何鑫

自中國2001年12月11日正式成為世貿(mào)組織成員以來，中國對外承包工程經(jīng)歷了黃金10年。從2002年的111.93億元人民幣，至2011年的1034.2億元人民幣，在短短的10年內(nèi)增長了近10倍。對外承包工程新簽合同額也同期增長945%。但如此巨大的增速，并未給國內(nèi)企業(yè)帶來巨大的利潤。面對國際工程行業(yè)的成熟管理經(jīng)驗，我國企業(yè)的管理模式的缺陷暴露無遺。大批國企在海外工程項目上紛紛落馬，究其原因除去企業(yè)無法控制的匯率、物價等因素，從企業(yè)內(nèi)部管理出發(fā)追尋原因才是根本之道。涉外工程企業(yè)必須盡快建立成熟的信息化管理模式，結合國際工程特征，以現(xiàn)代化信息管理取代原本的手工化的管理模式，從而增加企業(yè)競爭力，使企業(yè)能在瞬息萬變的國際環(huán)境下更好的生存下去。本文擬就此略表見解。

信息化管理作為一個新興概念，自從計算機被廣泛應用以來，一直為管理領域所津津樂道。但如何做好信息化管理，特別是在涉外工程領域，卻少有突破。即使部分企業(yè)已經(jīng)使用了諸如PROJECT等軟件，但真正使其在項目管理上發(fā)揮作用卻乏善可陳。

一、信息定義及特點：

1、數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)是客觀實體屬性的反應，是一組表示數(shù)量、行為和目標，可以記錄下來加以鑒別的符號。例如項目實施階段的材料、設備購買合同；現(xiàn)場材料、設備驗收證書；設計圖紙；會議紀要及往來文件等。

2、信息

信息是對數(shù)據(jù)的解釋，反應了事物（事件）的客觀規(guī)律，為使用者提供決策和管理所需要的依據(jù)。例如采購信息表、項目進度表、設計表更表等。

3、信息的特點

信息具有真實性、系統(tǒng)性、時效性、不完全性、層次性等特點。

由于建設工程設計各類數(shù)據(jù)與信息，信息量與種類繁多，各類信息所能反映和表達信息量有限。需要在繁冗的數(shù)據(jù)中，整理歸納對項目管理及時、有效的信息方能發(fā)揮數(shù)據(jù)與信息的功能，從而為項目管理所使用。因此對數(shù)據(jù)和信息的分類歸納和整理，才是項目管理信息化的關鍵。

二、信息分類

鑒于建設工程的特殊性，按照建設工程目標，可將各種有關的數(shù)據(jù)整理分類成以下四種信息：投資控制類信息（I）、質(zhì)量控制類信息（Q）、進度控制類信息（P）和合同管理類信息（C）?；谏鲜鏊念愋畔?，結合建設工程實施階段四大時段（決策階段、設計階段、施工階段、竣工保修階段），可將所有數(shù)據(jù)經(jīng)整理統(tǒng)計后，劃分為以下16類：（如圖）

通過對建設工程實施階段各類數(shù)據(jù)和信息的整理分類，將其歸納于上述16類信息后，可以將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為項目管理實時信息，有利于及時了解項目進展和投資控制情況，掌握項目質(zhì)量和進度動態(tài)信息，便于建設單位和承包單位管理控制項目進展，并及時做出有利于工程實施的指令，最終使建設項目處于可控范圍內(nèi)并最終達到預期的目標。

三、國際EPC總承包工程特征

但僅僅將原始數(shù)據(jù)和信息按上述分類歸類并不能解決目前中國企業(yè)在國際工程上的所面臨的各類風險與挑戰(zhàn)，必須從對外EPC總承包工程的特征出發(fā)，了解并掌握涉外工程特點，對信息化管理進行針對性的革新后，方能使中國企業(yè)適應國際工程特征。國際EPC總承包工程具有以下特征：

1.語言、文化、政治、環(huán)境的改變

國際EPC總承包工程所在地往往屬于發(fā)展中國家，當?shù)氐恼Z言、文化和中國差異很大，對待問題的解決方法也大相徑庭。而政治的穩(wěn)定性也導致了國際EPC總承包工程面臨巨大的風險，近期的因維基解密導致的茉莉花革命給我國涉外工程帶來了巨大的損失。因此各總承包單位應及時關注和收集各國政治環(huán)境的變化有利于盡早決策，使風險處于可控狀態(tài)。

2. 國際法律、法規(guī)、行業(yè)標準的變化

國際EPC總承包工程所在地的法律、法規(guī)和標準、規(guī)范與中國的相差很大，項目前期對這些資料的收集不但可以及時調(diào)整項目規(guī)劃使之更符合屬地要求，更能為項目執(zhí)行指定標準，為項目后期的索賠與反索賠做好準備。

3. 地理因素導致的物流及信息交流風險

國際EPC總承包工程中的物流往往起著決定性作用，及時、安全的運輸設備材料是工程得以按計劃進行的保障。有效的信息溝通不但可以減少物流成本，還能保證工程質(zhì)量。因此保障通順的信息溝通是項目成敗的決定性因素之一。

4. 材料、設備屬地采購困難

目前中國已成為世界工廠，任何材料與設備在國內(nèi)都能非常容易的采購。但國際工程面臨的屬地材料設備緊缺，國內(nèi)采購運輸時間長，控制差等問題。因此，在項目前期和項目執(zhí)行期，對屬地材料、設備的管理和規(guī)劃意義重大。此類信息的歸納與整理能及時為項目決策者提供決策依據(jù)，從而使項目順利進行。

5. 勞動力屬地化所帶來的風險

根據(jù)已有的國際EPC總承包工程經(jīng)驗，工程所在地國家經(jīng)常對勞動力屬地化有明確的規(guī)定。而當?shù)貏趧恿|(zhì)量的信息收集，不但能滿足對用工規(guī)定的要求，還能為項目決策帶來依據(jù)，從而使項目規(guī)劃和執(zhí)行更符合建設方與承包方的利益，從而為雙方帶來雙贏的結果。

針對上述國際EPC總承包工程的特征，承包方應在項目各階段及時收集包括項目施工信息外的各類信息，并進行整理歸納，通過信息化管理方式，使用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使項目各方及時掌握有關信息，從而保障項目的順利執(zhí)行。

四、EPC總承包項目信息數(shù)據(jù)管理方式

面對國際EPC總承包工程的各類信息和數(shù)據(jù)，大量的工程管理數(shù)據(jù)需要項目承包方及時分析與整理，并要求承包方根據(jù)已有的管理經(jīng)驗做出決策。這對于龐大的數(shù)據(jù)整理，可以根據(jù)文件類型做出相應歸類與編號：

1. 根據(jù)文件資料種類進行編號分類：

項目有關資料可按以下分類：

C— 合同及相關附件

D— 圖紙（藍圖、白圖）

E— 設備資料（技術資料、質(zhì)量資料、物流資料、電子資料）

F— 財務資料

A— 項目管理資料

M— 收發(fā)文及會議紀要

2. 對應的文件以合同編號為依據(jù)進行編號：

例如：合同號為G001號

設備資料： E-H/S-G001-T/Q/L/D001

對應的字母解釋： E-設備資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 G001-合同編號

T-技術文件 Q-質(zhì)量文件 L-物流資料 D-電子文件

財務資料：F-H/S-G001-R/P120622

對應的字母解釋：F-財務資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 G001-合同編號

R-收到文件 P-支付文件120622-日期

項目管理資料：A-H/S-R/P/M/F-120622

對應的字母解釋：A-項目管理資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 R-法律規(guī)范標準 P-項目計劃與規(guī)劃資料 M-備忘錄 F-表單 120622-日期

3. 對文件編號后掃描進行電子歸檔，并根據(jù)日期、有關單位為序建立文檔目錄。

4. 建立綜合索引庫，并將所有電子文檔按目錄歸檔，便于后期查找。

目前除了PROJECT等軟件外，可以使用簡單易用的EXCEL，ACCESS等軟件，建立簡單關系型數(shù)據(jù)庫，便于文件查找與索引。

5. 對紙質(zhì)文件統(tǒng)一收集存檔，對電子文檔定期備份并按層級進行權限劃分。

及時將紙質(zhì)文件存檔，并對電子文檔備份可以避免文件的損壞與流失，并能將信息盡快從項目現(xiàn)場傳回國內(nèi)以便領導層進行決策。

五、信息化管理優(yōu)勢

現(xiàn)代化國際工程隨著體量的逐步增大，工程數(shù)據(jù)及信息也隨之增加。而國際工程因其項目現(xiàn)場與國內(nèi)管理方相隔遙遠，信息傳遞不及時會延誤工期及施工進展。因而建立信息化管理可以體現(xiàn)以下幾點優(yōu)勢：

1. 便于管理

從項目簽約直至項目竣工，期間涉及的所有合約、設計、施工、質(zhì)量、進度、質(zhì)保等數(shù)據(jù)通過信息化管理模式，可以統(tǒng)一在數(shù)據(jù)庫平臺中，以供工程各方及時分享與管理。從而統(tǒng)一了數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)儲存方式。以免因人員變動等原因而造成數(shù)據(jù)、信息的遺失。

2. 便于查詢

國際工程因數(shù)據(jù)眾多、工期長等特點，經(jīng)常需要查詢相關數(shù)據(jù)資料、技術資料、質(zhì)量資料以及時改善工程進展。面對龐大的數(shù)據(jù)，通過信息化管理可以及時找到需要的資料，便于管理方和施工方溝通，并明確相互職責，從而推動工程順利進展。

3. 便于溝通

國際工程與國內(nèi)工程的最大區(qū)別在于人員及工程管理，而項目管理方如無法在項目現(xiàn)場建立信息化溝通平臺，則項目將陷入無序管理的情形。因而及時建立信息化溝通平臺及數(shù)據(jù)庫，可以方便工程項目各方的及時溝通，從而節(jié)約了工期。

4. 便于掌握工程進展

工程進度、質(zhì)量、成本控制對于國際工程尤為重要。通過信息化管理平臺的建設，可以是工程管理方及時掌握項目的進展情況，并以此為依據(jù)做出有利于項目的決策。

六、信息化管理不足

信息化管理需要工程各方及時建立信息化平臺，并對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一格式的管理。這需要管理方、施工方、設計方、供貨方、業(yè)主方具有一定的信息化管理能力。因而對于人員的培訓及數(shù)據(jù)化管理能力有一定的要求，且在工程施工過程中，需要企業(yè)有嚴格的管理制度來保證。

而實際施工過程中，往往因為管理制度、人員素質(zhì)、人員培訓等問題，信息化管理模式無法完全實現(xiàn)，或者部分數(shù)據(jù)的格式無法滿足管理要求，這就需要管理方及時與各方溝通，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式及管理制度。這將會增加項目管理方的管理成本。

（作者系上海外經(jīng)集團控股有限公司）