華北水利水電學(xué)院 田明津

河南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)信息研究中心 張輝

1 背景

5W1H分析法也稱六何分析法，是一種思考方法，也可以說是一種創(chuàng)造技法，最早由美國政治學(xué)家拉斯維爾于1932年提出“5W”分析法，后經(jīng)過人們的不斷運(yùn)用和總結(jié)，逐步形成了現(xiàn)代比較成熟的“5W+IH”分析模式[1]。這一方法在企業(yè)的信息化解決方案中也被得以廣泛和有效的應(yīng)用。近年來，隨著科技信息技術(shù)的日益進(jìn)步，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子商務(wù)企業(yè)出現(xiàn)迅猛發(fā)展之勢。最近，筆者在從事河南一家電子商務(wù)型企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化管理咨詢工作時，運(yùn)用5W1H法對該企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化管理和應(yīng)用進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)有必要補(bǔ)充一些新的法則，才能適應(yīng)電商類新型企業(yè)的信息化管理應(yīng)用需要。該電子商務(wù)企業(yè)是一個以電子商務(wù)為依托的綜合性生活用品網(wǎng)絡(luò)分銷企業(yè)，憑借互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)大優(yōu)勢推出了“網(wǎng)絡(luò)自由連鎖”的商業(yè)模式，并形成集團(tuán)化的發(fā)展戰(zhàn)略。企業(yè)發(fā)展迅猛，業(yè)務(wù)快速擴(kuò)張，目前已建成購物、培訓(xùn)、即時通訊、機(jī)票、物流、保險、游戲點(diǎn)卡等8大相互獨(dú)立的電子業(yè)務(wù)系統(tǒng)。盡管所有業(yè)務(wù)完全依賴于信息化管理系統(tǒng)，但由于沒有全面規(guī)劃統(tǒng)籌好各類系統(tǒng)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)雖然基本能滿足業(yè)務(wù)本身的需要，卻滿足不了企業(yè)規(guī)范管理的需要。在企業(yè)做戰(zhàn)略規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化咨詢時，這一問題愈發(fā)明顯，特別表現(xiàn)在財(cái)務(wù)及管理部門提出的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、報表需求，在信息部門那里成了不可理喻、不可理解的巨大障礙，因而使該企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化進(jìn)程陷入僵局與停頓。在此情況下，筆者介入，在深入分析了電商的特殊性后，創(chuàng)新性提出和運(yùn)用了5W1H3R分析法，有效歸納了財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)的需求，規(guī)范統(tǒng)一了信息系統(tǒng)相應(yīng)的表示方法，并運(yùn)用EXCEL數(shù)據(jù)透視表，在不改變原有業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的情況下，較好解決了企業(yè)的財(cái)務(wù)信息采集與業(yè)務(wù)活動信息源的有效對接，實(shí)現(xiàn)并滿足了財(cái)務(wù)和管理部門對各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表的需求。

2 方法介紹

所謂5W1H3R分析法，就是以5W1H分析法為基礎(chǔ)，并創(chuàng)新地增加了3R要素來分析歸納企業(yè)信息化管理過程中的各種要素，用以規(guī)范企業(yè)的管理和信息化應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)。具體為：

(1)人員 (who)——何人，責(zé)任人。具體的事情是誰負(fù)責(zé)干，相關(guān)協(xié)助的參與的人又都是誰，分屬于哪個部門，哪個集團(tuán)組織？

(2)時間(When) ——何時，什么時候。具體的業(yè)務(wù)是在什么時候干的？信息化要求事件的時間精確到年月日時分秒。

(3)場所 (where)——何地，什么地點(diǎn)。業(yè)務(wù)的具體發(fā)生地點(diǎn)是在哪里？國家，省市縣街道，門店，倉庫，車間，門店等。

(4)對象 (what)——何事，什么事情。具體業(yè)務(wù)是做什么事情的？每個業(yè)務(wù)的具體操作過程，如進(jìn)、銷、存是一般公司的業(yè)務(wù)的統(tǒng)稱，進(jìn)的過程可以分解為采購訂單、采購收貨、采購入庫、采購付款等具體做事過程。每一個具體的事務(wù)還可以分解為制單、審核、完成等各種具體的操作動作。

(5)為什么(Why)——何因，原因。為什么要這么做？有的業(yè)務(wù)需要審核，有的需要分級審核，有的需要分權(quán)限確認(rèn)，為什么這么做？企業(yè)的管理規(guī)章、財(cái)務(wù)會計(jì)制度等要求的。

(6)方式 (how)——何法，如何。手段也就是工作方法，如我們是怎樣做的？

(7)資源(Resource)——何資，利用的資源。在做事的過程中使用哪些資源?人、財(cái)、物都是資源。

(8)結(jié)果(Result)——何果，達(dá)到什么樣的結(jié)果。做事的結(jié)果是什么？發(fā)生哪些變化？結(jié)果反映在什么方面？如數(shù)量的增減、金額的變化、地點(diǎn)的轉(zhuǎn)移等。

(9)關(guān)聯(lián)(Relation)——何關(guān)，利益的相關(guān)涉及方。任何一件事都可能與外部相關(guān)的各方有聯(lián)系，那么利益的相關(guān)涉及方都有誰？如供應(yīng)商、客戶、代理、物流運(yùn)輸公司、政府、銀行等。

其中，本文把何因何法合并抽象歸納為對業(yè)務(wù)流程的描述，即任何一個業(yè)務(wù)都必須遵守一定的企業(yè)管理流程，具體體現(xiàn)為各種制度、規(guī)范規(guī)章和操作流程必須在信息系統(tǒng)中得到執(zhí)行和應(yīng)用，并與相關(guān)人的責(zé)權(quán)利相結(jié)合。

3 方法應(yīng)用與問題的解決

3.1 應(yīng)用

根據(jù)上述分析方法，經(jīng)與財(cái)務(wù)、管理、信息、業(yè)務(wù)等部門反復(fù)溝通協(xié)調(diào)，本文首先對財(cái)務(wù)管理部門提出的幾十張規(guī)范數(shù)據(jù)報表進(jìn)行了研究和歸納，將其歸納為庫存、銷售、財(cái)務(wù)3大類，并將每張報表要體現(xiàn)出的管理思想、目標(biāo)、意義和作用用5W1H3R分析法進(jìn)行歸納、抽象和統(tǒng)一；其次，設(shè)計(jì)了一套新的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，對每個對應(yīng)的字段、內(nèi)容，意義進(jìn)行了描述和確定，并構(gòu)建了中間數(shù)據(jù)庫，提交給信息部門，編寫SQL查詢語句，使用存儲過程自動提取8大業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)；最后，使用EXCEL數(shù)據(jù)透視表遠(yuǎn)程透視功能將收集到數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)透視表的排列組合透視功能展現(xiàn)提供給財(cái)務(wù)及相關(guān)管理人員。其主要過程用表總結(jié)描述如下：

3.2 效果

根據(jù)上述方法，本文最終將中間數(shù)據(jù)庫表抽象歸納到5張，再利用EXCEL數(shù)據(jù)透視表遠(yuǎn)程透視5張中間表的數(shù)據(jù)，并根據(jù)需要設(shè)計(jì)成財(cái)務(wù)和管理需要的各種報表，以下為部分報表的效果截圖。

表1

(1)分倉庫的庫存匯總表

(2)按商品類型的銷售匯總表

(3)業(yè)務(wù)往來公司應(yīng)收應(yīng)付匯總表

上述所有報表均增加了任意字段的交叉篩選和排列組合查詢條件，可以形成上千張不同類型的應(yīng)用分析查詢報表，因?yàn)橥敢暠砜梢愿鶕?jù)中間數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)字段和內(nèi)容進(jìn)行自動更新，在有新的業(yè)務(wù)增加時，報表也會自動進(jìn)行更新，從而在基本不影響原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的情況下，高效快速地解決了財(cái)務(wù)及管理部門的需求，此次咨詢結(jié)果受了該公司上下的一致認(rèn)同和好評，取得了良好的預(yù)期效益和結(jié)果。

4 結(jié)語

5W1H3R分析法是對5W1H六何分析法的擴(kuò)展和完善，尤其對隨著科學(xué)和社會技術(shù)進(jìn)步出現(xiàn)的一些新型業(yè)態(tài)(如本文中的電商企業(yè))，在其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的制訂上，特別是信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用開發(fā)上，這一方法會使開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)高度的集成化、標(biāo)準(zhǔn)化，并具有強(qiáng)大的靈活性和可擴(kuò)展性，不僅可以規(guī)范公司的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、管理制度，完善和統(tǒng)一各種業(yè)務(wù)的命名和規(guī)則，還可以強(qiáng)化管理理念，提高管理水平，提高運(yùn)營效率，以不斷增強(qiáng)和提升競爭優(yōu)勢。

[1]文獻(xiàn)來源,http://baike.baidu.com/view/1325759.htm.

[2]朱鎮(zhèn),趙晶.企業(yè)電子商務(wù)采納：組織行為與戰(zhàn)略整合視角的實(shí)證研究[J].研究與發(fā)展管理,2009.

[3]姜燕,文瑚霞.中小企業(yè)電子商務(wù)戰(zhàn)略研究[J].科學(xué)咨詢(決策管理),2007.

[4]邱長波,威廉·福斯特.電子行業(yè)電子商務(wù)應(yīng)用影響因素研究[J].情報科學(xué),2003.