謝發(fā)紅

摘 要：油田企業(yè)檔案管理是油田企業(yè)工作中重要的一部分，它關(guān)系著油田企業(yè)正常運(yùn)作諸多方面的問題，是目前而言廣大油田企業(yè)一直在積極探索中的問題。該項工作的扎實(shí)與否直接影響著企業(yè)正常運(yùn)作秩序和職工工作的能動性和主觀性，事關(guān)企業(yè)生產(chǎn)效率，事關(guān)國家戰(zhàn)略大局。那么關(guān)于油田企業(yè)如何在平常的工作中做好檔案管理工作，特別是在信息化時代背景下如何做好企業(yè)的檔案管理工作。本文在廣泛結(jié)合已有研究成果的基礎(chǔ)上，對于在油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險及其相應(yīng)的控制工作做一個較為全面的闡述和研究，盡微薄之力使油田企業(yè)的檔案管理工作趨于科學(xué)化和制度化，保證油田企業(yè)正常的運(yùn)作。

關(guān)鍵字：油田企業(yè)檔案管理；風(fēng)險分析與控制；信息化時代

我們都知道，油田企業(yè)在檔案管理工作中的風(fēng)險具體是指油田企業(yè)在具體的生產(chǎn)過程中，相關(guān)部門對可能遇到的各種有關(guān)檔案方面的風(fēng)險因素進(jìn)行識別、分析、評估，以最低成本實(shí)現(xiàn)最大的安全保障的過程，這個過程我們也叫他為檔案管理過程中的風(fēng)險控制的一個過程。具體到我們要討論和研究的油田企業(yè)而言，油田企業(yè)的檔案管理工作是一個復(fù)雜而又意義重大的工作，也一直是制約和困擾我國大多數(shù)油田企業(yè)的主要問題之一，各個單位也在實(shí)踐的過程中積極探索和尋找有效的方法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序化和制度化。以下筆者就從幾個方面分析和闡述油田企業(yè)在檔案管理中的風(fēng)險分析和控制的具體情況：

一、油田企業(yè)檔案管理的風(fēng)險分析

就當(dāng)下油田企業(yè)而言的話，檔案管理是非常重要的一個工作，這個重要性首先體現(xiàn)在油田企業(yè)本身在我國社會經(jīng)濟(jì)生活中的重要性上，關(guān)系到國家戰(zhàn)略大局，再者就體現(xiàn)在普通意義上檔案管理的意義上。結(jié)合油田企業(yè)的實(shí)際情況可以說油田企業(yè)的檔案管理及風(fēng)險控制是一個工作程序的問題，它是這個程序中必要的一環(huán)，針對具體的油田檔案管理的工作特點(diǎn)，分析、評估、制定切實(shí)可行的防范措施，才能使檔案管理風(fēng)險降至最低限度。檔案管理風(fēng)險主要是檔案運(yùn)送和交接過程的風(fēng)險，具體包括三個方面：

第一，交通隱患。油田之間相關(guān)的各個單位在地理位置上是相對相對分散的，這就從某種程度上給檔案工作提供了不便，期間各種可以預(yù)料和不可以預(yù)料的風(fēng)險可能出現(xiàn)，所以一般而言交通風(fēng)險是檔案運(yùn)送中的最大風(fēng)險。

第二，檔案風(fēng)險中多種意外傷害。在各個分散點(diǎn)之間傳遞檔案，其中可能會因為自然和天然等不定因素造成人員的意外傷害和檔案的意外損壞等，這也是平常檔案管理工作中經(jīng)常遇到的事例，發(fā)生幾率比較高。

第三，檔案可能會丟失或損壞。油田之間比較分散，而各個油田企業(yè)在人員上普遍有基數(shù)大、人員情況復(fù)雜等一系列特點(diǎn)，加上油田企業(yè)檔案的運(yùn)送和移交的程序比較多，那么在這個過程中就無形的增加了因人為因素造成檔案丟失或損壞的可能性，

當(dāng)然，油田企業(yè)檔案管理是個需要細(xì)心和責(zé)任心的工作，如果一旦在日常的工作中管理不善或出現(xiàn)人為地各種問題，油田企業(yè)檔案管理工作中存在的風(fēng)險是多樣的，必要比較常見的情況是各種檔案手續(xù)會出現(xiàn)不全甚至根本沒有的情況，特別是好多油田企業(yè)在信息化社會應(yīng)用電子檔案的形式進(jìn)行存儲，由于操作不當(dāng)?shù)仍蚩赡軙?dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失甚至泄露，危害油田企業(yè)集體的利益。

二、油田企業(yè)檔案管理中的風(fēng)險控制

針對以上幾個方面對于油田企業(yè)檔案管理過程中相關(guān)的風(fēng)險分析之后，相應(yīng)地預(yù)防措施是必要的，但是由于油田企業(yè)中的檔案管理是個復(fù)雜的系列工作，牽扯到油田企業(yè)各部門的工作態(tài)度和工作程序問題，因此風(fēng)險預(yù)防措施也是需要從大方面、多角度去進(jìn)行，筆者結(jié)合已有研究成果，認(rèn)為就當(dāng)下油田企業(yè)檔案管理中預(yù)防措施主要應(yīng)該從以下幾個方面去入手：

（一）提高認(rèn)識水平，真正認(rèn)識到檔案管理工作對于油田企業(yè)的重要意義。我們都知道，意識決定行動，對于檔案管理工作的意義有一個高度的、比較深刻的認(rèn)識，在這種認(rèn)識的基礎(chǔ)上去投入到具體的實(shí)際工作當(dāng)中去，這是一種標(biāo)本兼治的方法，是油田企業(yè)應(yīng)該大力去抓的一個重要方面。因此廣大油田企業(yè)要積極通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等不同的方法和形式去加強(qiáng)對相關(guān)人員的教育培訓(xùn)，使他們在思想認(rèn)識上達(dá)到一定的要求，繼而從具體的工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（二）及時積極的風(fēng)險評估是重要保障，應(yīng)堅持不懈。油田企業(yè)的檔案管理工作具體到實(shí)際工作中還是要通過不同的部門和不同的個人去完成的，因此在這個意義上加強(qiáng)各個部門在檔案方面的評估是最有意義的工作，也是最能夠體現(xiàn)效率和質(zhì)量的環(huán)節(jié)，各個部門的相關(guān)從業(yè)人員要接受相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)和教育，學(xué)習(xí)風(fēng)險評估的具體方法和流程，定期進(jìn)行檢查，這是保證油田企業(yè)自身在檔案管理工作中萬無一失的主要保障。

（三）完善相關(guān)制度和操作流程，不斷使檔案管理工作走上制度化的軌道。相關(guān)部門要加強(qiáng)在制度和工作流程方面的研究和整體部署，制定一整套可行性強(qiáng)的措施來，并通過一定的途徑是這一套措施堅決的在各個工作環(huán)節(jié)和部門實(shí)行開來，保證檔案工作的正常有序。

（四）不斷完善油田企業(yè)在檔案使用過程中的規(guī)范性。這點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，各個部門也好，個人也好，在使用企業(yè)檔案的過程中要有章可循，該簽字的簽字，該申請的申請，防止在使用過程中出現(xiàn)丟失甚至擅自涂改的惡劣行為，具體的工作程序不能不嚴(yán)格執(zhí)行，這也有利于在這方面出現(xiàn)問題之后便于相關(guān)責(zé)任的查詢和追究，有力的保障油田企業(yè)檔案管理中的嚴(yán)肅性。

（五）加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案對于每一個單位和集體都是重要的，對于油田企業(yè)更是這樣的，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施就要有相應(yīng)的提高，比如資料室和檔案室的安全防盜設(shè)施一定要符合要求，相關(guān)的資料出項問題的時候要有一套比較完備的報警和預(yù)防措施，在短時間之內(nèi)通知相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)，努力把損失和危害降低到最小。

（六）努力做好電子檔案的管理工作。在信息化的今天，油田檔案采用電子化的形式進(jìn)行存儲和操作是與時俱進(jìn)的必要手段，這樣具有方便快捷和操作靈活的優(yōu)勢，有效地減輕相關(guān)部門的人員壓力，但同時如何做好電子檔案的管理工作也是個如影隨形的問題，要積極防治相關(guān)信息的丟失和泄露，加強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員在電子檔案方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，定期檢查和監(jiān)督他們的工作，保證電子檔案的有效運(yùn)行。

三、 結(jié)語

油田企業(yè)檔案管理工作是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工作，其中需要各個相關(guān)部門和各個相關(guān)涉及到的人員要積極自律，共同做好油田企業(yè)檔案管理工作，這是擺在我們面前的一個十分迫切又重要的課題，我們一定要強(qiáng)化認(rèn)識，優(yōu)化方式，以靈活的工作把這項工作落實(shí)到實(shí)處，為建設(shè)社會主義和諧社會做出一份力。

參考文獻(xiàn)

[1] 《對企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的分析與實(shí)踐》，《城市建設(shè)理論研究》16