張慧

摘 要 在一個(gè)企業(yè)中，好的管理可以讓企業(yè)獲得高效長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。辦公室是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)尋求發(fā)展過(guò)程中非常關(guān)鍵的因素。因此，提升辦公室工作水平顯得尤為重要。辦公室充分發(fā)揮職能作用，企業(yè)的發(fā)展才能有所保障，才能為自身發(fā)展注入新鮮強(qiáng)大的活力。

關(guān)鍵詞 電力企業(yè) 辦公室管理 意義 途徑

中圖分類號(hào)：F426.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、辦公室管理的職能

（一）服務(wù)職能。

辦公室作為企業(yè)的后勤保障部門，為企業(yè)提供著基礎(chǔ)的保障服務(wù)，是領(lǐng)導(dǎo)、員工的合體。要做好企業(yè)的公仆，就要求辦公室的管理人員能夠與各級(jí)主管部門建立良好的合作關(guān)系，多多收集員工的意見，即使傳達(dá)給企業(yè)的管理層，使員工的工作積極性得到最大程度的發(fā)揮，同時(shí)，要能夠及時(shí)有效地傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層布置的各項(xiàng)任務(wù)，與單位員工齊心協(xié)力完成任務(wù)。

（二）管理職能。

管理職能指的是辦公室發(fā)揮監(jiān)督以及參謀的職能，是企業(yè)內(nèi)部中樞，外部窗口。發(fā)揮管理職能要求辦公室參與企業(yè)政策、規(guī)則的制定，落實(shí)企業(yè)管理層的意見并對(duì)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，落實(shí)結(jié)果，維護(hù)企業(yè)內(nèi)部的正常運(yùn)營(yíng)。不僅如此，辦公室工作人員要深入到工作一線，下情上傳，上清下達(dá)。

（三）協(xié)調(diào)職能。

辦公室必須成為連接領(lǐng)導(dǎo)和員工的橋梁，維持公司的正常秩序。在向各主管部門傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)思想和精神的同時(shí)要對(duì)個(gè)部門的情況進(jìn)行詳細(xì)了解，主動(dòng)協(xié)調(diào)橫向、縱向的各個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，做好溝通。只有在進(jìn)行充分溝通的基礎(chǔ)上，各部門才能更好的合作，更有效率地完成企業(yè)的工作任務(wù)。

二、辦公室工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義

（一）辦公室工作能夠有效提高企業(yè)工作質(zhì)量。

辦公室工作是踐行企業(yè)發(fā)展大計(jì)的先決條件。辦公室工作往往通過(guò)對(duì)信息的收集、處理、運(yùn)用等環(huán)節(jié)對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)進(jìn)行及時(shí)有效的監(jiān)督。因此，辦公室工作人員大多具備高尚的職業(yè)道德，從而推動(dòng)企業(yè)管理工作。

（二）辦公室工作的能夠有效維護(hù)企業(yè)工作秩序。

很多時(shí)候，正常有序的辦公室工作能夠使企業(yè)擺脫那種雜亂無(wú)章的工作狀態(tài)，往往能夠充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和工作熱情，使企業(yè)工作更好的開展下去。因此，辦公室工作是確保企業(yè)良好工作秩序的重要保障。

（三）辦公室工作的能夠改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平。

辦公室工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重點(diǎn)事項(xiàng)。因此，在服務(wù)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)以實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)營(yíng)管理水平為目標(biāo)。這樣，辦公室才能更為精準(zhǔn)的把握相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，更為及時(shí)的掌握企業(yè)的日常事務(wù)，保證企業(yè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理水平的提升。

（四）辦公室工作的能夠促進(jìn)企業(yè)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

辦公室作為企業(yè)對(duì)外的先鋒，必須跟緊外界的環(huán)境，才能真正適應(yīng)越來(lái)越復(fù)雜多變的社會(huì)。辦公室作為企業(yè)的對(duì)外窗口，能夠促使工作人員在執(zhí)業(yè)時(shí)更好的進(jìn)行自我約束，引導(dǎo)工作人員認(rèn)識(shí)到自身存在的不足，促使其盡快彌補(bǔ)不足，改正錯(cuò)誤，進(jìn)一步提升專業(yè)素質(zhì)和自我形象，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的大潮。

三、提高辦公室管理工作效率的有效途徑

（一）強(qiáng)化內(nèi)部管理，建立規(guī)范機(jī)制。

為了使用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室的首要任務(wù)是建立起完善的管理機(jī)制，規(guī)范工作任務(wù)，細(xì)化工作流程。科學(xué)規(guī)范的制度是企業(yè)安全運(yùn)營(yíng)的保障，企業(yè)必須要用規(guī)范的機(jī)制對(duì)辦公室內(nèi)部進(jìn)行管理、監(jiān)督，保證工作的有效性，防止出現(xiàn)不必要的漏洞。工作不分大小，辦公室面對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)都要認(rèn)真嚴(yán)肅的執(zhí)行，從文件的起草到最終落實(shí)，每一個(gè)步驟都必須按部就班，依照規(guī)章制度辦事，還要實(shí)行目標(biāo)考核制，規(guī)定職位的具體任務(wù)；實(shí)行事故責(zé)任制，褒勤貶懶，獎(jiǎng)懲有據(jù)，杜絕工作中的推諉、失誤、低效的現(xiàn)象，提高辦公室整體工作水平。

（二）增強(qiáng)自身素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)。

辦公室的工作涉及的范圍廣，事情瑣碎，綜合性極強(qiáng)，辦公室的工作人員不僅要能處理好企業(yè)的日常事務(wù)，也要做好領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，做好員工的“公仆”，因此，他們要求電力的專業(yè)知識(shí)，還要有相應(yīng)的管理能力，對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、法律等也要有一定的了解，要不斷提高自身的素質(zhì)，以適應(yīng)現(xiàn)代化的管理要求。企業(yè)要定期對(duì)辦公室員工進(jìn)行培訓(xùn)以及考核，加強(qiáng)工作人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性，避免常識(shí)性錯(cuò)誤的出現(xiàn)，其次要給予他們實(shí)踐的機(jī)會(huì)，將理論與實(shí)際結(jié)合，更好地為企業(yè)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提高辦公業(yè)務(wù)能力。

（三）增強(qiáng)協(xié)調(diào)能力，提高工作實(shí)效。

辦公室的工作要從整體進(jìn)行把握，工作效率的提高要依靠全局的協(xié)調(diào)與合作，這是辦公室的一項(xiàng)主要職能，要能夠溝通上下、內(nèi)外，即時(shí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的信息，協(xié)調(diào)工作開展中出現(xiàn)的問(wèn)題，在解決實(shí)際問(wèn)題時(shí)可以結(jié)合不同部門的不同特點(diǎn)，協(xié)調(diào)各部門的利益關(guān)系，減少矛盾和分歧，共同為企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)努力。首先，辦公室人員要有良好的資料整合和利用的能力，在工作中能夠站在企業(yè)的整體利益高度考慮問(wèn)題；其次，思想要有寬度，要能偶調(diào)動(dòng)各方面的工作積極性，遇到困難及時(shí)解決，從員工的利益的角度思考問(wèn)題，即使調(diào)節(jié)矛盾，將協(xié)調(diào)作用發(fā)揮到最大。

（四）優(yōu)化辦公環(huán)境，塑造和諧氛圍。

和諧氛圍是工作的催化劑，營(yíng)造愉快和諧的辦公環(huán)境是工作的基礎(chǔ)，可以提高工作的效率，使工作人員在工作中以人為本，和衷共濟(jì)；還可以使辦公人員保持工作的積極性和旺盛的戰(zhàn)斗力。那么如何塑造和諧氛圍呢？辦公人員要講團(tuán)結(jié)，要嚴(yán)于律己寬以待人，要盡可能的避免與人們之間的矛盾；要講合作，能夠從實(shí)際出發(fā)，發(fā)揮每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)，認(rèn)真履行各自的職責(zé)，以企業(yè)的利益為重；要講進(jìn)步，要使辦公室時(shí)刻保持著積極進(jìn)取的狀態(tài)，要互相促進(jìn)，在良好的氛圍中提高工作能力。

以上體會(huì)是筆者在工作過(guò)程中的簡(jiǎn)單經(jīng)驗(yàn)，不同的電力企業(yè)對(duì)于辦公室的要求各有不同，要針對(duì)不同特點(diǎn)進(jìn)行不同的安排，需要辦公人員在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中尋找最合適最有效的工作方法。

（作者單位：國(guó)網(wǎng)重慶市電力公司市區(qū)供電分公司）

參考文獻(xiàn)：

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