陳衛(wèi)珊

摘要：由于現(xiàn)在許多醫(yī)院都充分利用買方市場的優(yōu)勢，規(guī)定在供貨公司的藥品、化學(xué)試劑送到醫(yī)院藥庫4個(gè)月后才付款，此舉大大緩減醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)的困難，但是這種方法增加了醫(yī)院的流動(dòng)負(fù)債，增加了應(yīng)付賬款核算的工作量。本文針對(duì)醫(yī)院藥劑科在藥品和化學(xué)試劑的采購過程中形成的應(yīng)付賬款的核算和監(jiān)督方面存在的一些問題，提出了一些措施建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；藥品；應(yīng)付賬款；核算；監(jiān)督

醫(yī)院應(yīng)付賬款是醫(yī)院購買藥品、化學(xué)試劑等材料暫未付款而欠供應(yīng)商的賬項(xiàng)，即供應(yīng)商允許醫(yī)院在購貨后一定時(shí)期內(nèi)支付貨款的一種形式。供應(yīng)商利用這種方式促銷，而對(duì)醫(yī)院來說延期付款則等于向供應(yīng)商借用資金購進(jìn)商品，可以滿足短期的資金需要。隨著醫(yī)院應(yīng)付賬款金額的不斷增加，怎樣在保證醫(yī)院正常周轉(zhuǎn)的情況下，進(jìn)行合理的負(fù)債，加強(qiáng)應(yīng)付賬款的核算與監(jiān)督，成為財(cái)務(wù)人員面臨的新的挑戰(zhàn)。

一、醫(yī)院藥品應(yīng)付賬款管理中存在的主要問題

由于醫(yī)院規(guī)定藥品供應(yīng)商和化學(xué)試劑供應(yīng)商將藥品、化學(xué)試劑送到藥劑科庫房，4個(gè)月后，在貨物用完的情況下才能支付貨款，從而形成了大量的應(yīng)付賬款。由于應(yīng)付賬款的大量存在，使得醫(yī)院對(duì)應(yīng)付賬款的管理一旦放松，便產(chǎn)生這樣那樣的問題。具體表現(xiàn)在：

1.貨已到藥庫，沒有開具正式發(fā)票，不入庫直接發(fā)放出庫

藥品已經(jīng)送到藥庫，由于多種原因，對(duì)方供應(yīng)商沒有及時(shí)開具正規(guī)發(fā)票。但是，臨床又急需使用該藥品，于是藥庫收到藥品、化學(xué)試劑后不入庫，不計(jì)入應(yīng)付賬款，直接就先將藥品發(fā)放到藥房，供臨床使用，從而出現(xiàn)了藥品庫存為負(fù)數(shù)，這種不正常的現(xiàn)象。

2.藥庫人員不拒絕供應(yīng)商不按照藥劑科計(jì)劃數(shù)多送的藥品

醫(yī)院藥劑科一般付款給供應(yīng)商都是整月貨款支付，此方法有利有弊，利是賬目清楚，弊是供應(yīng)商知道這一特征后，在一個(gè)月結(jié)賬的前幾天，供應(yīng)商會(huì)提前送貨，不按計(jì)劃數(shù)供貨，想提前一個(gè)月回款。這樣，付款時(shí)資金流出量就會(huì)大大增加，不利于醫(yī)院財(cái)務(wù)資金的周轉(zhuǎn)，降低了醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)率。

3.采購人員和藥庫工作人員應(yīng)付賬款管理意識(shí)不強(qiáng)

結(jié)算日前，藥劑科藥庫的藥劑人員由于沒有應(yīng)付賬款管理的意識(shí)。仍然大量生成采購計(jì)劃，以便減少多次的重復(fù)勞動(dòng)，從而產(chǎn)生了高庫存、低周轉(zhuǎn)的現(xiàn)象，或者，為了幫助藥品推銷商完成其工作量的需要，積壓庫存，制造大采購計(jì)劃數(shù)，從而使應(yīng)付賬款數(shù)額大幅增加。

4.應(yīng)付賬款支付時(shí)未經(jīng)藥劑科的財(cái)務(wù)人員審核

在給供應(yīng)商付款時(shí)，在單據(jù)不全時(shí)，也能提前支付，但不沖減應(yīng)付賬款賬面數(shù)，形成實(shí)際應(yīng)付賬款數(shù)與實(shí)際欠款金額不符，不利于領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排資金。

5.供應(yīng)商信息維護(hù)不及時(shí)

由于供應(yīng)商非常多，經(jīng)常掛賬與沖賬，將A供應(yīng)商的應(yīng)付賬款掛到B供應(yīng)商的賬戶下，使賬目核對(duì)產(chǎn)生了很大的困難。

二、醫(yī)院藥品應(yīng)付賬款管理的改進(jìn)方法

1.認(rèn)真執(zhí)行“貨到票到”制度

采購人員與供應(yīng)商簽訂購貨合同時(shí)，規(guī)定貨到發(fā)票到，減少人為的貨到發(fā)票不及時(shí)到的現(xiàn)象。例如，規(guī)定貨到但是發(fā)票未到，視同藥品、化學(xué)試劑未到。如是臨床急需藥品，由藥庫人員根據(jù)實(shí)際藥品入庫情況，填寫“臨時(shí)入庫單”，注明藥品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、生產(chǎn)批號(hào)、有效期、供貨單位，由采購人員按照上次采購單價(jià)，進(jìn)行臨時(shí)入庫處理，等到正式發(fā)票來時(shí)，再?zèng)_回，并且規(guī)定不得超過一個(gè)星期。

2.嚴(yán)格控制藥品計(jì)劃采購并入庫，會(huì)計(jì)審核確認(rèn)應(yīng)付賬款

藥品由供應(yīng)商送到醫(yī)院藥劑科后，由藥庫人員履行驗(yàn)貨手續(xù)并簽字，然后將發(fā)票交給采購人員，錄入HIS系統(tǒng)，最后，再由財(cái)務(wù)人員審核發(fā)票，加強(qiáng)復(fù)核，監(jiān)督其入庫的供貨單位、數(shù)量、金額是否正確，防止錯(cuò)誤錄入或重復(fù)入賬，確認(rèn)正確后，才能正式記入應(yīng)付賬款。對(duì)于供應(yīng)商未按采購計(jì)劃數(shù)私自提前送貨的，不予錄入醫(yī)院HIS系統(tǒng)，一律不增加其公司的藥品應(yīng)付賬款數(shù)，從而杜絕供應(yīng)商的不正當(dāng)行為。

3.加強(qiáng)藥庫人員和采購人員的素質(zhì)和應(yīng)付賬款管理觀念

由藥庫人員按照HIS系統(tǒng)設(shè)定的藥品上下限，自動(dòng)生成一個(gè)星期內(nèi)需要的數(shù)量的計(jì)劃單，在保證臨床供應(yīng)的前提下，盡量減少采購數(shù)量，達(dá)到“合理庫存、高供應(yīng)率、高速周轉(zhuǎn)”的目的，制定庫存周轉(zhuǎn)率的控制指標(biāo)，杜絕月末結(jié)賬前的異常大數(shù)量的采購計(jì)劃和人情計(jì)劃的產(chǎn)生，引導(dǎo)藥品采購人員以臨床需求為導(dǎo)向進(jìn)行采購。形成藥庫人員生成計(jì)劃，采購人員調(diào)整計(jì)劃數(shù)，財(cái)務(wù)人員審核，藥劑科科長批準(zhǔn)執(zhí)行的一套互相監(jiān)督的流程，更好地控制庫存，以便減少應(yīng)付賬款的不必要增加。

4.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員對(duì)應(yīng)付賬款的管理和監(jiān)督

（1）加強(qiáng)應(yīng)付賬款信息管理

藥劑科對(duì)供應(yīng)商提供的“三證一照”，即“藥品經(jīng)營許可證、藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證、GMP證書和營業(yè)執(zhí)照”進(jìn)行嚴(yán)格審核后，建立詳細(xì)的供貨單位信息表。供應(yīng)商如果單位名稱、開戶銀行、銀行賬號(hào)、供應(yīng)商地址、聯(lián)系人等內(nèi)容發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須要求供應(yīng)商提供新的三證一照，藥劑科及時(shí)更改以上信息，以防止財(cái)務(wù)人員記錄應(yīng)付賬款時(shí)記串賬戶，增加核對(duì)應(yīng)付賬款和調(diào)整賬戶的工作量。

（2）加強(qiáng)付款結(jié)算流程的管理

規(guī)定每月固定日期為付款結(jié)算日，藥劑科每次支付藥品、化學(xué)試劑款項(xiàng)時(shí)，必須經(jīng)藥庫藥劑人員核對(duì)發(fā)票與送貨單、入庫單是否一致，并簽字后轉(zhuǎn)給藥庫財(cái)務(wù)人員審核，對(duì)應(yīng)月份的應(yīng)付賬款金額無誤后，送給院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能付款。款項(xiàng)必須通過網(wǎng)上銀行支付或轉(zhuǎn)賬支票支付，不得開具現(xiàn)金支票給個(gè)人，確?？铐?xiàng)付至供貨單位預(yù)留的賬戶與開戶銀行。如果供貨單位要求委托付款，一定要有書面委托函，并由法人代表簽字蓋章及供貨單位蓋章確認(rèn)。對(duì)于開具的應(yīng)付票據(jù)，及時(shí)通知供貨單位，并要求供貨單位業(yè)務(wù)員在票據(jù)存根聯(lián)親自簽字后取走，以確保資金安全。利用EXCEL表建立應(yīng)付賬款工作簿，每月結(jié)賬后更新一次。付款結(jié)算時(shí)在應(yīng)付賬款工作簿上進(jìn)行記錄，實(shí)時(shí)反映每次付款金額和未付款余額，這樣既可防止多付和串記也可清晰反映每月進(jìn)貨的結(jié)算進(jìn)度，使應(yīng)付賬款的結(jié)算與勾銷同步進(jìn)行。

（3）加強(qiáng)與供貨單位的應(yīng)付賬款的對(duì)賬工作

為了減輕與各供貨單位核對(duì)賬務(wù)的工作量，平時(shí)工作就要做細(xì)致，付款時(shí)，對(duì)每月付款明細(xì)賬標(biāo)注上付款日期，給需要付款明細(xì)賬的收款單位提供明細(xì)對(duì)賬單，明細(xì)對(duì)賬單上有入庫日期、發(fā)票日期、付款日期、發(fā)票號(hào)碼、藥品名稱、規(guī)格、單位、生產(chǎn)廠商、數(shù)量、進(jìn)價(jià)單價(jià)、金額、生產(chǎn)批號(hào)等內(nèi)容。對(duì)于業(yè)務(wù)量大的供貨公司要求每個(gè)季度進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，業(yè)務(wù)量較小的供貨單位要求半年進(jìn)行一次應(yīng)付賬款的賬務(wù)核對(duì)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，進(jìn)行調(diào)整，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

應(yīng)付賬款是醫(yī)院的一項(xiàng)短期負(fù)債，因?yàn)榻痤~大、風(fēng)險(xiǎn)小、無利息的優(yōu)點(diǎn)，利用應(yīng)付賬款形成的資金可以解決醫(yī)院的短期資金需要，但是，也應(yīng)該考慮到醫(yī)院的信用，不能盲目增加應(yīng)付賬款數(shù)額。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院應(yīng)付賬款的管理，可以準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)提供各種財(cái)務(wù)分析結(jié)果，便于合理調(diào)配醫(yī)院資金，加速醫(yī)院資金的周轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì).財(cái)務(wù)成本管理 [M].北京：中國財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2011：403.

[2]譚海菁：醫(yī)院應(yīng)付賬款的全方位管理 [J].現(xiàn)代醫(yī)院，2011，（11）：137-138.

[3]干又佳：淺議醫(yī)院藥品應(yīng)付賬款的管理 [J].衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)研究，2006，（7）：44.