賈曉鳴

【摘 要】目前，Excel軟件廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析等各個(gè)領(lǐng)域，熟練掌握軟件的各項(xiàng)功能，會(huì)給我們提供許多幫助，同時(shí)掌握一些快捷鍵的妙用以及一些簡便的數(shù)據(jù)輸入技巧將能夠給我們提供許多方便。文章通過對(duì)Excel的常用技巧進(jìn)行歸納，提供了一些能夠經(jīng)常用到的、易于操作的快捷鍵的使用方法和一部分?jǐn)?shù)據(jù)輸入的簡便技巧，這對(duì)于更好的指導(dǎo)軟件應(yīng)用，提高工作效率，減輕工作壓力等方面有著積極的意義。

【關(guān)鍵詞】Excel軟件；快捷鍵；數(shù)據(jù)輸入

【中圖分類號(hào)】TP317【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）02-0113-01

Excel做為日常極其普及的辦公軟件，廣泛地應(yīng)用于報(bào)表統(tǒng)計(jì)、帳單管理、計(jì)劃跟蹤等眾多領(lǐng)域。在進(jìn)行各種數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策的過程中，經(jīng)常需要進(jìn)行許多復(fù)雜、繁瑣的操作，往往導(dǎo)致辦公效率極低，如果能夠掌握一些快捷鍵的使用方法以及一些數(shù)據(jù)的輸入技巧，往往能夠達(dá)到事半功倍的效果。

一、常用快捷鍵的妙用

1、Ctrl鍵

快速復(fù)制單元格。先選定單元格，然后移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)到新位置，在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可復(fù)制單元格。先選中下面的單元格，按“Ctrl+（為英文狀態(tài)下的單引號(hào)）”組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速復(fù)制下來。

快速選擇選中不連續(xù)的單元格。在選擇單元格（行、列）時(shí)，同時(shí)按住Ctrl鍵可以選中不連續(xù)的單元格（行、列）。

同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容。選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。

快速輸入系統(tǒng)日期。按下Ctrl+；組合鍵，即可快速輸入系統(tǒng)日期[1]。

CTRL+TABLE可以在EXCEL的各個(gè)窗口中切換。Ctrl+～鍵可以使所有列寬在原有基礎(chǔ)上增加一倍，再按一次恢復(fù)。

2、Alt鍵

快速換行。在使用Excel制作表格時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況，可以在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后，在換行處按“Alt+回車鍵”，即可輸入第二行內(nèi)容，再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。

讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一。在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。

快速創(chuàng)建Excel圖表。選好單元格后按下“Alt+F1”可以快速創(chuàng)建一個(gè)圖表，或者選擇需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵，也可得到相同的結(jié)果。

3、Shift鍵

快速選擇單元格。在選擇單元格（行，列）時(shí)，同時(shí)按住Shift鍵可以選中連續(xù)的單元格（行、列）。

繪制平直直線。在應(yīng)用直線繪制工具時(shí)，只要按下Shift鍵，則繪制出來的直線就是平直的。另外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。

4、F4鍵

重復(fù)功能。Excel中F4鍵的作用極其突出，在很多情況下起“重復(fù)”作用。比如在工作表內(nèi)進(jìn)行設(shè)置格式、插入/刪除行列、插入一個(gè)新工作表等時(shí)，只要按下F4鍵便可以重復(fù)上一個(gè)操作，這樣可以大大提高工作效率。

轉(zhuǎn)換公式中單元格及區(qū)域的引用方式。在Excel中輸入公式時(shí)，正確使用F4鍵，就能簡單地對(duì)單元格的相對(duì)引用和絕對(duì)引用進(jìn)行切換。對(duì)于某單元格所輸入的公式為“=SUM（B4：B8）”。選中整個(gè)公式，按下F4鍵，該公式內(nèi)容變?yōu)椤?SUM（$B$4：$B$8）”。

5、回車鍵

回車鍵有粘貼功能，當(dāng)復(fù)制的區(qū)域還有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)（虛線框），按下回車鍵可以實(shí)現(xiàn)粘貼功能。 注意：不要在有閃動(dòng)的復(fù)制邊框標(biāo)記時(shí)使用回車鍵在選定區(qū)域內(nèi)的單元格間進(jìn)行切換，此時(shí)你應(yīng)該使用Tab鍵或方向鍵進(jìn)行單元格切換。

二、數(shù)據(jù)輸入技巧

1、輸入0值

一般情況下，在Excel表格中如果直接輸入前面帶0的數(shù)字如“001”，則確定后單元格內(nèi)顯示“1”，前面的0被丟掉了?？梢酝ㄟ^以下方法來避免出現(xiàn)這種情況：先選中所有需要輸入前面帶0數(shù)字的單元格，再在任一被選中的單元格上單擊右鍵，選“設(shè)置單元格格式”，在彈出的對(duì)話框中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽，再在“分類”框中選“文本”即可。

另外還有簡單的辦法：在輸入數(shù)據(jù)時(shí)先打一個(gè)單引號(hào)，再輸入前面帶0的數(shù)字，前面的0就不會(huì)被丟掉了。如：要輸入“001”則在單元格內(nèi)鍵入“‘001”即可。

2、輸入位數(shù)較多的數(shù)字

如果向Excel中輸入類似身份證號(hào)碼這樣位數(shù)比較多的數(shù)值，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，可以實(shí)現(xiàn)，但操作很慢。在輸入這些數(shù)值時(shí)，只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“”就可以實(shí)現(xiàn)。

3、輸入含小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字

當(dāng)需要輸入大量帶有小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，例如0.0345，通常是分別輸入“0”、“.”、“0”、“3”、“4”、“5”共5個(gè)數(shù)字，不僅容易出錯(cuò)，而且效率也很低?？梢岳肊xcel中的自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)的功能，達(dá)到提高輸入速度的目的。方法為：打開“工具→選項(xiàng)→編輯”標(biāo)簽頁（Excel2007中為office按鈕→Excel選項(xiàng)→高級(jí)→編輯選項(xiàng)→自動(dòng)插入小數(shù)點(diǎn)→位數(shù)），首先勾選“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，再在“位數(shù)”編輯框中設(shè)置小數(shù)點(diǎn)右邊的位數(shù)就行了。這樣，帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)字時(shí)，就只需要直接輸入數(shù)字，而可以省略小數(shù)點(diǎn)的輸入，它會(huì)在回車鍵后自動(dòng)定位[2]。

4、輸入特殊符號(hào)

有時(shí)，在一張工作表中要多次輸入同一個(gè)文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)（如※），非常麻煩，對(duì)錄入速度有較大的影響。這時(shí)可以采用一次性替換的方法來解決。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母（如X，但不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯→替換”命令，打開“替換”對(duì)話框，在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉，然后按“全部替換”按鈕，就可一次性全部替換完畢。

5、輸入姓名

在Excel表格中輸入姓名時(shí)為了美觀，一般要在姓名中間空出一個(gè)字的間距[3]。按空格鍵是一個(gè)辦法，但比較麻煩，可以將名單輸入后，選中該列，點(diǎn)擊“格式→單元格→對(duì)齊”，在“水平對(duì)齊”中選擇“分散對(duì)齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。

6、輸入分?jǐn)?shù)

在單元格中輸入“0 3/4”（中間有一個(gè)空格），則顯示為分?jǐn)?shù)3/4，反之則會(huì)顯示為日期3月4日。

三、總結(jié)

通過深入的提煉和匯總分析，將會(huì)得到更多的軟件使用技巧，隨著這些常用快捷鍵靈活運(yùn)用和數(shù)據(jù)輸入技巧的熟練掌握，將會(huì)給我們的工作帶來更多的便利。

參考文獻(xiàn)

[1] 帥麗梅.Excel若干使用技巧詳解. 計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2012，12：146～147.

[2] 王春紅.Excel使用技巧.山東農(nóng)機(jī)化，2010，04： 36～37.

[3] 王軍波.Excel中數(shù)據(jù)輸入使用技巧分析.科技資訊，2011，21： 27