回車鍵”,即可輸入第二行內(nèi)容,再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。
讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一。在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕,然后按住“Alt”鍵插入一文本框,就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。
快速創(chuàng)建Excel圖表。選好單元格后按下“Alt+F1”可以快速創(chuàng)建一個(gè)圖表,或者選擇需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵,也可得到相同的結(jié)果。
3、Shift鍵
快速選擇單元格。在選擇單元格(行,列)時(shí),同時(shí)按住Shift鍵可以選中連續(xù)的單元格(行、列)。
繪制平直直線。在應(yīng)用直線繪制工具時(shí),只要按下Shift鍵,則繪制出來(lái)的直線就是平直的。另外,按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫巍⒗L制橢圓形即變?yōu)閳A形。
4、F4鍵
重復(fù)功能。Excel中F4鍵的作用極其突出,在很多情況下起“重復(fù)”作用。比如在工作表內(nèi)進(jìn)行設(shè)置格式、插入/刪除行列、插入一個(gè)新工作表等時(shí),只要按下F4鍵便可以重復(fù)上一個(gè)操作,這樣可以大大提高工作效率。
轉(zhuǎn)換公式中單元格及區(qū)域的引用方式。在Excel中輸入公式時(shí),正確使用F4鍵,就能簡(jiǎn)單地對(duì)單元格的相對(duì)引用和絕對(duì)引用進(jìn)行切換。對(duì)于某單元格所輸入的公式為“=SUM(B4:B8)”。選中整個(gè)公式,按下F4鍵,該公式內(nèi)容變?yōu)椤?SUM($B$4:$B$8)”。
5、回車鍵
回車鍵有粘貼功能,當(dāng)復(fù)制的區(qū)域還有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)(虛線框),按下回車鍵可以實(shí)現(xiàn)粘貼功能。 注意:不要在有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)使用回車鍵在選定區(qū)域內(nèi)的單元格間進(jìn)行切換,此時(shí)你應(yīng)該使用Tab鍵或方向鍵進(jìn)行單元格切換。
二、數(shù)據(jù)輸入技巧
1、輸入0值
一般情況下,在Excel表格中如果直接輸入前面帶0的數(shù)字如“001”,則確定后單元格內(nèi)顯示“1”,前面的0被丟掉了??梢酝ㄟ^(guò)以下方法來(lái)避免出現(xiàn)這種情況:先選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格,再在任一被選中的單元格上單擊右鍵,選“設(shè)置單元格格式”,在彈出的對(duì)話框中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽,再在“分類”框中選“文本”即可。
另外還有簡(jiǎn)單的辦法:在輸入數(shù)據(jù)時(shí)先打一個(gè)單引號(hào),再輸入前面帶0的數(shù)字,前面的0就不會(huì)被丟掉了。如:要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入“‘001”即可。
2、輸入位數(shù)較多的數(shù)字
如果向Excel中輸入類似身份證號(hào)碼這樣位數(shù)比較多的數(shù)值,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式,解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置,可以實(shí)現(xiàn),但操作很慢。在輸入這些數(shù)值時(shí),只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“”就可以實(shí)現(xiàn)。
3、輸入含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字
當(dāng)需要輸入大量帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí),例如0.0345,通常是分別輸入“0”、“.”、“0”、“3”、“4”、“5”共5個(gè)數(shù)字,不僅容易出錯(cuò),而且效率也很低??梢岳肊xcel中的自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的功能,達(dá)到提高輸入速度的目的。方法為:打開“工具→選項(xiàng)→編輯”標(biāo)簽頁(yè)(Excel2007中為office按鈕→Excel選項(xiàng)→高級(jí)→編輯選項(xiàng)→自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)→位數(shù)),首先勾選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,再在“位數(shù)”編輯框中設(shè)置小數(shù)點(diǎn)右邊的位數(shù)就行了。這樣,帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí),就只需要直接輸入數(shù)字,而可以省略小數(shù)點(diǎn)的輸入,它會(huì)在回車鍵后自動(dòng)定位[2]。
4、輸入特殊符號(hào)
有時(shí),在一張工作表中要多次輸入同一個(gè)文本,特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)(如※),非常麻煩,對(duì)錄入速度有較大的影響。這時(shí)可以采用一次性替換的方法來(lái)解決。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母(如X,但不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,單擊“編輯→替換”命令,打開“替換”對(duì)話框,在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,在“替換為”下面的方框中輸入“※”,將“單元格匹配”前面的鉤去掉,然后按“全部替換”按鈕,就可一次性全部替換完畢。
5、輸入姓名
在Excel表格中輸入姓名時(shí)為了美觀,一般要在姓名中間空出一個(gè)字的間距[3]。按空格鍵是一個(gè)辦法,但比較麻煩,可以將名單輸入后,選中該列,點(diǎn)擊“格式→單元格→對(duì)齊”,在“水平對(duì)齊”中選擇“分散對(duì)齊”,最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。
6、輸入分?jǐn)?shù)
在單元格中輸入“0 3/4”(中間有一個(gè)空格),則顯示為分?jǐn)?shù)3/4,反之則會(huì)顯示為日期3月4日。
三、總結(jié)
通過(guò)深入的提煉和匯總分析,將會(huì)得到更多的軟件使用技巧,隨著這些常用快捷鍵靈活運(yùn)用和數(shù)據(jù)輸入技巧的熟練掌握,將會(huì)給我們的工作帶來(lái)更多的便利。
參考文獻(xiàn)
[1] 帥麗梅.Excel若干使用技巧詳解. 計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2012,12:146~147.
[2] 王春紅.Excel使用技巧.山東農(nóng)機(jī)化,2010,04: 36~37.
[3] 王軍波.Excel中數(shù)據(jù)輸入使用技巧分析.科技資訊,2011,21: 27