黃麗明

（廣東省海洋資源研究發(fā)展中心 廣州 510220）

海洋功能區(qū)劃（以下簡稱“海洋區(qū)劃”）是海域使用管理和海洋環(huán)境保護的重要制度，是海域資源開發(fā)、控制和綜合管理以及編制各類涉海規(guī)劃的法定依據(jù)。其有效規(guī)范了海域使用行為，在實現(xiàn)海洋資源的科學(xué)合理開發(fā)，促進海洋經(jīng)濟全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展等方面發(fā)揮了重要作用。海洋區(qū)劃編制檔案作為海洋區(qū)劃研究的歷史記錄，不僅是海洋區(qū)劃編制工作的成果，也是海洋區(qū)劃修編的重要依據(jù)，因此，海洋功能區(qū)劃編制檔案工作是海洋功能區(qū)劃編制研究工作的一項不容忽視的工作內(nèi)容。海洋區(qū)劃編制文件材料收集工作是海洋區(qū)劃編制檔案工作的基礎(chǔ)，文件材料收集得是否齊全、完整和準確，是保障海洋區(qū)劃編制檔案質(zhì)量的重要前提。

1 一般研究過程

了解和掌握海洋區(qū)劃編制研究過程是文件材料收集工作的重要基礎(chǔ)。海洋區(qū)劃編制涉及了多部門、多學(xué)科的研究，一般經(jīng)過準備階段、組織實施階段、評審驗收階段和上報審批階段。

準備階段：確定海洋區(qū)劃編制單位，成立編制組織機構(gòu)，確定工作方案和實施方案等。組織實施階段：按照《海洋功能區(qū)劃技術(shù)導(dǎo)則》（GB/T 17108-2006） 和《省級海洋功能區(qū)劃編制技術(shù)要求》 （海管字 [2010]83號）的要求，參考現(xiàn)有歷史資料和配合實地調(diào)查，是基于編制海洋區(qū)劃的主要途徑，一般包括外業(yè)調(diào)研、內(nèi)業(yè)研究、征求意見等過程。其中外業(yè)調(diào)研主要通過實地調(diào)查和部門走訪，收集相關(guān)的基礎(chǔ)資料、行業(yè)規(guī)劃，了解區(qū)域自然情況、用海情況，及各涉海部門用海設(shè)想和對海洋區(qū)劃的意見、建議。內(nèi)業(yè)研究主要是對收集和調(diào)查獲得的資料進行整理分析，形成基礎(chǔ)地理、自然環(huán)境資源、海域使用現(xiàn)狀、海域使用需求等圖件和資料后，編制專題研究報告和海洋區(qū)劃6項成果（文本、登記表、圖、報告、編制說明和數(shù)據(jù)庫）。征求意見是將海洋區(qū)劃成果發(fā)至沿海各海洋管理部門和涉海部門，根據(jù)部門意見對海洋區(qū)劃進行協(xié)調(diào)和完善。評審驗收階段：召開專家評審會，邀請海洋區(qū)劃專家對海洋區(qū)劃成果進行評審驗收。上報和審批階段：省級海洋區(qū)劃上報省政府審核后，由省政府上報國務(wù)院，抄送國家海洋局，審批同意后，由省政府下文印發(fā)實施。海洋功能區(qū)劃文本、登記表、圖具有法律效力。

2 文件材料收集的關(guān)鍵

2.1 確定文件材料收集范圍

熟悉研究過程，分析可能產(chǎn)生的文件，提出適合海洋區(qū)劃編制實際情況的文件材料歸檔范圍和要求，是海洋區(qū)劃編制文件材料收集完整齊全的基本保障。各階段主要歸檔文件材料如下：

（1）研究準備階段。包括海洋區(qū)劃編制的工作建議、論證材料、請示和批復(fù)、組織機構(gòu)、工作方案和實施方案、任務(wù)書、合同、經(jīng)費計劃和管理、工作啟動等材料。

（2）組織實施階段。主要有：外業(yè)調(diào)研文件材料，包括調(diào)研方案、部門走訪座談記錄和錄音、實地調(diào)查情況記錄、實地拍攝的照片、工作草圖、調(diào)研總結(jié)或報告等材料；內(nèi)業(yè)研究文件材料，包括基礎(chǔ)地理、自然環(huán)境資源、海域使用現(xiàn)狀、海域使用需求等圖件和資料、專題研究報告和海洋區(qū)劃文本、登記表、圖件、報告、編制說明、數(shù)據(jù)庫6項成果歷稿以及計劃、階段性總結(jié)、與任務(wù)委托單位產(chǎn)生的文件材料等；征求意見文件材料，包括成果專家研討會、部門反饋意見和意見匯總、部門協(xié)調(diào)會等材料。

（3）評審驗收階段。包括評審驗收會會議通知、會議議程、專家名單、會議代表名單、評審/驗收意見、專家個人書面意見、工作報告或工作匯報稿、會議記錄、會議紀要和音像材料等。

（4）上報審批階段。包括上報的請示與批復(fù)函，海洋區(qū)劃上政府常務(wù)會的相關(guān)材料，印發(fā)公布實施的紅頭文件以及批準的正式稿等報批過程產(chǎn)生的材料。

以上文件材料范圍涵蓋不了整個區(qū)劃編制研究過程所形成的材料，或者某些材料沒有形成，但在收集工作過程中應(yīng)把握凡在研究過程中形成的文件材料都需要收集的原則。

2.2 明確專人負責(zé)收集工作

歸檔文件材料的收集是指通過一定的方式和方法，將在海洋區(qū)劃研究活動中產(chǎn)生的文件材料適當(dāng)集中、妥善保管的一項工作。這項工作貫穿于整個海洋區(qū)劃編制研究過程中從文件材料形成到歸檔前的文件管理工作。

要保證收集工作的有效性，就必須保證收集工作的連續(xù)性，其主要辦法就是設(shè)置專人負責(zé)收集工作，并且一般安排海洋區(qū)劃編制課題組的研究人員作為兼職檔案員承擔(dān)相關(guān)工作。安排課題組人員直接擔(dān)任兼職檔案員，主要有3個優(yōu)點：一是作為海洋區(qū)劃編制文件材料的形成者，能更完整、準確地收集文件材料；二是能及時了解整個海洋區(qū)劃編制的計劃和進展情況，便于及時地收集文件材料；三是能更準確地鑒別文件材料的保存和利用價值。同時收集工作與工作計劃應(yīng)相結(jié)合。文件的形成與活動密切相關(guān)，任何的活動離不開計劃。因此，兼職檔案人員要隨時了解和掌握海洋區(qū)劃編制工作的進展動態(tài)，這樣有利于及時、完整地收集文件材料。

2.3 把握文件材料收集時機

科技文件材料是生產(chǎn)活動的伴生物，是按照科技活動的程序有規(guī)律形成的，海洋區(qū)劃編制文件材料收集人員應(yīng)該掌握海洋區(qū)劃編制文件的形成規(guī)律和收集規(guī)律，抓住文件形成的重要環(huán)節(jié)或關(guān)鍵階段，不失時機地做好收集工作[1]。主要抓好6個階段的收集工作：一是在確定編制單位的同時做好準備階段的文件材料收集；二是在外業(yè)調(diào)研活動后應(yīng)及時收集調(diào)研過程中形成的一整套文件材料，每一次調(diào)研活動做到有目的而去、有結(jié)果而回；三是海洋區(qū)劃編制工作形成成果時應(yīng)及時收集產(chǎn)生的每一次重要稿件，主要包括專題報告和6項成果；四是在匯總部門征求意見時應(yīng)將反饋意見及匯總意見一并收集齊全；五是評審會結(jié)束后應(yīng)及時收集會議相關(guān)文件材料，并注意材料的成套性；六是在上報審批階段不僅要做好本階段文件材料的收集，而且要為整個項目文件材料的規(guī)范化整理做好準備。

3 結(jié)語

海洋區(qū)劃編制工作文件材料收集是海洋區(qū)劃編制檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，只有掌握了海洋區(qū)劃編制的研究過程，才能明確區(qū)劃編制文件材料收集范圍，才能把握好文件材料的收集時間，切實做好文件材料的收集工作。同時制定海洋區(qū)劃編制研究人員作為兼職檔案人員是確保文件材料收集工作連續(xù)和有效的重要保障。但文件材料收集工作仍舊是檔案工作的基礎(chǔ)，要保證海洋區(qū)劃編制檔案能夠更好地記錄海洋區(qū)劃工作的歷史，并為海洋管理和相關(guān)的海洋科技活動提供服務(wù)。海洋區(qū)劃編制研究人員和相關(guān)檔案人員還需做好歸檔文件材料的規(guī)范化整理和歸檔工作，以提高海洋區(qū)劃編制檔案的齊全性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。

[1]王傳宇，張斌.科技檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民出版社，2009：163.