邵德儉

會(huì)議管理是企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障工具，不管是從公司章程規(guī)定的需要，還是企業(yè)日常運(yùn)作的需要，目前絕大多數(shù)的企業(yè)都離不開(kāi)會(huì)議。不同的會(huì)議有不同的目的，生產(chǎn)技術(shù)會(huì)議主要討論生產(chǎn)制造和產(chǎn)品品質(zhì)方面的問(wèn)題，銷售會(huì)議主要討論市場(chǎng)及客戶服務(wù)方面的問(wèn)題，績(jī)效會(huì)議主要針對(duì)月度的營(yíng)運(yùn)績(jī)效狀況進(jìn)行分析檢討，此外還有很多專項(xiàng)的會(huì)議或者部門(mén)內(nèi)部的會(huì)議，這些都已經(jīng)成為一個(gè)規(guī)范企業(yè)不可或缺的組成部分。

不少的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常發(fā)出這樣的感嘆——我每月幾乎有超過(guò)三分之二的時(shí)間在參加各種各樣的會(huì)議，這些會(huì)議反復(fù)討論著一些看起來(lái)總是沒(méi)有進(jìn)展的問(wèn)題，并且在剩余的三分之一的時(shí)間里我也是在處理著與這些會(huì)議相關(guān)的問(wèn)題，我簡(jiǎn)直沒(méi)有時(shí)間坐下來(lái)好好思考企業(yè)（或部門(mén)）未來(lái)的發(fā)展。這恐怕會(huì)引起很多企業(yè)高層或者部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的共鳴。是什么原因造成我們會(huì)有如此多的會(huì)議，又是什么原因造成企業(yè)會(huì)反復(fù)討論著一些看似總沒(méi)有進(jìn)展的問(wèn)題？這些問(wèn)題歸結(jié)起來(lái)，就是“會(huì)而不議，議而不決，決而不行，行而無(wú)果”，再追其根源，就是會(huì)議目的不明確，會(huì)議準(zhǔn)備不充分，會(huì)議管理不科學(xué)，會(huì)議執(zhí)行不到位。只有徹底解決了這四個(gè)問(wèn)題，會(huì)議才能真正發(fā)揮出在企業(yè)管理中應(yīng)有的作用。

一、訂立規(guī)范并在會(huì)前做好準(zhǔn)備工作

企業(yè)應(yīng)對(duì)于會(huì)議管理訂立一定的規(guī)范制度，要求會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)（召集部門(mén)）和參加部門(mén)依照辦理，針對(duì)會(huì)前方面的要求主要包括以下幾個(gè)方面：

1、提前通知

會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)應(yīng)至少提前2日將由會(huì)議主席簽發(fā)的《開(kāi)會(huì)通知單》送至各與會(huì)部門(mén)，《開(kāi)會(huì)通知單》需注明會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員以及主要討論議題，會(huì)議主席對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行必要的審核。例行性會(huì)議可不單獨(dú)發(fā)放公文，但如有變動(dòng)需提前知會(huì)相關(guān)部門(mén)主管和與會(huì)人員，同時(shí)知會(huì)總務(wù)后勤部門(mén)做好配套服務(wù)工作。

2、確定會(huì)議目標(biāo)

會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)應(yīng)事先確定會(huì)議目標(biāo)，并準(zhǔn)備好與會(huì)議議題有關(guān)的相關(guān)資料，同《開(kāi)會(huì)通知單》一起送達(dá)與會(huì)部門(mén)，以保證與會(huì)人員事先都能充分了解會(huì)議討論事項(xiàng)，并作相應(yīng)準(zhǔn)備。

3、議題審核和溝通

會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)對(duì)于參會(huì)部門(mén)提報(bào)的議題應(yīng)予以審核，確定其在本次會(huì)議上討論的必要性，如重要會(huì)議應(yīng)注意避免例行性工作報(bào)告（會(huì)上應(yīng)重點(diǎn)報(bào)告需高層裁示或給予支持的事項(xiàng)，其他事項(xiàng)可在會(huì)前通過(guò)郵件等方式發(fā)給相關(guān)部門(mén)或主管），同時(shí)要求報(bào)告部門(mén)事前與相關(guān)部門(mén)溝通該議題，以提高會(huì)議效率并避免出現(xiàn)因事先不溝通而在會(huì)上發(fā)生爭(zhēng)議的狀況。

4、確定會(huì)場(chǎng)管理人員

會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)應(yīng)先行確定會(huì)場(chǎng)管理人員（即會(huì)議作業(yè)相關(guān)人員的不同角色），包括會(huì)議主席、會(huì)議主持人、會(huì)議記錄人、會(huì)議決議追蹤人、會(huì)議計(jì)時(shí)人等，以保證會(huì)議順暢進(jìn)行，相關(guān)人員職責(zé)如下：

會(huì)議主席：會(huì)議最高主管，負(fù)責(zé)裁決討論議題或事項(xiàng)，如當(dāng)場(chǎng)無(wú)法裁定的，需確定裁示流程或方式（比如書(shū)面簽核至總經(jīng)理、另定時(shí)間討論等等），避免議而不決；

會(huì)議主持人：引導(dǎo)會(huì)議召開(kāi)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候請(qǐng)主席裁示或者對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行相關(guān)提醒，包括會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、中止偏離主題的討論等等；

會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)如實(shí)記錄會(huì)議決議，如有需要可在會(huì)上或會(huì)后與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，保證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性；

會(huì)議計(jì)時(shí)人：根據(jù)需要對(duì)于會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行計(jì)時(shí)，提醒主持人管控會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議效率；

會(huì)議追蹤人：根據(jù)主席審批的會(huì)議決議，對(duì)各執(zhí)行部門(mén)的落實(shí)狀況進(jìn)行追蹤，提醒相關(guān)部門(mén)或責(zé)任人貫徹落實(shí)會(huì)議決議。

5、前期會(huì)議追蹤

會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)（或高層指定的追蹤部門(mén)）應(yīng)掌握上次會(huì)議（或前期）決議事項(xiàng)的執(zhí)行狀況。

二、有效進(jìn)行會(huì)場(chǎng)管理

有了會(huì)前的充分準(zhǔn)備，我們還需要在實(shí)際會(huì)議時(shí)具體落實(shí)相關(guān)要求和規(guī)定，一般應(yīng)從幾個(gè)方面進(jìn)行管理：

1、基本紀(jì)律

⑴各與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，如遇特殊情況本人不能到會(huì)的，在征得本部門(mén)主管同意后可委請(qǐng)代理人參加會(huì)議。

⑵會(huì)議過(guò)程中與會(huì)人員不得無(wú)故提前離開(kāi)，如確因工作需要提前退出會(huì)議的，應(yīng)征得會(huì)議主席的同意。

⑶與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，專心聽(tīng)取報(bào)告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機(jī)或電腦等情況。

2、進(jìn)程掌控

⑴會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議主持人應(yīng)先列示會(huì)議議程，在會(huì)議過(guò)程中，各與會(huì)人員應(yīng)圍繞議題展開(kāi)討論，避免談及無(wú)關(guān)話題。

⑵會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會(huì)議召開(kāi)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候請(qǐng)主席裁示或者對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行相關(guān)提醒，包括會(huì)場(chǎng)紀(jì)律、中止偏離主題的討論等等。

⑶會(huì)議計(jì)時(shí)人負(fù)責(zé)提醒與會(huì)人員遵守會(huì)議時(shí)間，依照議程進(jìn)行會(huì)議，是否需要延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，由會(huì)議主席根據(jù)實(shí)際情況決定。

3、決議管理

⑴會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)（或高層指定的追蹤部門(mén)）報(bào)告上次會(huì)議及前期會(huì)議決議的執(zhí)行情況，以便主席掌握?qǐng)?zhí)行進(jìn)度并進(jìn)行相關(guān)指示，同時(shí)該做法可促進(jìn)責(zé)權(quán)部門(mén)切實(shí)落實(shí)會(huì)議決議，而不是開(kāi)完會(huì)就結(jié)束，做與不做沒(méi)有人管理。

⑵會(huì)議決議可以采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制，應(yīng)由會(huì)議主席負(fù)責(zé)裁決討論議題或事項(xiàng)，如當(dāng)場(chǎng)無(wú)法裁定的，需確定裁示流程或方式（比如書(shū)面呈總經(jīng)理簽核、另定時(shí)間討論等等），避免議而不決。

⑶會(huì)議決議一旦明確，應(yīng)確定執(zhí)行部門(mén)（或執(zhí)行人）和完成時(shí)間，以便后續(xù)落實(shí)和管理。

三、會(huì)后“執(zhí)行”是王道

會(huì)議管理的成效在很大程度上取得于執(zhí)行的力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是前面所說(shuō)的弊端“決而不行，行而無(wú)果”，所以會(huì)議管理的重中之重就是對(duì)于執(zhí)行狀況的管理。

目前，信息化已經(jīng)是企業(yè)管理的大勢(shì)所趨，企業(yè)可優(yōu)先考慮用系統(tǒng)對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行管理，比如常用的OA系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）。企業(yè)可以建立針對(duì)會(huì)議管理的模塊，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行科學(xué)管理，如果有條件的企業(yè)亦可以考慮將會(huì)議室管理、會(huì)議記錄簽核等與會(huì)議相關(guān)的流程一并納入系統(tǒng)管理。暫時(shí)沒(méi)有條件進(jìn)行系統(tǒng)化管理的企業(yè)，就必須安排相關(guān)人員進(jìn)行手工追蹤管理，這就需要增加一定的工作量，并且在管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性上也會(huì)打一定的折扣。

1、完整記錄

會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議的決議事項(xiàng)，一般應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)送主席簽核，并將《會(huì)議記錄》送達(dá)各與會(huì)部門(mén)，如果企業(yè)已經(jīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行系統(tǒng)管理，則各責(zé)權(quán)部門(mén)在系統(tǒng)中即可查到需要落實(shí)的決議和指令。

2、追蹤管理

⑴會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)負(fù)責(zé)將需追蹤事項(xiàng)納入會(huì)議管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并追蹤決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況，對(duì)于已完成的事項(xiàng)可根據(jù)主管審批意見(jiàn)給予結(jié)案，對(duì)于進(jìn)度較慢的事項(xiàng)應(yīng)提醒責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人；同時(shí)會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)需對(duì)會(huì)議追蹤事項(xiàng)進(jìn)行匯總，在下一次會(huì)議上進(jìn)行報(bào)告，如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會(huì)議主導(dǎo)部門(mén)進(jìn)行報(bào)告。

⑵各部門(mén)會(huì)議管理人員需及時(shí)向主管請(qǐng)示，確定會(huì)議決議事項(xiàng)責(zé)任人，并負(fù)責(zé)將執(zhí)行進(jìn)度維護(hù)進(jìn)會(huì)議管理系統(tǒng)；被主管確定為決議執(zhí)行負(fù)責(zé)人的，應(yīng)切實(shí)落實(shí)會(huì)議決議，并及時(shí)將執(zhí)行進(jìn)度向主管進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)于有進(jìn)度的應(yīng)定期更新，比如至少每周更新一次，無(wú)特別進(jìn)度的亦需要予以關(guān)注，比如至少每月或每?jī)芍芨乱淮芜M(jìn)度以進(jìn)行說(shuō)明。

⑶為減少工作量，同時(shí)達(dá)到科學(xué)管理的效果，可以在系統(tǒng)中設(shè)置一定的提醒功能，比如每周系統(tǒng)針對(duì)未結(jié)案的會(huì)議決議發(fā)送郵件提醒相關(guān)部門(mén)主管，以便主管在收到郵件后責(zé)成負(fù)責(zé)人維護(hù)最新的執(zhí)行進(jìn)度，然后對(duì)執(zhí)行進(jìn)度狀況進(jìn)行審批，一般審批內(nèi)容為“同意結(jié)案”、“持續(xù)追蹤”或“進(jìn)度過(guò)緩”。

3、配套獎(jiǎng)懲

從管理學(xué)的角度人的本能是“趨利避害”，對(duì)于個(gè)人或所在部門(mén)有利或比較容易做到的事項(xiàng)會(huì)積極落實(shí)推進(jìn)，但對(duì)于個(gè)人或所在部門(mén)有困難的事情在執(zhí)行效率上往往會(huì)打折扣，所以為了保證會(huì)議決議的執(zhí)行力度，就需要建立配套的獎(jiǎng)懲機(jī)制。在會(huì)前的準(zhǔn)備溝通、會(huì)上的紀(jì)律遵守以及會(huì)后的落實(shí)執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎(jiǎng)懲規(guī)范，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)和優(yōu)秀的部門(mén)及個(gè)人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門(mén)及個(gè)人。具體操作時(shí)可以采用累計(jì)記點(diǎn)或積分制度，每月考核或季度考核。當(dāng)然處罰不是目的，目的是讓全公司共同來(lái)遵守會(huì)議管理的制度，最終使得會(huì)議管理成為企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行的重要保障工具。

以上是作者結(jié)合自己參與公司重要會(huì)議管理的經(jīng)驗(yàn)，從會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后這三個(gè)方面闡述了會(huì)議管理的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)，歸納為一句話就是“規(guī)范制度，科學(xué)管理，堅(jiān)持執(zhí)行，配套獎(jiǎng)懲”。這些要求看似簡(jiǎn)單，但是要想徹底達(dá)到“會(huì)而有議，議而有決，決而有行，行而有果”的目標(biāo)，則需要會(huì)議管理部門(mén)和其他部門(mén)的共同努力，其中當(dāng)然也離不開(kāi)公司高層的大力支持。

（作者系金東紙業(yè)（江蘇）股份有限公司）