陳玥彤

【摘 要】事業(yè)單位管理的高效化離不開檔案管理的科學(xué)化，必須以檔案管理的科學(xué)化促進事業(yè)單位管理的高效化。所以，應(yīng)重視人事檔案管理，更新人事檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理科學(xué)化。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；問題；對策

檔案是全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各機關(guān)事業(yè)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，機關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識產(chǎn)權(quán)的流失而影響機關(guān)單位的生存與發(fā)展 ；檔案是機關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認的構(gòu)成信用信息的核心資源，檔案納入社會信用系統(tǒng)是必不可少的因素；檔案是機關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機關(guān)文化是從機關(guān)的歷史積淀中提煉出來，反映在完整系統(tǒng)的機關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實記錄，是文化存儲的主要形式。

1.人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.1人事檔案交接手續(xù)不嚴密，重視不夠

檔案人員大多不是專職，故離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。

1.2檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢

歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現(xiàn)實情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

1.3檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位

一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

1.4員工本人對人事檔案重要性認識不足

認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

1.5人事檔案管理手段落后。

2.人事檔案管理對策及思考

2.1嚴格按程序交接

人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

2.2強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序

強化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關(guān)，因此應(yīng)提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內(nèi)容真實可靠。

2.3人事檔案管理工作要制度化、標準化、現(xiàn)代化

檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。作為人力資源管理部門或組織部門，應(yīng)該把當代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法與人事檔案管理工作實際相結(jié)合，制定一系列管理制度，如：人事檔案管理管理條例、檔案管理機構(gòu)及其職責、人事檔案保管制度的基本內(nèi)容、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、人事檔案管理的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；人事檔案管理材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作的規(guī)定等，使人事檔案管理的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。

2.4人事檔案的專職人員要專業(yè)知識、知識化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的人事檔案管理專業(yè)隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術(shù)操作和管理，在人事檔案管理專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)人事檔案管理工作現(xiàn)代化的需要。檔案管理人員的用人要通過競爭機制，擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的人才選拔到人事檔案管理崗位上來。要經(jīng)常對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人事檔案管理管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，培養(yǎng)具有“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”多素質(zhì)人才。

2.5加強檔案信息化建設(shè)

2.5.1檔案工作人員要樹立檔案信息意識

檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹立檔案信息的意識，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會具有強烈的使命感和責任心，才會主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認真做好信息化過程中的各項工作，主動思考社會文獻信息系統(tǒng)中各種文獻信息的滲透和融合，促使檔案信息化建設(shè)與其他社會信息事業(yè)相互結(jié)合，共同發(fā)展。

2.5.2提高檔案信息化水平技術(shù)

配備計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開發(fā)應(yīng)用或完善，可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作；檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入是目錄中心的基礎(chǔ)性工作，對各職能部門每年移交的大量成果檔案資料，邊整理邊輸入，從信息源頭抓起，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動，不但能節(jié)約人力和財力，而且也會大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程；對上網(wǎng)信息進行密級界定。首先制訂密級標準，對室藏檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密進行界定；其次對檔案信息使用者進行網(wǎng)上身份驗證，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。

2.5.3提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)的廣泛采用和電子政務(wù)的加快推進，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)今，在計算機管理滲透的形式下，計算機管理軟件的應(yīng)用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計算機、光盤刻錄機、掃描儀等，在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用過程中發(fā)揮著重要作用。因此，選取適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項重要工作。通過選取合適的檔案管理軟件，不但可以達到科學(xué)、高效管理電子文件的目的，而且電子文件作為信息資源，經(jīng)過軟件的整合和開發(fā)，既是電子文件形成單位的有益積累，又是經(jīng)濟社會發(fā)展過程中的一筆巨大的文化財富。

2.6提高人民群眾對檔案材料重要性的認識

一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認識，做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

總之，要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻。

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