近年來，隨著高校管理體制改革和布局結構調(diào)整，高校規(guī)模擴大，合并的高校一般都有多個校區(qū)，且地理位置各異，因而傳統(tǒng)的辦公方式難以做到使各類信息迅速上傳下達并及時處理。辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA）具備公文處理、信息發(fā)布與傳遞交流等功能，可以快速、便捷地實現(xiàn)高校內(nèi)部的公共事務的管理，被各高校廣泛應用。隨著高校辦公自動化、信息網(wǎng)絡技術日趨完善，辦公自動化的必然產(chǎn)物電子文件成為了檔案必不可少的重要組成部分，高校檔案部門如何對OA環(huán)境下產(chǎn)生的大量電子文件進行歸檔利用，顯得更加重要與突出。

電子文件及其特點

OA系統(tǒng)有廣義和狹義之分，廣義的OA系統(tǒng)結成了教學、科研、財務、辦公等各個專用計算機應用系統(tǒng)。而狹義的OA系統(tǒng)指具備公文處理、信息發(fā)布和傳遞、信息交流等功能，以實現(xiàn)單位內(nèi)的公共事務管理為主要職能的辦公系統(tǒng)。本文僅論及狹義上的辦公系統(tǒng)，是指高校黨政管理部門在工作中以計算機技術和網(wǎng)絡技術為核心，采用現(xiàn)代化辦公設備和先進的通信技術整理、加工、存儲和使用的專門辦公系統(tǒng)。

電子文件因其載體形式而具有以下特點。一是信息與載體的可分離性。與紙質(zhì)文件不同，電子文件不具有固定的物理位置，它可以在不同載體之間復制、編輯、更改，也可以根據(jù)需要擴展、縮小或者改變存儲空間?？梢詮挠脖P拷入磁盤，也可以存儲在網(wǎng)絡服務器上，并通過網(wǎng)絡四處傳播。二是載體的不穩(wěn)定性。雖然存儲電子文件的硬件存儲技術獲得了很大發(fā)展，但硬件存儲設備易損壞問題一直無法得到根本解決；長時間使用導致的老化、存儲設備散熱不好或機房室溫控制不好都容易導致存儲設備燒壞；還有電腦病毒破壞，人的無意識損壞等等，都會導致載體的不穩(wěn)定性。三是信息存儲的高密度性。隨著現(xiàn)代技術的發(fā)展，存儲技術日新月異，從最早的軟盤，到光盤、優(yōu)盤，再到現(xiàn)在常用的移動硬盤、閃盤，還有計算機硬盤的變化，各種存儲硬件的存儲量越來越大，體積卻越來越小，信息的存儲密度越來越強。

電子文件采用二進制編碼形式存在于載體，電子文件的形態(tài)是數(shù)字化，對硬件、軟件有很強的依賴性，電子文件因其采用二進制編碼形式具有如下特點。一是非人工識讀性。電子文件采用二進制代碼，輸入計算機中的任何內(nèi)容都轉換成“0”或“1”這種記錄符號，這是人工不可識讀的記錄符號，將這種信息存儲于各種存儲設備中，只有通過計算機程序解碼，還原成原始狀態(tài)，人們才能識讀它。二是對計算機系統(tǒng)的依賴性。電子文件存在的載體是計算機的各種硬件，電子文件對載體的依賴性很強；電子文件的制作、處理，以及歸檔后的全部處理活動都要借助于計算機的操作系統(tǒng)和軟件才能實現(xiàn)，離開了計算機系統(tǒng)，人們既無法識讀電子文件，更無法對其施加任何影響。三是內(nèi)容的易更改性。電子文件操作方便，信息與載體可分離，使得人們可以對電子文件方便而頻繁地進行復制、更改。

電子文件與紙質(zhì)文件的比較

電子文件與紙質(zhì)文件相比有以下特征。一是從信息的真實性看，紙質(zhì)文件優(yōu)于電子文件。紙質(zhì)文件的載體是能看得見、摸得著的物質(zhì)，紙質(zhì)文件保留了手寫原稿，進行任何修改或篡改，都會留下明顯痕跡。因此有證可依，可信度高，被篡改的可能性小。電子文件的信息和載體是分離的，電子文件的信息是可以流動的，人們可以不留痕跡的對電子文件中的信息進行修改、復制甚至刪除。因此，紙質(zhì)文件更真實、原始，具有電子文件不可替代的法律憑證作用。二是從耐久性看，紙質(zhì)文件勝于電子文件。紙質(zhì)文件手寫底稿要求必須使用碳素墨水或者藍黑墨水書寫，定稿要求必須是經(jīng)過一體化油印機印制而成，這些字跡材料都符合永久保存的載體要求，只要做好檔案的保護，就可以使紙質(zhì)的壽命達到上百年。而電子文件存儲介質(zhì)的物理壽命遠遠比不上紙張，磁性載體的氧化和變質(zhì)、磁場的影響很容易破壞介質(zhì)上存儲的數(shù)據(jù)，直接影響信息再現(xiàn)。三是從信息處理的方便性看，電子文件快于紙質(zhì)文件。電子文件可以直接由計算機處理，省去了傳統(tǒng)檔案工作中立卷、整理等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間，大大提高了電子文件從形成檔案到為用戶提供服務的速度。四是從信息利用角度看，電子文件強于紙質(zhì)文件。網(wǎng)絡化時代快捷、迅速的檢索已成為檔案服務的發(fā)展趨勢。電子文件可以通過計算機網(wǎng)絡進行遠距離傳輸，使檔案利用不受時空限制。用戶不需要到檔案館，在任何地方通過聯(lián)網(wǎng)計算機直接利用檔案館開放的檔案，提高了利用效率，方便了用戶。而用戶對紙質(zhì)檔案的利用還必須是傳統(tǒng)的親自到檔案館查找、閱讀。

電子文件對檔案管理的影響

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為工作對象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期的實踐和總結，已形成一套成熟、實用的立卷歸檔制度：即文書部門立卷歸檔后交由檔案部門管理并提供對外利用，一般是一年進行一次歸檔整理。而電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，形成后馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，實現(xiàn)信息共享，使得文件與檔案不再有明顯的界限。電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，對計算機有很強的依賴性，歸檔時除了“辦理完畢，具有保存價值”的文件，歸檔范圍還應擴大至電子文件的支持軟件及操作系統(tǒng)。

由于電子文件的文件信息與載體的可分離性，傳統(tǒng)的用于整理和管理檔案的“檔案實體分類法”可能將被概念分類整理所取代。電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度地排序，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。同時，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。

電子文件的存檔價值同時取決于其文件價值和其可讀性，其鑒定的內(nèi)容、標準和方法均將發(fā)生變化，原來一直沿用的檔案價值理論分析范圍也將擴大至分析電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。另一方面由于用戶的需要，電子文件的信息和數(shù)據(jù)可以不斷地修改和補充，因此，電子文件的鑒定、管理方法并無定論，其保管方法、檢索、利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

電子文件歸檔管理的基本對策

邏輯歸檔 OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)兼容，可實現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔。所謂邏輯歸檔，就是指將OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相銜接，并不改變原電子文件的存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程，文件部門僅將存儲歸檔電子文件的邏輯地址通知檔案部門，使檔案部門能夠通過網(wǎng)絡直接查詢該電子文件。邏輯歸檔有助于充分利用機構內(nèi)部的網(wǎng)絡資源，實現(xiàn)信息共享，實現(xiàn)真正意義上的文檔管理一體化。

物理歸檔 物理歸檔是把計算機及其網(wǎng)絡上的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡傳輸方式歸檔和以截至傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡歸檔是指歸檔電子文件通過網(wǎng)絡直接傳輸?shù)綑n案部門，也稱在線式歸檔。介質(zhì)歸檔是指將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。物理歸檔，可以實現(xiàn)電子文件的集中管理，保證電子文件的安全性。

雙套歸檔 隨著辦公自動化系統(tǒng)的日趨完善和普及應用，電子文件有逐漸取代紙質(zhì)文件的趨勢，但由于目前計算機文檔管理一體化系統(tǒng)并不完善，電子文件的法律憑證性、管理制度、管理方法等存在一些問題，保證電子文件真實性、完整性、可靠性的技術要求依舊未解決；另一方面，一旦信息載體損壞，或者網(wǎng)絡受到病毒攻擊或因其它原因被毀壞，文件丟失難以避免，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理經(jīng)過多年的實踐和完善，已經(jīng)形成比較成熟的以紙張、案卷為載體的歸檔、檢索方法，所以，紙質(zhì)文件的存在是十分必要的。而電子文件檔案和紙質(zhì)文件檔案并存，就是指在同一檔案館內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長一段時間內(nèi)既要保存電子文件檔案，又要保存紙質(zhì)文件檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存，繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保證其原始性、真實性。同時，將一些需要頻繁利用的紙質(zhì)檔案掃描成電子文件傳輸至互聯(lián)網(wǎng)轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

總之，在信息化社會，紙質(zhì)文件與電子文件互為補充、長期并存。紙質(zhì)文件與電子文件不具有繼承性和相互否定性，而是各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢：紙質(zhì)是反映歷史的真實面目的可靠記錄，電子文件發(fā)揮其在檢索、利用、傳輸、存儲等方面的優(yōu)勢，紙質(zhì)文件和電子文件相輔相成、相得益彰，為社會提供豐富多彩的檔案服務。

祭孔敬師

9月28日，信陽師范學院歷史文化學院舉行2013級新生入學教育系列活動之祭孔敬師典禮?；顒右宰饚熤亟?、傳承文化為主題，由學院院長恭讀《祭孔敬師文》；然后是祭孔禮儀；最后是敬師禮。圖為新生們在向教師鞠躬表達敬意。