李葉

摘要：SAP系統(tǒng)作為一種信息技術(shù)服務工具，通過與業(yè)務相融合，可使企業(yè)的管理與決策更加及時便捷。目前，國有大中型企業(yè)雖已廣泛推廣應用SAP，但由于SAP的嚴謹性，集成數(shù)據(jù)的廣泛性，要充分發(fā)揮SAP系統(tǒng)的作用實屬不易。本文闡述了SAP系統(tǒng)的主要特點及實施意義，并結(jié)合A公司的實踐經(jīng)驗，探討其易沉積的主要問題及解決辦法，以期為后續(xù)上線企業(yè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：SAP；物資操作；財務管理；企業(yè)應用

一、SAP系統(tǒng)簡介

SAP源自Systems Applications and Products in Data Processing，是SAP公司產(chǎn)品——企業(yè)管理解決方案的軟件名稱。SAP是目前全世界排名第一的ERP（企業(yè)資源計劃）軟件，有針對所有企業(yè)的數(shù)據(jù)和應用集成方法程序，將業(yè)務和技術(shù)進步融入了商品化軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)標準化，系統(tǒng)運行集成化、業(yè)務流程合理化、績效監(jiān)控動態(tài)化、管理改善持續(xù)化，可使企業(yè)協(xié)調(diào)運作，提升自身的決策支持效率和管理水平，最終提高企業(yè)競爭力。

1.SAP系統(tǒng)的主要特點

SAP主要特點包括集成性、實時性和規(guī)范性。

集成性表現(xiàn)在SAP是一個信息高度集成的管理系統(tǒng)，不僅可以對企業(yè)內(nèi)部的物流和資金流、信息流實現(xiàn)集成，也可將企業(yè)外部有關(guān)供貨商及其市場和客戶的物流、資金流和信息流集成在一起。

實時性表現(xiàn)在SAP系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，具有很強的數(shù)據(jù)交換和通信能力，能實現(xiàn)企業(yè)實時在線管理。

規(guī)范性是SAP系統(tǒng)實現(xiàn)信息集成的必要條件，包含兩方面內(nèi)容：一是信息規(guī)范，這通常指數(shù)據(jù)的名稱、代碼和定義必須明確一致；二是業(yè)務流程規(guī)范，這是保證信息資源完整的必要條件，否則必然造成數(shù)據(jù)的流失或不完整。

2.實施SAP系統(tǒng)的重要意義

企業(yè)應高度重視信息化建設(shè)，把信息化納入建設(shè)綜合性國際能源公司目標體系之中，列為實施“資源、市場、國際化”戰(zhàn)略的重要保證措施之一，實施SAP的主要目的在于：

（1）加快兩化融合。通過信息化建設(shè)企業(yè)可不斷提高信息化水平，把信息化融合到業(yè)務當中，借助信息技術(shù)服務提高企業(yè)的綜合競爭力。

（2）參與國際競爭。首先，SAP系統(tǒng)使企業(yè)的生產(chǎn)過程能及時、高質(zhì)量地完成客戶的訂單，最大程度地發(fā)揮現(xiàn)有資源的作用，并根據(jù)客戶訂單即生產(chǎn)狀況做出調(diào)整資源決策；其次，其把企業(yè)資源狀況和調(diào)整方向清晰地反映給管理者和決策者，使調(diào)整的過程變得短暫、簡單。SAP使企業(yè)組織變成了扁平式，溝通便捷高效。SAP的主要特點實時性主要體現(xiàn)在以財務管理為核心，實現(xiàn)財務和業(yè)務的協(xié)同，供應鏈與銷售鏈的協(xié)同。比如，采購和銷售部門的業(yè)務員可以使用數(shù)尺信息設(shè)備輸入各種勞務數(shù)據(jù)，并實時送給財務系統(tǒng)；公司職員可以借助這一平臺進行考勤，申報收支，而財務人員只需把自動輸送過來的數(shù)據(jù)整理，生成各類帳表，財務系統(tǒng)及時、高效。

（3）提升管理水平。信息化建設(shè)是支持主營業(yè)務發(fā)展，提高生產(chǎn)經(jīng)營管理水平，促進經(jīng)濟發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，提升企業(yè)核心競爭力的重要舉措，對業(yè)務支撐作用日益顯著。只有早日建成以ERP為核心的統(tǒng)一信息系統(tǒng)平臺，才能提高公司管理水平；才能為公司發(fā)展提供更加強有力的支撐。

二、案例分析

1.背景介紹

A公司是某集團公司為了適應市場需要，提高自身競爭力，做強、做精專業(yè)化技術(shù)服務而成立的。目前在崗職工2萬多人，屬某集團下的工程技術(shù)服務板塊，主要從事鉆井、測井、錄井，固井壓裂等主營業(yè)務，市場分布跨度大，既有包括新疆，玉門，吐哈，蘇里格，青海，在內(nèi)的國內(nèi)市場，也有包括哈薩克斯坦、沙特阿拉伯、埃及在內(nèi)的廣泛國際市場，因而財務核算較為復雜。

為了節(jié)約人力、物力等各項成本，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部各項資源的運營能力，提高工作效率，并能更有效的為管理層提供便捷的綜合查詢、決策的信息資料，A公司在集團內(nèi)部率先試行SAP系統(tǒng)中的物料模塊MM與財務模塊FI，并把財務FMIS與ERP融合系統(tǒng)作為信息化管理手段，使之成為財務與物資業(yè)務的信息平臺，進而充分發(fā)揮財務管理在公司經(jīng)營管理全過程中的作用，突出融合系統(tǒng)在財務與業(yè)務一體化管理和增強源頭治理及過程控制中的重要意義。

2.A公司現(xiàn)有SAP系統(tǒng)中物資模塊與財務模塊的管理模式

物資模塊是SAP系統(tǒng)中的基礎(chǔ)模塊，主要有采購、庫房與庫存管理、供應商評價等管理功能。某項一般性物資在SAP系統(tǒng)中經(jīng)過計劃申報、計劃審批，創(chuàng)建采購訂單后，保管員就可進行收貨、發(fā)料操作。財務在FMIS融合系統(tǒng)中只需要讀取，生成集成憑證，此項物資從物資業(yè)務端到財務核算就完成了。月末在SAP系統(tǒng)中導出所需要的物資報表，審核無誤即可。而所有這些操作，需在SAP系統(tǒng)程序員維護好各項數(shù)據(jù)和信息的前提下，才能準確完成。因此物資部門前端的業(yè)務工作非常重要，直接決定財務集成憑證能否接收成功、財務核算是否準確。

經(jīng)過近三年的實踐，A公司物資部門各崗位業(yè)務操作熟悉度有很大的提高，出錯率也在減少。但目前仍有三個棘手的問題：

（1）SAP剛上線時，物資模塊關(guān)鍵用戶及最終用戶人員對系統(tǒng)熟悉度及認知度都較低，操作的熟練水平也較弱。在批量導入大量的物料及主數(shù)據(jù)時，忽視評估類的重要性，造成很多物料評估類錯誤，接收的集成憑證歸集費用要素不正確。而評估類的修改相當困難，首先，如果當月收貨修改評估類，當月必須無庫存，采購訂單必須關(guān)閉。其次，如果收貨后跨月修改評估類，除了當月無庫存外，上月也必須無庫存，采購訂單關(guān)閉。因而在物料存在大量的評估類錯誤情況下，不僅造成財務核算需在FMIS中大量手工調(diào)整憑證，增加工作量。并且從SAP本身來看，采集、記錄、集成的數(shù)據(jù)也已失真，從而使SAP系統(tǒng)失去原有的業(yè)務支持、提供決策服務支持的功能。

（2）目前，財務上的經(jīng)濟數(shù)量指標，計量單位與物資部門申請物料時上報的計量單位不統(tǒng)一，造成財務接收過來的集成憑證經(jīng)濟數(shù)量指標不準確，沒有任何參考與決策價值。SAP系統(tǒng)方面計量單位設(shè)置也存在問題，導致財務核算中經(jīng)濟數(shù)量指標數(shù)值有誤。不僅如此，當審計人員對A公司進行審計時，根據(jù)財務上的數(shù)量指標進行分析、比較、預測得出的結(jié)論也與實際情況不一致。這不僅違背了會計核算的準確性原則，更是與當初實施SAP系統(tǒng)的預期目標背道而馳。

（3）財務核算上，個別會計科目借貸方發(fā)生數(shù)金額無參考價值。如A公司在上線前期，保管員按系統(tǒng)程序完成入庫操作時，SAP系統(tǒng)程序就已寫定會計憑證，會產(chǎn)生集成憑證如下：

借：原材料——集成 **

貸：應付賬款——暫估應付款——材料款 **供應商來結(jié)算，財務端做發(fā)票校驗會產(chǎn)生集成憑證：借：應付賬款——暫估應付款——材料款 **

應交稅費——應交增值稅進項稅 **貸：應付賬款——原材料款 **

這實際上虛增了應付賬款-暫估應付款-材料款借方發(fā)生數(shù)。導致報表取數(shù)、現(xiàn)金流量取數(shù)困難。實際上應付賬款科目屬負債類科目，應在貸方反映發(fā)生數(shù)。所以SAP財務模塊端做發(fā)票校驗應是如下會計憑證：

借：應交稅費——應交增值稅進項稅 **

貸：應付賬款——暫估應付款——材料款 **（紅字）

應付賬款——原材料款 **

SAP系統(tǒng)上線前期，項目開發(fā)未能有效與財務管理信息系統(tǒng)相結(jié)合，不能充分滿足財務報表編制要求，因而在SAP系統(tǒng)運行后，賬務數(shù)據(jù)總是不盡人意，報表取數(shù)很費時間。目前，由于SAP存在大量的集成數(shù)據(jù)，對系統(tǒng)程序進行修改愈顯困難。

3.問題整改建議

A公司實施SAP系統(tǒng)的目的是要建立公司決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機制，為公司提供豐富的管理信息。在SAP系統(tǒng)完全投入實際運行后，公司可根據(jù)管理需要，即時反饋和糾正管理中存在的問題。

隨著SAP系統(tǒng)的應用和公司業(yè)務流程的合理化，公司管理水平預期將會得到明顯提高。為實現(xiàn)實施SAP系統(tǒng)最初目標，目前，就A公司現(xiàn)有SAP系統(tǒng)存在的問題而言，可進行如下改進：

（1）在日常工作中，財務模塊繼續(xù)收集、整理評估類維護錯誤、經(jīng)濟數(shù)量指標SAP與FMIS有出入的物料。歸集后，由集團公司統(tǒng)一在年末結(jié)賬后、來年開賬前將錯誤的信息集中修改，導入下一年的SAP系統(tǒng)。新的物料計劃上報時，要高度重視評估類，經(jīng)財務人員審核后方可上報，確保準確。發(fā)票校驗產(chǎn)生的集成憑證在年初導入程序時，將SAP系統(tǒng)程序的借、貸方重新寫入，會計科目應付賬款-暫估應付款-材料款用紅字在貸方反映。這樣，賬務上此科目貸方余額顯示的是貨已到，未開票結(jié)算的材料款。往來報表與現(xiàn)金流量表只要取此科目的貸方余額即可反映未結(jié)算的材料款。

（2）為了更熟練、高效、準確的利用SAP系統(tǒng)工具，使之高效地服務于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營及管理工作。需對SAP系統(tǒng)最終用戶的財務人員、物資模塊人員進行集中培訓，將物資模塊、財務模塊的業(yè)務流程及注意事項集中進行學習與疏理，并輔以測試系統(tǒng)練習，達到實施SAP系統(tǒng)所需要的熟練、熟知程度，將上線前期的人員培訓工作落到實處，不能流于形式。財務人員通過培訓還應熟練掌握物資模塊，以便能快速找到錯誤原因，并對物資人員進行指導，最終達到降低差錯率，提高工作效率的目的。

（3）任何一項工程實施，最重要的是要保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性與完整性。因此在上線SAP系統(tǒng)時，導入的初始數(shù)據(jù)一定先要力求準確、完整，在此基礎(chǔ)上，應提高工作效率，按集團公司規(guī)定時間完成目標。只有這樣，SAP集成的數(shù)據(jù)與信息才能為決策與管理服務，達到預期目標，從而提高公司的管理與業(yè)務水平，提升自身的競爭力。

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