高愛華

（原平市農(nóng)業(yè)機械安全監(jiān)理站，山西 原平 034100）

在國家一系列惠農(nóng)政策的帶動下，農(nóng)業(yè)機械及配套農(nóng)機具數(shù)量急劇增加，農(nóng)機注冊登記和新辦駕駛操作證件的數(shù)量也呈上升趨勢，隨之相應的農(nóng)機監(jiān)理檔案管理變得尤為重要，如何規(guī)范的管理農(nóng)機監(jiān)理檔案成為了一個新的焦點問題，受到各方越來越多的重視和關(guān)注，下面筆者就這個問題簡單地談一下自己的看法。

1 農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的分類

按照農(nóng)機監(jiān)理業(yè)務的不同和遵循便于管理的原則，農(nóng)機監(jiān)理檔案大致可分為以下三類：農(nóng)業(yè)機械檔案（主要是拖拉機和聯(lián)合收割機）、農(nóng)機駕駛操作證檔案和農(nóng)機事故檔案。

2 農(nóng)機監(jiān)理檔案管理存在的問題

農(nóng)機監(jiān)理檔案是為社會和廣大養(yǎng)機戶、駕駛操作人員服務的，不僅具有行政意義，而且還需要有專業(yè)性、規(guī)范化的管理水平。但從目前各縣市農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的總體水平來看，還有很多急需完善的地方，以山西省忻州市為例，主要存在以下這些問題：

（1）未制訂嚴格的檔案管理制度，對農(nóng)機檔案管理規(guī)范執(zhí)行不到位。目前，很多縣市沒有制訂嚴格的檔案管理制度，檔案管理比較混亂，工作人員隨便翻閱、查詢情況普遍。并且由于辦公條件和經(jīng)費的限制，也沒有專門的檔案儲存室，更談不上防火、防潮、防盜、防蛀。

（2）檔案管理并未做到專人專管，人員素質(zhì)也參差不齊。農(nóng)機監(jiān)理系統(tǒng)的檔案管理一般是辦理業(yè)務的監(jiān)理員兼職進行檔案管理，往往身兼數(shù)職，職責分工不明確，起不到相互監(jiān)督制約的作用，而且監(jiān)理員未參加過任何的檔案管理培訓，不知道自己的職責所在，更有甚者業(yè)務不熟悉，工作態(tài)度不端正，造成檔案管理工作極其被動。

（3）電子檔案處理不及時，有時與紙質(zhì)檔案內(nèi)容不一致。山西省農(nóng)機監(jiān)理部門的農(nóng)機監(jiān)理信息管理系統(tǒng)已全省聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)了網(wǎng)上審批、縣市制證的行政許可審批模式，雖然提高了辦事效率和方便了群眾，但同時有些縣市監(jiān)理站變得不注重紙質(zhì)檔案的建立，書寫了草錯誤，資料不全，制證后不及時歸檔，進行年度檢驗后也不輸錄入相關(guān)信息，等等。這些問題的出現(xiàn)，造成紙質(zhì)檔案與電子檔案的不一致與脫節(jié)，不便于管理與查詢。

（4）自動化、科學化管理水平有待進一步提高。目前，山西省農(nóng)機監(jiān)理信息管理系統(tǒng)只面對省、市、縣三級農(nóng)機監(jiān)理部門，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的農(nóng)機管理人員和養(yǎng)機戶及駕駛操作人員不能進行查閱和其它操作，達不到資源共享，不能夠更好地為廣大養(yǎng)機戶及駕駛操作人員和基層工作者服務。

3 規(guī)范農(nóng)機監(jiān)理檔案管理的方法

為了貫徹落實《農(nóng)業(yè)機械安全監(jiān)督管理條例》，依據(jù)《檔案法》和農(nóng)業(yè)部有關(guān)拖拉機、聯(lián)合收割機的業(yè)務登記規(guī)定，2013年1月29日，農(nóng)業(yè)部印發(fā)了《拖拉機、聯(lián)合收割機牌證業(yè)務檔案管理規(guī)范》，《規(guī)范》對現(xiàn)有的牌證管理、駕駛證申領(lǐng)和使用規(guī)定進行了細化，在檔案收集、整理、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)做出具體規(guī)定。也可以這么說，《規(guī)范》的出臺，為農(nóng)機監(jiān)理的檔案管理提供了工作依據(jù)，那么針對目前本地實際工作中存在的問題，我們?nèi)绾胃玫貓?zhí)行《規(guī)范》，對農(nóng)機監(jiān)理檔案進行科學化、規(guī)范化管理，我提出3點自己的意見和建議。

3.1 配備專職檔案管理員，并組織進行培訓學習

各基層縣市要配備專職檔案管理員，完善相應的檔案管理制度，與辦理業(yè)務的監(jiān)理人員相分離，實現(xiàn)相互輔助和監(jiān)督制約。由農(nóng)業(yè)部舉辦省級檔案管理員培訓班，層層組織培訓學習，促進各地、各級學習貫徹和交流，進一步提高農(nóng)機安全監(jiān)理的科學化、規(guī)范化和制度化水平。

3.2 注重農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作，嚴格執(zhí)行《規(guī)范》要求和省級相關(guān)文件規(guī)定

各級要加強農(nóng)機監(jiān)理檔案管理工作，高度重視此項工作，建立單獨的檔案儲存室，所有檔案要排列有序，借閱和查詢要進行登記，防止丟失和損壞，并以《規(guī)范》為工作依據(jù)，嚴格執(zhí)行《規(guī)范》的相應要求，結(jié)合省級有關(guān)檔案管理的文件規(guī)定，做到態(tài)度端正，工作認真，分工明確，責任到人，資料完整，清晰干凈。

3.3 爭取建立農(nóng)機監(jiān)理查詢系統(tǒng)，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案統(tǒng)一完整

為了對農(nóng)機車輛進行高效科學的管理，方便基層和廣大養(yǎng)機戶及駕駛操作人員進行檔案查詢，要爭取早日建立面向基層的農(nóng)機監(jiān)理信息查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源共享，逐步提高農(nóng)機監(jiān)理檔案的現(xiàn)代化、自動化管理水平。同時，要保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容完整一致，確保檔案管理的真實有效，全面詳實。