欒惠嵐

摘要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息化已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)文書檔案管理必須要把握這一規(guī)律，加快信息化進(jìn)程，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作更好的為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 文書檔案管理 信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的諸多領(lǐng)域，其功能的強(qiáng)大已經(jīng)被人們所認(rèn)識(shí)到，可以說現(xiàn)代人的生活已經(jīng)無法離開計(jì)算機(jī)。在這樣一個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書檔案處理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要，而出現(xiàn)了種種弊端。因此，企業(yè)文書檔案管理人員，必須要認(rèn)清這一形勢(shì)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到企業(yè)文書檔案管理工作中，積極推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的信息化進(jìn)程，如此才能夠?yàn)槠髽I(yè)的快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、企業(yè)推進(jìn)文書檔案管理信息化的意義

（一）可以實(shí)現(xiàn)信息共享

對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行電子化處理之后，文書檔案的儲(chǔ)存方式發(fā)生了根本性的改變，再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們就可以對(duì)文書檔案進(jìn)行隨時(shí)、隨地的檢查，而且查準(zhǔn)率非常高，這些優(yōu)勢(shì)都是傳統(tǒng)管理方式無法企及的。傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費(fèi)。而且對(duì)于紙質(zhì)文書檔案的查找工作，也非常困難。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來的案卷級(jí)上升到文件級(jí)，管理途徑也由原來的單途徑上升為多途徑，進(jìn)而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。

（二）提高工作效率

企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，計(jì)算機(jī)將被應(yīng)用于文書檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使文書檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來。比如傳統(tǒng)的文書檔案管理工作，是將紙質(zhì)的文書檔案裝訂在一起，如果想要對(duì)某一份檔案進(jìn)行修改，必須要對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行拆卷重做，這勢(shì)必會(huì)增加檔案管理人員的工作量，使大量時(shí)間與精力浪費(fèi)。但企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化之后，這種情況就不會(huì)出現(xiàn)。我們只需要利用計(jì)算機(jī)將需要修改的檔案找到，使用鍵盤操作就能夠完成對(duì)檔案的修改，既省時(shí)，又省力。而且對(duì)于文書檔案工作的收集、整理、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)以及借閱等工作，我們都可以借助計(jì)算機(jī)來完成，使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。

（三）加快了信息傳輸?shù)乃俣?/p>

傳統(tǒng)文書檔案的長(zhǎng)距離傳遞主要依靠的是郵政系統(tǒng)，傳送的時(shí)間也無法確定，而且傳遞的過程中，一旦發(fā)生了丟失的情況懷，將會(huì)為企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失。實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化管理之后，文書檔案就可以以電子文件的方式進(jìn)行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時(shí)也保證了文書檔案的安全。

（四）電子檔案的儲(chǔ)存更加穩(wěn)定

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不但質(zhì)量輕、壽命長(zhǎng)，而且更容易保存。比如紙質(zhì)檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產(chǎn)生水解或者是氧化反應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來不必要，也無可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的實(shí)際需要，而選擇不同的載體，比如移動(dòng)硬盤、光盤以及U盤等等，及大的方便查閱與攜帶。

二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理信息化的建議

（一）打造文書資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”

通常情況下，很多企業(yè)都有年底收集、整理文書檔案的習(xí)慣，年底的時(shí)候，企業(yè)各部門都比較忙碌，這一時(shí)間進(jìn)行文書檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業(yè)需要將年度收集轉(zhuǎn)變?yōu)槠匠Ｊ占?。企業(yè)必須要建立獨(dú)立的文書檔案管理部門，部門工作者可以是從其他部門抽調(diào)出來的，也可以是企業(yè)招聘來的，同時(shí)在企業(yè)的每一個(gè)科室再安排一名兼職文書檔案管理人員，從而組成一個(gè)文書資料“收集網(wǎng)絡(luò)”。文書檔案管理部門負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的文書檔案收集工作，而各科室的文書檔案管理人員則負(fù)責(zé)科室的文書檔案收集工作，將每日收集到的文書資料以周、月、季度統(tǒng)一上交到文書檔案管理部門進(jìn)行保管。文書檔案資料在收集的過程中，必須嚴(yán)格登記，這樣才能夠做到有據(jù)可查，相關(guān)責(zé)任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書的字跡、紙張是符合相關(guān)規(guī)定的。文書檔案管理部門收到科室上交的文書檔案之后，要進(jìn)行妥善管理，可以根據(jù)實(shí)際需要，預(yù)備出不同的檔案盒，將上交的文書檔案分類別的進(jìn)行存放。

（二）將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離

為了保證電子文書檔案的安全性，有必要在信息系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，構(gòu)建出一條物理隔離帶，以保證內(nèi)網(wǎng)所儲(chǔ)存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對(duì)路由器進(jìn)行安全設(shè)置，從而過濾掉補(bǔ)屏蔽的IP地址?；蛘呤窍绕帘稳縄P地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第二層隔離帶依靠的是防火墻?，F(xiàn)階段，大部分防火墻都具有認(rèn)證機(jī)制，只要設(shè)置防火墻之后，我們就可以對(duì)進(jìn)與出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；阻止一些禁止操作；對(duì)通過防火墻的一些信息、內(nèi)容以及活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄；對(duì)用戶的訪問行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；對(duì)攻擊網(wǎng)絡(luò)的行為進(jìn)行檢測(cè)，并發(fā)出警報(bào)。

（三）加強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步對(duì)于文書檔案管理的信息化建設(shè)有著重要影響，但是人員仍舊是文書檔案管理的信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。因此，想要推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理的信息化建設(shè)，首先要完成管理人員的“信息化”建設(shè)。企業(yè)可以采用培訓(xùn)的方式，培訓(xùn)的內(nèi)容要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案學(xué)以及相關(guān)軟件操作等等，同時(shí)還要鼓勵(lì)文書檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)，幫助他們樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，如此才能夠使檔案管理人員的意識(shí)與技能共同進(jìn)步，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展。除此以外，還需要加大對(duì)檔案室的硬件設(shè)施的投入，這樣文書檔案管理人員所學(xué)到的知識(shí)才能夠有用武之地，文書檔案資料的價(jià)值才能夠更深入的挖掘，從而為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。

綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的需求，迫切需要我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”； 將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離；加強(qiáng)文書檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等三個(gè)方面入手，推進(jìn)企業(yè)文書檔案管理信息化，從而使文書檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]懾菊榮，魯禮炳，艾勁松.淺談文書檔案管理的信息化建設(shè)[J].電腦知識(shí)與科技，2007（8）.

[2]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2010（24）.