摘要：近年來，我國經(jīng)濟始終處于高速發(fā)展的狀態(tài)，社會也在不斷向前進步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐富，服務對象的范圍也在逐步擴大。為此，怎樣提升機關檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。

關鍵詞：機關檔案；規(guī)范管理；信息資源；有效利用

機關檔案真實記錄了機關單位的各項工作，因此，這個地區(qū)的各種事業(yè)的發(fā)展情況必將以此為依據(jù)。我國經(jīng)濟始終處于高速發(fā)展的狀態(tài)，社會也在不斷向前進步著，我們的檔案管理工作也必將隨之發(fā)生一系列的改變。當前，檔案的數(shù)量與日俱增，檔案的內(nèi)容和形式日趨豐富，服務對象的范圍也在逐步擴大。為此，怎樣提升機關檔案的管理水平和層次，增加檔案信息資源的有效利用率，需要引起我們每位檔案管理工作者的高度重視。本文就機關檔案管理的工作實際，淺談以下機關檔案如何加強規(guī)范管理，檔案信息資源如何才能獲得有效利用。

1、有效利用檔案信息資源的重要性

通過以往的工作經(jīng)歷，我們可以認識到，檔案管理是一種服務工作，這種工作需要長期進行，檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出了檔案管理的價值和作用。

1.1檔案工作的服務職能主要是通過檔案信息資源的有效利用體現(xiàn)出來的

整個檔案管理工作需要足夠的人力、財力和物力來收集、整理、歸檔、保存和管護大量繁雜的信息和數(shù)據(jù)，在檔案管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的及時收集和安全保存，更重要的是，他還能為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設提供服務，這也是檔案管理工作所起的最重要的作用。要讓檔案管理工作更加具有生機和活力，只能是將檔案管理工作的服務職能充分發(fā)揮出來，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用。

1.2對檔案管理工作的檢驗主要就是通過檔案信息資源的有效利用情況體現(xiàn)出來的

要對檔案工作人員的管理工作和取得的成績進行衡量檢測，檔案信息資源的利用情況是說明這一問題的最佳途徑。進行歸檔的檔案資料是否齊全，是否系統(tǒng)，質(zhì)量如何，庫藏和檢索情況如何，都會對檔案信息資源的有效利用產(chǎn)生影響。所以，利用檔案信息資源的有效利用情況，就可以對檔案管理工作是否能夠貫徹落實各項規(guī)章制度進行很好的檢驗。

1.3實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用這一目標，可以很好的拖動檔案管理工作的提升和改進

經(jīng)過對檔案信息資源的有效利用情況的調(diào)查收集，可以決定是否要對檔案管理工作進行提升和改進以及如何進行檔案管理工作的提升和改進。根據(jù)機關檔案管理工作的相關規(guī)定，當保存的檔案材料超過保存期限時，必須對這部分檔案進行鑒定，來決定是銷毀這部分檔案還是繼續(xù)保存這部分檔案。在進行鑒定的時候，要考慮到很多因素，其中，對檔案價值的判定，并且找到對應的檔案信息資源的有效利用情況作為依據(jù)，是進行鑒定的時候必須要考慮到的最重要的因素，因為這些內(nèi)容對檔案的鑒定工作是有利的，也能對檔案規(guī)范管理的良好發(fā)展起到促進作用。

2、加強機關檔案管理工作的措施

2.1做好機關檔案管理工作的基礎前提是抓好公文制發(fā)

公文用紙以及對文件進行的排版和文件的裝訂質(zhì)量必須保證按標準進行；文件的辦理過程必須按標準程序來實施；確定要進行存檔的文件必須保證文件內(nèi)文字字跡清晰、鮮明。

2.2做好機關檔案管理工作的關鍵步驟是要抓好文件的歸檔

為了實現(xiàn)檔案管理利用價值的最大化、檢索利用便捷化和案卷的完整化，加強檔案的規(guī)范管理是必須的，要實現(xiàn)上面的所有目標，文件的歸檔就是其關鍵的步驟，在這一過程中，必須始終貫徹“以本單位形成文件為主”這一工作原則。辦文人員的歸檔意識需要進一步增強，檔案的時效性要有更好的把握，要確保保存檔案的完整性，并且重點是要明確對文件和資料進行分類歸檔。貫徹好“以本單位形成文件為主”這一工作原則之外，為了保證檔案的利用價值，檔案全宗的完整性需要引起足夠的重視。

2.3做好機關檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)就是要抓好案卷的整理工作

在檔案管理的整個過程中，案卷整理這一環(huán)節(jié)需要耗費大量的人力和較多的時間，但是對檔案的最終形成以及將來的開發(fā)利用，他都起著至關重要的作用。歸檔的案卷不經(jīng)過專業(yè)、細致的整理，最終形成的檔案就不是規(guī)范的、標準的，將來對其進行使用的時候，它就不可能提供準確、詳實的信息資源。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，可以盡量實行電子檔案目錄錄入和啟動檔案全文掛接工作，有利于檔案資源的有效利用。

2.4做好機關檔案管理工作的最佳途徑就是要抓好檔案的查閱或借閱這一服務環(huán)節(jié)

首先，要建立健全檔案查閱或借閱的主體審核機制。制作出規(guī)范詳細的“檔案查閱或借閱申請表”， 查閱或借閱檔案的人員在接觸檔案之前必須填寫“申請表”，在經(jīng)過相關科室審核后，按照相關科室的審核意見，檔案室工作人員為查閱或借閱檔案的人員提供服務，這樣，加強了對檔案信息資源利用的統(tǒng)籌管理。其次，檔案的查閱或借閱要實行嚴格登記管理制度，同樣需要制作出規(guī)范詳細的“檔案查閱或借閱登記表”， 查閱或借閱的人員在接觸檔案前，要在“登記表”中詳細寫明各種信息，進一步提高了檔案信息資源利用過程的管理明細化程度。

檔案工作記錄了歷史，傳承了文明，為社會提供服務，為人民進行造福，由此可見，檔案管理工作是一項非常重要的工作。檔案事業(yè)也是一種崇高的事業(yè)，黨和國家的發(fā)展離不開檔案事業(yè)的發(fā)展，因此，在實際工作中，檔案工作人員要將自己的工作職責履行好，將自身的作用充分發(fā)揮出來，為進一步提升機關檔案的管理水平，實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用貢獻出自己的力量。

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