張麗

摘要：目前，隨著計算機技術的迅猛發(fā)展，相當多的單位實行了會計電算化，實現(xiàn)了以會計軟件替代手工記賬，大大提高了工作效率。會計軟件的顯著特點就是查詢起來方便快捷，為了能夠從各種明細賬的摘要中透視出經濟業(yè)務的內容，避免或盡量減少翻閱原始憑證，筆者認為，很有必要對記賬憑證摘要的填寫進行規(guī)范。

關鍵詞：記賬憑證摘要；填寫句型；更正填制；注明數(shù)字

中圖分類號：F234 文獻標志碼：A 文章編號：1000-8772（2013）15-0176-02

一、填制記賬憑證摘要的重要性

根據(jù)《會計基礎工作規(guī)范》第五十一條的規(guī)定，記賬憑證的內容一定要具備經濟業(yè)務摘要?，F(xiàn)代漢語詞典里，“摘要”即“摘錄下來的主要內容”。所以，會計記賬憑證的“摘要”就是“從原始憑證中選擇主要內容并記錄下來”。記賬憑證在會計電算化環(huán)境下是重要的會計核算資料，無論是在迎檢、統(tǒng)計還是日常的查詢工作中，都會被要求在會計憑證摘要中盡量多透視經濟業(yè)務的內容。所以它是直接作為記賬的書面文件，因此寫記賬憑證的摘要就必須要規(guī)范。

二、填制記賬憑證摘要的基本句型

一般來說，記賬憑證摘要的句型基本是“主語+謂語+賓語”和“謂語+賓語”。

（一）主語+謂語+賓語

“主語+謂語+賓語”的句型，摘要主要是書寫個人代表單位或個人的經濟上的業(yè)務。最常見的形式如下：

1.××購材料、設備、無形資產

2.××報銷費用，如張三報展覽費

3.××借款做什么，如李四借款出差

（二）謂語+賓語

記賬憑證摘要的“謂語+賓語”的句型，主要書寫個人辦理和單位辦理的業(yè)務，這種類型的業(yè)務就可以省略主語，只留下賓語。最常見的形式如下：

1.現(xiàn)金類

（1）提現(xiàn)（做××），如提現(xiàn)備用、提現(xiàn)備發(fā)工資

（2）發(fā)放××月工資

（3）存款（存現(xiàn)金）

（4）預提借款利息或計算應付利息

（5）從××銀行取得借款，還××銀行借款

2.支付類

（1）支付（預付）款項、貨款，開出商業(yè)匯票還款、購料

（2）交增值稅、企業(yè)所得稅、個人所得稅、城建稅、教育費附加、工會經費、印花稅等

（3）交××月五險一金

（4）支付×x費用、股利或利潤，歸還××公司項目款

（5）向××基金會、××組織捐款

三、填制記賬憑證摘要的基本類型

根據(jù)實際情況，記賬憑證分為三類，即現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉賬憑證。從2007年1月1日起執(zhí)行企業(yè)會計準則，下面以常見的經濟業(yè)務為例，談談如何規(guī)范地填寫摘要。

（一）、現(xiàn)金憑證摘要的填寫

1.報銷差旅費業(yè)務。如：張三從北京出差后到財務部門報銷差旅費，在會計分錄中，借方是“管理費用”、“制造費用”等，貸方是“庫存現(xiàn)金”。摘要可記錄成：“張三報往返北京差旅費”，指明了何人報銷（張三），去何地方（北京），業(yè)務性質是什么（差旅費），比較清楚。如果是與李四兩人一同出差，摘要可寫為“張三李四報往返北京差旅費”。但如果是三人及以上人員一同出差，為簡明扼要，可寫成“張三等三人報往返北京差旅費”。同一類業(yè)務，由于出差人數(shù)不同，在摘要的填寫上也應有所區(qū)別。

2.購買辦公用品業(yè)務。如：張三采購了一批辦公用品，數(shù)量比較多，單位價值比較低，摘要可寫成“張三購辦公用品一批”。如果張三只采購了一種辦公用品，比如200本筆記本，為了更清晰地反映業(yè)務內容，摘要可寫成“張三購200本筆記本”。比“張三購辦公用品”更貼切。如果采購的辦公用品種類雖然比較多，但其中一種所占的金額比較大，例如，共采購三種辦公用品，其中計算器600元，筆記本100元，稿紙100元，為了反映主要的內容，可將摘要寫成“張三購計算器等辦公用品”。因為采購計算器支出的600元占采購總額的比例已經超過70%，能夠反映出主要內容。

（二）、銀行憑證摘要的填寫

1.收付款項業(yè)務。在銀行憑證涉及到的業(yè)務中，比較常見的是收付款業(yè)務，以付款業(yè)務為例。比如，采購部的李四將審批手續(xù)齊全的付款通知單轉到財務部，對保定市新市區(qū)順利物資有限公司付款20萬元，摘要為“李四付保定順利公司鋼材款”，從銀行存款日記賬中可以清楚地看出，何人經辦（李四），付給何單位（保定順利公司），購買何物（鋼材）。除鋼材款外，還可能有設備款、加工費等等，都應從摘要中區(qū)分開來。同樣，收到的款項，可寫成“某某人收某某單位產品款（材料款、設備款等）”。如果單位每月要進行貨款回收的統(tǒng)計，則只需要查看銀行日記賬，就可以迅速地統(tǒng)計出來。

2.銷售材料業(yè)務。為了便于統(tǒng)計單位邊角余料的銷售情況，在處理鋼板余料時，可將銷售的重量填寫在摘要上。比如，物資部的李四銷售余料10噸，根據(jù)開具的銷售發(fā)票，摘要可寫為“李四售保定順利公司余料10噸”。這樣，在月底或年底統(tǒng)計全年的邊角余料銷售時，根據(jù)其他業(yè)務收入的明細賬，對摘要中的重量進行匯總，就很快地計算出全年的銷量，以利于進一步開展材料的統(tǒng)計分析工作。

（三）、轉賬憑證摘要的填寫

1.購進材料的業(yè)務。在不直接支付款項的情況下，一般業(yè)務分錄為借記“材料采購”、“應交稅費（應交增值稅）”，貸記“應付賬款”。比如，采購部從保定市希望物資公司采購鋼板，則“材料采購”和“應付賬款”對應的摘要均可寫為“購保定希望公司鋼板”，而“應交稅費”對應的摘要應寫為“付保定希望公司進項稅”。由于目前的增值稅基本稅率為17%，低稅率13%，還有征收率6%和4%，所以，在摘要的措詞上有也應有所區(qū)別，比如對方為小規(guī)模納稅人，由稅務局代開發(fā)票，稅率為6%，則摘要為“付保定希望公司6%進項稅”，這樣便于辦理稅務的會計人員在進行納稅申報時統(tǒng)計。

此外，根據(jù)增值稅暫行條例的規(guī)定，“一般納稅人外購貨物所支付的運輸費用，以及銷售貨物所支付的運輸費用，根據(jù)運費結算單據(jù)所列運費金額依7%的扣除率計算進項稅額準予扣除”，所以，如果取得了運輸費發(fā)票，在計算進項稅額后，填寫摘要時，可寫成“付某某運輸公司7%進項稅”，與正常業(yè)務的17%稅率相區(qū)別。

2.購進固定資產業(yè)務。公司設備部負責設備的采購，某日，王五從發(fā)達公司購進電焊機兩臺，該業(yè)務的摘要應為“王五購發(fā)達公司電焊機2臺”，說明了何人購買（王五），從何單位購買（發(fā)達公司），購置何物（電焊機），數(shù)量多少（2臺），從摘要中全部反映了出來。如果只寫“王五購設備”，則太簡單，不便于查詢，必要時還要查閱原始憑證。

3.分配工資及各項費用業(yè)務。根據(jù)職工薪酬準則，職工薪酬的范圍包括職工工資、職工福利費、各項社會保險費、工會經費、職工教育經費以及其他相關支出。公司在每月中旬發(fā)放工資，比如，在8月中旬根據(jù)工資表，對工資進行分配，其摘要為“分配8月份應發(fā)工資”，借方記入“生產成本”“管理費用”，貸方記入“應付職工薪酬”。在根據(jù)工資總額的一定比例計算各項費用后，摘要為“計提8月份養(yǎng)老保險費”“計提8月份失業(yè)保險費”等，會計科目同上，只是明細科目不同。“計提”取“計算并提取”之義，比單純用計算或提取都要合適。四、填制記賬憑證摘要的特殊類型

（一）內部轉賬結算的處理

單位和學校下屬單位需要返還的交通費和水電費和下屬各單位向學校結算的住宿費等之類的費用轉賬都屬于內部轉賬結算，通常這類憑證的摘要必須寫明單位結算什么費用，例如：“××單位返還2008年3月工資”。

（二）工資核算處理

工資結算憑證業(yè)務性質稍微單一，每月發(fā)生的次數(shù)非常少，按照工資核算的項目填制比較好。例如，“發(fā)放某月在職人員基本工資”“發(fā)放4月離退休人員工資”等，這種摘要表達清晰，更容易理解。

（三）年終結轉業(yè)務摘要的處理

分配項目費用、年終結賬等這類核算都不屬于上述類別的核算業(yè)務，這幾類業(yè)務重點是要說明分配什么項目、什么性質的業(yè)務等。例如“分配2007年學生上機費”“結轉201 1年經費結余”等。

（四）錯賬更正摘要的填制

如果更正金額填寫錯誤的會計憑證，那么在編寫調整金額數(shù)字的憑證上寫“調整××月××日××號憑證”。如果更正幾年前的錯誤憑證，那么，在“××月××日”前必須加上“××年”字樣。還要值得注意的地方是，在更正、注銷和調整錯誤憑證的時候，務必要在修改記賬憑證的摘要下面手寫注明“該憑證在××月××日××號憑證已更正”的記號，說明這憑證已經更正完畢。

（五）摘要中要注明數(shù)字的填制

1.注明的時間

在某些經濟業(yè)務中，有一些收支在時間上是有規(guī)律的，例如，繳納的網絡流量費、衛(wèi)生費、某月的水電費、個人所得稅等，這些是必須要在摘要中注明業(yè)務發(fā)生時間的。

2.注明的人數(shù)

對于發(fā)放某些比較容易發(fā)生查詢事件的業(yè)務，如發(fā)放退休人員醫(yī)療補助、發(fā)放教學名師獎勵等，為了方便相關部門編制報表，在摘要中是需要注明人數(shù)的，例如，“××報管理系學生15人共計1 500元的困難補助”，改為“××報管理系學生15人困難補助”。

3.注明的數(shù)量

在某些單位，“管賬”和“管物”由計劃財務處和國有資產管理處分別承擔，所以為了便于以后管理部門的對賬和查修，在摘要中最好注明設備名稱的數(shù)量。例如，“××通過政務采購為機電系實驗室購買單價為20000元的機器4臺”，改成“為機電系購機器4臺入資產”。

五、充分利用軟件填制記賬憑證摘要

財務軟件一般設有“常用摘要”和“常用憑證”的功能，利用這些功能可以將企業(yè)經常要做的業(yè)務憑證摘要或是憑證存儲在軟件中，只要第一次認真設置憑證的摘要，需要用時，便可在填制記賬憑證時調出。這樣簡單、方便，還能減少錯誤并提高效率。另外，筆者在實際工作中還發(fā)現(xiàn)，當摘要欄不夠用時，還可利用憑證右上角的“兩小行”進行文字說明，以補充摘要反映的信息。六、提高財務人員素質填制記賬憑證摘要

作為財務人員，要不斷提高自身素質，對財務人員的教育、培訓應得到足夠重視，同時應努力提高自己對會計業(yè)務事項的表達和概括能力，力求使摘要的書寫準確化、系統(tǒng)信息化。這就要求財會人員必須有很強的工作責任心，愛崗敬業(yè)，樹立嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，努力提高自身的綜合素質。另外，各級財政、財務管理部門應加大培訓力度，組織多種形式的業(yè)務學習，尤其是開展實務學習，并把書寫記賬憑證摘要等實務內容作為重要內容，甚至可以將記賬憑證摘要內容的書寫作為會計工作考核達標的一個檢查項目。讓財務人員從最基本的業(yè)務開始重視，真正提高財務人員的綜合業(yè)務素質。

總之，記賬憑證摘要的填寫，一定要與單位的經營管理工作緊密結合起來，便于查詢、統(tǒng)計、匯總、分析，同時摘要應語義通順、簡明扼要。值得注意的是，作為財務人員，很多時候必須從管理的角度去分析業(yè)務，使憑證摘要欄的內容能發(fā)揮最大的作用。另外，財會教科書中可考慮在相關章節(jié)強調此項實務內容，以強化各項基礎工作的重要性。

（責任編輯：劉嬌嬌）