孟祥富

摘要：

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)生了很大的變化。采取人工的方法對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行精細(xì)的收集、整理、保管和利用的傳統(tǒng)檔案管理方式，已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展要求。因此，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對(duì)檔案事業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展具有重大意義。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)；意見(jiàn)

檔案信息化建設(shè)是指將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案管理工作作為一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在國(guó)家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)中占據(jù)重要地位，是社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。因此，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)無(wú)疑是檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中的新課題，以下是我對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

一、逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用而發(fā)展起來(lái)的，其建設(shè)是指計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)及其應(yīng)用。換而言之，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)，沒(méi)有網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展與應(yīng)用，檔案信息化建設(shè)也只能是一句空話。因此，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，需要軟硬件設(shè)施的支持。首先，應(yīng)完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案數(shù)字化加工設(shè)備及其他支撐設(shè)備。檔案管理部門應(yīng)完善硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲(chǔ)存，并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動(dòng)檢索。其次，應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的建設(shè)。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件包括計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語(yǔ)言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)及操作系統(tǒng)，它是計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的核心，是整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)。

二、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才

由于檔案信息化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著很大的區(qū)別，因此，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案信息化發(fā)展的實(shí)際需求，堅(jiān)持以人為本理念，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，為檔案信息化建設(shè)提供人才保障。首先，提高檔案工作者的思想素質(zhì)。由于檔案工作較強(qiáng)的機(jī)密性和一定的政治性，要求檔案工作人員必須學(xué)習(xí)黨的路線、方針和政策，具備高度的組織性、紀(jì)律性等政治素養(yǎng)，堅(jiān)決杜絕失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。此外，檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心。其次，提高檔案管理人員的綜合能力。在實(shí)際工作中，檔案管理人員要做好檔案管理工作，必須和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道，這就要求檔案人員應(yīng)具備較強(qiáng)的溝通、交流能力，促使檔案管理各部門工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。此外，檔案人員的一部分工作直接和文字打交道，這就要求檔案工作人員有較高的文字書(shū)寫能力，從而，寫更好的材料，為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。最后，做好信息化人才的培養(yǎng)工作。信息時(shí)代檔案的歸檔、立卷、整理等工作均在計(jì)算機(jī)上完成，這要求檔案管理工作人員在實(shí)際工作中既要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，又要熟練計(jì)算機(jī)的操作，能夠利用檔案的有效資源，做好專題研究，成為素質(zhì)較好的“檔案信息專家” 和“網(wǎng)絡(luò)專家”，更好地為檔案管理信息化建設(shè)工作服務(wù)。

三、優(yōu)化整合檔案信息資源

檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，其核心是檔案信息資源的優(yōu)化整合，因此，檔案管理部門必須通過(guò)設(shè)置信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。首先，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息資源數(shù)量大、種類多、范圍廣、無(wú)序化等特點(diǎn)，將與本單位檔案管理相關(guān)的信息進(jìn)行有效的組織，使之有序化、鏈接化，可以使檔案信息用戶快速查找所需信息，滿足信息時(shí)代人們對(duì)于信息及時(shí)性的需求。其次，按照不同專題將通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采集的數(shù)字信息進(jìn)行分類、整合，使之規(guī)范化，提供數(shù)字信息資源，建立網(wǎng)絡(luò)信息資源主題指引，形成完善的信息集成服務(wù)體系，從而提高人們查詢信息的目的性和準(zhǔn)確率，有效提高信息的利用率。最后，建立一個(gè)完整的電子信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使用統(tǒng)一的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的互通互聯(lián)，真正實(shí)現(xiàn)由上到下的多級(jí)檔案信息管理體系。

四、構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系

在信息時(shí)代構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系至關(guān)重要，檔案管理人員除了應(yīng)有高度的保密意識(shí)之外，還應(yīng)該樹(shù)立正確的檔案信息安全觀念，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的防范意識(shí)，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性。首先，檔案管理部門可以根據(jù)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律條文的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際工作情況，對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行清理，建立檔案部門和信息部門人員專項(xiàng)管理制度，加強(qiáng)督促和考核力度，確保各項(xiàng)制度的正確執(zhí)行，形成檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等各個(gè)方面規(guī)章制度的系統(tǒng)化，為檔案信息安全防護(hù)體系的建立奠定基礎(chǔ)。其次，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息做出認(rèn)真的鑒定，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查和管理，避免因操作失誤或網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件等電子系統(tǒng)故障而導(dǎo)致不可預(yù)知事件的發(fā)生，并注意采取一定的技術(shù)和措施，防止計(jì)算機(jī)病毒的入侵以及黑客等人為的惡意破壞和攻擊行為的發(fā)生。最后，構(gòu)建安全的檔案網(wǎng)絡(luò)體系不僅可以采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保護(hù)修復(fù)技術(shù)，還可以采用電子文件和電子檔案的密碼技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，保證檔案信息不被非法訪問(wèn)或非法利用，確保不可公開(kāi)的電子文件內(nèi)容的非公開(kāi)性，提高檔案信息的安全防范能力

五、結(jié)語(yǔ)

推進(jìn)檔案信息管理需要以完善的基礎(chǔ)設(shè)施和高素質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)為保障，以檔案信息資源的優(yōu)化整合為核心，以安全的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行為目標(biāo)。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不僅可以實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率和服務(wù)水平，更能實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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【作者單位：商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)?！?/p>