楊曉光

當(dāng)前我國正在步入或已經(jīng)步入信息化社會(huì)，作為一種公共文化資源的檔案事業(yè)，在社會(huì)呈現(xiàn)信息化的洪流中，面臨著前所未有的新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，為了更好發(fā)揮檔案信息作用，檔案工作必須從中調(diào)整發(fā)展思路，適應(yīng)和跟上信息時(shí)代的前進(jìn)步伐。

一、信息化社會(huì)的特征

信息化社會(huì)就是以知識(shí)和信息為基礎(chǔ)的社會(huì)，它以現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展為技術(shù)特征，以信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ)，以社會(huì)信息化的發(fā)展為標(biāo)志，多樣化、綜合化、非同時(shí)化、分類化、優(yōu)化、分權(quán)化等是信息化社會(huì)的主要特征，主要表現(xiàn)為：

1、信息、知識(shí)、智力日益成為社會(huì)發(fā)展的決定性力量。面對(duì)浩如煙海的信息，信息資源的開發(fā)、整理和利用，便成為一項(xiàng)不可缺少的工作，也直接關(guān)系到個(gè)人、企業(yè)和國家的發(fā)展。而知識(shí)是信息的積累，智力是知識(shí)的激活。人是社會(huì)發(fā)展中最主要的因素，知識(shí)的激活需要人。為此，我們更應(yīng)重視信息資源的開發(fā)管理和利用。

2、信息技術(shù)、信息產(chǎn)業(yè)、信息經(jīng)濟(jì)日益成為科技、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的主導(dǎo)因素，信息技術(shù)是歷史發(fā)展進(jìn)程中的主要因素，人類史上無不是技術(shù)革命推動(dòng)了社會(huì)變革和社會(huì)發(fā)展，信息技術(shù)通過促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)和就業(yè)結(jié)構(gòu)的變更，推動(dòng)著各國信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（1）、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，積極為現(xiàn)代化社會(huì)服務(wù)。首先，要破除“重管理設(shè)施購置、輕服務(wù)研究”等做法，樹立開放意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，使得檔案工作有利于檔案信息的利用，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。其次，要變被動(dòng)服務(wù)為“面向社會(huì)，多方聯(lián)系”的主動(dòng)服務(wù)，拓寬服務(wù)渠道，改善服務(wù)功能，并用前瞻的眼光來研究利用者潛在的需求，積極主動(dòng)地為利用者提供方便、快捷的超時(shí)空限制的信息服務(wù)。同時(shí)，還要加強(qiáng)館際交流，宣傳和推銷自己的館藏。另外，還需加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)利用。檔案是信息、是資源，沒有檔案就沒有信息，沒有信息就沒有服務(wù)的資源。因此，檔案部門還應(yīng)樹立起深層次的加工開發(fā)檔案信息資源、為信息時(shí)代提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)思想。

（2）、塑造良好的鮮明的檔案館形象。檔案館形象是社會(huì)公眾對(duì)檔案館的總體評(píng)價(jià)和認(rèn)定，是檔案館文化的綜合體現(xiàn)和外在反映。一般來講，檔案館應(yīng)具有：一是能夠?yàn)樯鐣?huì)公眾提供檔案信息支持和良好的社會(huì)形象，這是社會(huì)信息化過程中檔案館應(yīng)具備的形象；二是敬業(yè)愛崗、熱情待人、滿意服務(wù)、美化閱檔環(huán)境，營造高效、舒適、健康、優(yōu)美的閱檔氛圍，接受監(jiān)督、改進(jìn)工作的良好的服務(wù)形象；三是以知識(shí)管理為手段，合理地組織與開展經(jīng)營活動(dòng)的管理形象；四是塑造共同的檔案價(jià)值觀的良好群體形象。

（3）、開展有償服務(wù)，增強(qiáng)“造血”功能，20世紀(jì)70年代以來，隨著信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，信息的價(jià)值得到了社會(huì)的肯定，人們對(duì)信息服務(wù)提出了更高的要求。為了克服檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)的不足，提高檔案利用水平，使檔案信息資源這種潛在的生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，作為一個(gè)檔案信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案館，可以適當(dāng)開展有償服務(wù)這一手段輔佐檔案館固有的無償服務(wù)形式，從而有利于引進(jìn)優(yōu)秀人才，改善職工的福利，調(diào)動(dòng)人員的積極性，并通過信息反饋，借有償服務(wù)窗口了解社會(huì)需求，以增強(qiáng)檔案館的“造血”功能。

（4）、檔案保密和檔案安全解決方法的探討。檔案工作的服務(wù)性決定了檔案館要盡可能多地、盡快地開發(fā)檔案信息，以達(dá)到檔案信息利用功能的最大化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。然而，共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾。為此，檔案管理人員必須注意保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，檔案工作的政治性更加強(qiáng)調(diào)檔案保密與安全，因此，在現(xiàn)代信息社會(huì)中我們應(yīng)樹立高度的安全意識(shí)，注意防護(hù)黑客等網(wǎng)絡(luò)攻擊，注意防毒殺毒，確保計(jì)算機(jī)安全，以維護(hù)檔案的管理。另外還要重視培養(yǎng)電腦技術(shù)開發(fā)人才，解決技術(shù)手段不足的問題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前，信息產(chǎn)業(yè)在不斷地發(fā)展壯大，且愈來愈重要。

3、社會(huì)更需要高素質(zhì)的綜合人才，科技帶動(dòng)了工業(yè)的發(fā)展，推動(dòng)著社會(huì)進(jìn)步，進(jìn)而使知識(shí)成為生產(chǎn)活動(dòng)中的最重要因素。當(dāng)前，知識(shí)經(jīng)濟(jì)不斷興起，信息社會(huì)越來越需要高素質(zhì)的綜合人才，信息人員、技術(shù)人員、知識(shí)分子的作用日益增大。

4、社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活分散化、多樣化、小規(guī)模化、非群體化、節(jié)奏加速的趨勢(shì)日益加強(qiáng)。電子計(jì)算機(jī)及其通信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展加速了信息流動(dòng)，從而使生產(chǎn)與生活和分散化、多樣化、小規(guī)?；?、非群體化成為了可能，并且使人們的生活節(jié)奏速度大大加快，這正如“時(shí)間就是生命”一樣寶貴。

二、信息化過程中檔案工作面臨的問題

1、傳統(tǒng)的檔案工作觀念落后，開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)淡薄。目前，檔案部門仍然存在著“為保管而保管、重保管輕利用”的思想，存在著“等、靠、要”，“安于現(xiàn)狀”，不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念，還存在著“閉架借閱”，“你查我調(diào)”等做法。現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來源于社會(huì)而服務(wù)于社會(huì)的檔案工作領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問題。這些情況和問題，特別是思想觀念落后、思想認(rèn)識(shí)跟不上時(shí)代步伐，已成為制約檔案工作發(fā)展的重要因素。

2、新時(shí)期檔案工作面臨的經(jīng)費(fèi)問題。眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，是當(dāng)前以及今后檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時(shí)代的步伐，就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)等問題。為此，檔案館需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力去解決這些問題。但由于技術(shù)不斷更新?lián)Q代，檔案館不可能單憑政府撥款就可解決事業(yè)經(jīng)費(fèi)不足的問題。特別是在現(xiàn)在，政府撥款顯得極其有限，經(jīng)費(fèi)問題成為制約檔案工作發(fā)展的又一個(gè)因素。

3、檔案保密和檔案安全受到挑戰(zhàn)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)不斷深入社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，檔案保密和檔案安全必將受到影響，其主要因素有：一是人為因素，檔案人員安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，往往在自己的檔案網(wǎng)頁上隨意發(fā)布信息，對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒“瘟疫”橫行，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到威脅，這些務(wù)必引起我們的高度重視，并加以研究解決。

三、信息化社會(huì)中檔案工作的啟發(fā)及對(duì)策

努力培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案管理人才，提高檔案人員素質(zhì)，積極更新改善設(shè)備和管理手段是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，但現(xiàn)代化設(shè)備要求管理人員素質(zhì)必須現(xiàn)代化。為此，要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)：一要努力培養(yǎng)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。他們既掌握信息理論與信息知識(shí)，又能熟練地運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、信息儲(chǔ)存技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)及多媒體技術(shù)；二是積極讓檔案管理人員參加現(xiàn)代化培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)；三要抓好檔案管理人員在職人員培訓(xùn)、進(jìn)修，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平；四要加強(qiáng)理論研討。

總之，在當(dāng)前信息化環(huán)境下，我們要做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用的最大化，就要從檔案的職能和檔案工作的性質(zhì)入手，研究當(dāng)前形勢(shì)和信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，通過各種檔案信息服務(wù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行加工和整理，并提供利用，滿足社會(huì)公眾的需求，使檔案信息真正地服務(wù)于公眾，服務(wù)于社會(huì)。