高曉晶

摘 要 高校檔案管理中，學籍檔案有著非常重要的作用，它對學生將來步入社會有著重大影響。但在當前高校的學籍檔案管理中，由于各種原因，學籍檔案管理手段比較落后，所以應該加強以后的學籍檔案管理。

關鍵詞 學籍檔案 管理 問題 對策

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A

最近幾年，隨著社會的發(fā)展，高校學籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學籍檔案管理應順應時代發(fā)展潮流，不斷提高自身管理水平，認真研究學籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學水平，促進高校教育改革的深入發(fā)展。

一、學籍檔案管理中存在的缺點

高校的學籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點和不足。

（一）記錄范圍模糊。

當前，高校學籍檔案記錄的范圍沒有明確，關于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責任的制度不健全。高校的學籍檔案收集過程中，一些部門沒有認識到自身的職責，針對學生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計算機等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學籍檔案的不完整性，失去了實用價值，嚴重阻礙了高校學籍檔案的發(fā)展，給今后學籍檔案的管理也帶來了很多困難。

（二）沒有認識到學籍檔案管理的重要性。

在高校學籍檔案管理中，有的學校沒有建立嚴格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設備的作用。相當一部分工作人員依然運用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應用計算機等先進檔案管理工具，因此使高校學籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機會，影響了工作效率，使學籍檔案管理工作在學校教學、教研中沒有發(fā)揮應有的作用。

（三）不能保證檔案建設的質(zhì)量。

在進行學籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領導填寫工作。有的班主任老師認為學籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實等，從而使學籍檔案建設的質(zhì)量得不到有效保證。

（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。

在高校的學籍檔案管理中，也要有嚴格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學籍檔案的真實性與實用性。比如在學籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學生后不進行解釋，讓學生自行填寫，不能對學生的填寫工作進行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學籍檔案的應用價值。

二、提高高校學籍檔案管理水平措施分析

（一）明確管理責任，實行統(tǒng)一管理。

在高校學籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設的規(guī)律，制訂檔案建設的統(tǒng)一標準。在制度建設方面，要建立嚴格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉移和責任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責任，照章辦事，規(guī)范操作。各個管理人員要嚴格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項工作，實行檔案標準化管理。與此同時，學校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個時期的檔案管理工作重點，從而使學籍檔案建設具有實用性與社會性。

（二）及時轉變工作思路，實行科學化管理。

第一，應該首先認識到，學籍檔案建設在高校的教學管理中具有非常重要的作用，學籍管理能夠給教學管理提供一定的參考材料。比如利用學籍檔案中有關學生成績的記錄，可以了解某一學科的教學情況，假如出現(xiàn)的教學問題較為嚴重，可以得到及時的解決，從而保證教學質(zhì)量。第二，進行嚴格的學籍檔案管理，可以提高檔案的真實性與實用性。在學生畢業(yè)離開學校時，學生的學籍檔案也要隨著學生離開，學籍檔案轉變?yōu)槿耸聶n案，應用于學生以后各個階段的工作與學習當中，具有不可替代的作用。第三，可以促進學生管理水平的提高。學籍檔案的管理工作主要針對學生，做好學籍檔案管理工作是對學生的發(fā)展負責。

從事高校學籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當前社會發(fā)展特點，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學籍管理與學生管理、學校教學教研的關系，積極使用計算機等先進的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學籍管理辦法，保證學籍檔案的健康發(fā)展。在學籍檔案管理工作的制度、人員、設備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實行統(tǒng)一管理，使學籍檔案資源得到充分利用，實現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學籍檔案建設適應學校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）切實提高學籍檔案質(zhì)量。

只有使檔案資料具有實際應用的價值，才能得到人們的普遍認可。因此，在學籍檔案管理建設中，要保證資料的真實性與實用性，應做到下面幾項：（1）要認真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎；（3）依據(jù)年級和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設的基層單位，把國家關于學籍檔案建設的方針政策及時傳達到每位工作人員，并且要做好學籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證檔案資料的真實性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設人員的業(yè)務培訓工作，利用各種形式的業(yè)務進修與培訓，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業(yè)知識與技能，提高自身的實際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：山東電子職業(yè)技術學院）

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