孟成民　魏旭嬌

摘 要：在高等教育國際化的背景下，外事檔案管理成為高校外事工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其重要性日益凸顯?？偨Y(jié)了高校外事檔案呈現(xiàn)的特征，分析了當(dāng)前高校外事檔案管理中存在的突出問題，并提出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：外事檔案；國際交流；管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及日益增長的文化交流的需要，高等教育國際化已成為一種不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。國際高校間在教學(xué)、科研、引智、師資等方面的交流與合作越來越密切，外事活動(dòng)不斷增多，產(chǎn)生并積聚了大量具有保存意義的文件檔案，這些真實(shí)記錄的文件材料是高校對(duì)外交流與合作的真實(shí)寫照，代表著學(xué)校國際化進(jìn)程的發(fā)展前沿，更是重要的無形資產(chǎn)與文化財(cái)富。因此，高校外事檔案管理工作則顯得尤為重要，規(guī)范化、科學(xué)化的外事檔案管理已迫在眉睫。筆者就目前高校外事檔案管理工作的特點(diǎn)與現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并針對(duì)存在的問題提出相對(duì)應(yīng)的解決策略。

一、高校外事檔案呈現(xiàn)的特征分析

高校外事檔案是指學(xué)校或教師、學(xué)生個(gè)體，與國外團(tuán)體或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來等活動(dòng)中直接形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像載體材料以及其他各種形式的原始文件。由于高校外事工作的特殊性，外事檔案也具有不同于其他檔案的特質(zhì)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）國際性與涉外性

外事檔案是在高校在國際交流與合作活動(dòng)中形成的文件材料，而國際交流的主體涉及到外國團(tuán)體和國際友人，其交流的內(nèi)容也反映的是國際交流活動(dòng)的總體情況。因此，無論是從外事活動(dòng)的主體還是內(nèi)容來看，外事檔案都具有明顯的國際性、涉外性。

（二）語種的多樣性與專業(yè)性

外事工作中必然會(huì)形成大量外文材料，在收集、整理、歸檔中必須保證這些文件的原始性，這就造成了外事檔案的描述形式也與其他檔案有所不同，具有多語言性的特點(diǎn)。通常在外事檔案的管理中，凡是重要的文件、協(xié)議或?qū)W術(shù)文獻(xiàn)等，均須有中文譯本。

（三）來源的雙向性

國際交流活動(dòng)是一個(gè)雙向的過程，引進(jìn)和輸出并重。因此，外事檔案不僅是“請(qǐng)進(jìn)來”交流合作的產(chǎn)物，而且也是“走出去”訪問考察的產(chǎn)物。

（四）內(nèi)容的廣泛性與階段性

高校外事檔案的來源和內(nèi)容廣泛，這是由外事工作的對(duì)象職能決定的，涉及到留學(xué)生培養(yǎng)、外事接待、外籍教師管理、援外培訓(xùn)、出國管理、合作辦學(xué)、科技合作、學(xué)生交流等方方面面，在這些活動(dòng)中形成的外事檔案隨著某項(xiàng)外事活動(dòng)的結(jié)束而歸檔立卷，具有階段性的特點(diǎn)。

二、高校外事檔案管理工作中存在的問題

完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的外事檔案信息資源可以為學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展與國際化服務(wù)，外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到學(xué)校在國內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)校工作效率的提高甚至關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略等。目前高校外事檔案管理工作中尚存在一些突出的問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）外事檔案管理意識(shí)不夠，檔案收集較難

近年來，高校間的對(duì)外交流活動(dòng)越來越頻繁，在這過程中產(chǎn)生了包括合作框架協(xié)議、照片等在內(nèi)的大量檔案史料，但是目前高校普遍對(duì)外事檔案的管理重視不夠，缺乏責(zé)任感，外事部門與檔案管理部門間的協(xié)同機(jī)制也不夠完善。有些外事檔案被當(dāng)作是簡(jiǎn)單的資料保管，缺乏長遠(yuǎn)的眼光；隨著高校國際化進(jìn)程的推進(jìn)，外事工作人員工作量加大，無暇顧及外事檔案的收集、積累、歸檔和管理；部分出國合作科研的教師也缺乏檔案意識(shí)，不愿意將資料交存檔案部門共享資源，這就使得大量有價(jià)值的資料沒有得到妥善保存，造成外事檔案收集不齊全，不利于外事檔案的開發(fā)和利用，同時(shí)管理隊(duì)伍中缺乏兼?zhèn)渫馐卤尘啊⑼庹Z能力、檔案管理的專業(yè)人員。

（二）外事檔案管理的信息化程度不高

外事檔案是歷史資料，更是信息資源，但是目前檔案的收集、整理、歸檔等工作還是簡(jiǎn)單的手工操作，外事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化程度不高，對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案共存的檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，信息資源共享和利用率較低，影響了高校外事工作的快速發(fā)展，制約了外事資源為高校教學(xué)、科研、人才交流服務(wù)。

（三）外事檔案管理體系尚需進(jìn)一步規(guī)范完善

由于對(duì)外事檔案管理的重視度不高，其收集、保管的過程往往比較隨意，且大部分屬于兼職管理，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)，沒有形成規(guī)范化的工作程序，造成許多材料分散、毀損、無法及時(shí)歸檔甚至丟失。在外事檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，不同職能部門之間的協(xié)同機(jī)制不夠完善，管理制度體系也不夠健全，不利于外事檔案的科學(xué)利用。

三、新形勢(shì)下高校外事檔案管理的對(duì)策研究

（一）增強(qiáng)外事檔案管理意識(shí)，促進(jìn)外事檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化

隨著高校各項(xiàng)體制改革的不斷推進(jìn)，高校從領(lǐng)導(dǎo)到普通教職工都必須強(qiáng)化外事檔案管理意識(shí)，深刻了解到此項(xiàng)工作的重要性。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)外事檔案工作重要意義的宣傳，實(shí)現(xiàn)高校外事檔案工作從收集、整理到利用的一體化管理，推動(dòng)外事檔案管理工作與對(duì)外交流合作共同發(fā)展，從而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（二）完善外事檔案管理機(jī)制，健全管理制度體系

外事檔案管理工作必須有章可依，因此，除了在思想認(rèn)識(shí)上應(yīng)引起足夠重視外，還應(yīng)從學(xué)校層面建章立制、規(guī)范管理，完善學(xué)校外事檔案管理辦法，使外事檔案的管理逐步規(guī)范化，確保重要材料的正確無誤及其完整性；另一方面，理順高校內(nèi)部不同職能部門間的管理機(jī)制，做到分工明確、協(xié)同合作，確保外事檔案不遺失、不缺損。

（三）運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，加快外事檔案管理信息化進(jìn)程

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，外事檔案信息的采集、處理和利用非常便捷，這給外事檔案的開發(fā)和利用帶來了廣闊的空間。在管理過程中引進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，開發(fā)豐富的信息資源，便于快速、安全、便捷的提供服務(wù)；建立外事檔案管理信息系統(tǒng)，建設(shè)外事檔案信息網(wǎng)站，方便管理和用戶查詢；同時(shí)采用各類技術(shù)手段，將外事檔案數(shù)字化，便于保存、利用與共享。

（四）加強(qiáng)高校外事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流，提高管理人員專業(yè)技能、外語水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，構(gòu)建一支既具備專業(yè)化的檔案知識(shí)水平，又懂現(xiàn)代化的管理思想，既懂得外事政策，又精通外語的外事檔案管理人員隊(duì)伍，提升管理人員外事檔案管理水平。

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作者簡(jiǎn)介

孟成民（1981- ），男，江蘇東臺(tái)人，華南農(nóng)業(yè)大學(xué)研究生處助理研究員，研究方向?yàn)楦叩冉逃芾怼?/p>