谷文靜

【摘要】21世紀(jì)是信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)的全面普及，社會(huì)各項(xiàng)工作面臨著新的機(jī)遇求與挑戰(zhàn)。人事檔案作為組織、人事部門和其他部門考察、任用干部的重要依據(jù)，也面臨著一次重大的挑戰(zhàn)。信息化管理是人事檔案管理的必由之路，是新世紀(jì)人事檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。本文從人事檔案管理的傳統(tǒng)模式與信息化模式進(jìn)行對(duì)比研究，揭示制約檔案管理信息化的因素，并對(duì)檔案管理的信息化提出新的更高的要求，逐步實(shí)現(xiàn)實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變，以提高檔案管理效率和延長人事檔案壽命，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息價(jià)值，使人事檔案更好地為學(xué)校的各項(xiàng)工作提供快捷服務(wù)和有力的信息。

【關(guān)鍵詞】信息化 檔案 管理

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄[1]。我國的人事檔案管理歷史淵源，而真正開展起來是在建國后，黨和國家十分重視人事檔案的保管，各級(jí)組織和人事部門成立了人事檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，經(jīng)過半個(gè)多世紀(jì)的發(fā)展積累了大量的人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，人事檔案得到了較大發(fā)展，并逐步走上了制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化之路。人事檔案自產(chǎn)生以來，一直發(fā)揮著不可替代的作用，為人事調(diào)動(dòng)、聘用、晉升等工作提供了很多便利和幫助。但隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革的推進(jìn)，企事業(yè)產(chǎn)權(quán)制度改革的實(shí)施，干部人事制度改革的深化，流動(dòng)人員大量增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作出現(xiàn)了較多問題，嚴(yán)重影響其作用的正常發(fā)揮。加之21世紀(jì)人類進(jìn)入信息時(shí)代，信息化技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案事業(yè)遇到了挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。過去傳統(tǒng)的只注重保管的管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此，必須探索和研究社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理的新模式，對(duì)充分發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)利用中的作用具有十分重要的意義。

1傳統(tǒng)人事檔案管理模式的特點(diǎn)

人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以人為單位集中保存供備查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，具有集合性、認(rèn)可性、專門性、真實(shí)性、機(jī)密性、權(quán)威性、現(xiàn)實(shí)性、動(dòng)態(tài)性等屬性，是組織、人事、勞動(dòng)等部門培養(yǎng)、選拔和使用人員的重要依據(jù)。傳統(tǒng)人事檔案的內(nèi)容單一，材料收集、裝檔、保管、鑒別、轉(zhuǎn)遞、查閱等所有環(huán)節(jié)均依靠手工勞動(dòng)，工作效力不盡如意，再加上人工操作難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，對(duì)個(gè)人人事檔案的真實(shí)性也產(chǎn)生了一定的影響。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護(hù)，輕利用”的特點(diǎn)[2]，擁有一套規(guī)范的管理制度和管理程序，有利于檔案的保密和保管。

2制約人事檔案信息化管理的因素

在現(xiàn)代信息化時(shí)代，因傳統(tǒng)的人事檔案管理模式具有“重保護(hù)，輕利用”的特點(diǎn)，在個(gè)人和用人單位之間不能更好的發(fā)揮其橋梁紐帶作用，從而呈現(xiàn)一系列信息化建設(shè)滯后，檔案社會(huì)利用率低等現(xiàn)象。造成這種現(xiàn)象的原因有很多，主要體現(xiàn)在人事檔案管理人員思想觀念、服務(wù)技術(shù)和管理人員自身的業(yè)務(wù)水平等。

2.1思想觀念陳舊

人事檔案管理人員的思想觀念對(duì)人事檔案管理模式的改革具有深遠(yuǎn)的影響[3]。在信息時(shí)代，人們認(rèn)識(shí)到了開發(fā)利用信息資源的重要性，但在實(shí)際工作中，由于管理人員陳舊傳統(tǒng)的觀念和思維定勢(shì)仍具有很大的束縛性，始終堅(jiān)持人事檔案“重保護(hù)，輕利用”的原則，認(rèn)為只要按時(shí)收集，妥善保管，提供憑據(jù)就行了。很少有人考慮到人事檔案在信息資源利用上的開發(fā)價(jià)值，并考慮怎樣更好的優(yōu)化檔案管理，提高檔案利用率等。正因?yàn)檫@些傳統(tǒng)的陳舊觀念，阻撓了檔案信息資源開發(fā)利用的進(jìn)一步深入，影響了人事檔案管理的發(fā)展。

2.2技術(shù)服務(wù)落后

目前，很多人事檔案管理室都已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)軟件設(shè)備。但是由于技術(shù)水平及陳舊觀念，大多計(jì)算機(jī)軟件只用于日常辦公中，而檔案信息的輸入、存儲(chǔ)和開發(fā)利用仍處于手工操作階段，缺乏對(duì)信息的開發(fā)利用，導(dǎo)致了人事檔案信息的利用效率低，這是當(dāng)前人事檔案信息開發(fā)利用中的一個(gè)重要問題。隨著網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)的深入普及，用戶對(duì)檔案利用方式及需要也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的封閉式管理模式不再適應(yīng)信息時(shí)代用戶的需要。因此，要盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)，不斷促進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，改變傳統(tǒng)思想觀念，與時(shí)俱進(jìn)，提高網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，把先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，充分發(fā)揮人事檔案在信息開發(fā)利用價(jià)值，開發(fā)有效的數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

2.3檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

人事檔案的信息化管理如何更快更準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵在于人的管理[3、4]。在傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)中，管理人員的整體業(yè)務(wù)水平不高，缺乏檔案管理的利用意識(shí)，對(duì)檔案的重視程度低，不明確人事檔案的主要用途。隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，人事檔案管理工作為了滿足廣大用戶的需要，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力水平提出了高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案管理人員不僅要具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平，先進(jìn)的思想觀念，還要有較高的知識(shí)層次和科學(xué)的技術(shù)水平。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備條件。

3信息化人事檔案管理勢(shì)在必行

人事檔案管理信息化是未來人事檔案管理的必然模式，是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要[5]，更是事業(yè)單位以人為本，科學(xué)管理的需要。人事檔案管理人員必須首先打破除陳舊迂腐觀念，強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，樹立檔案信息服務(wù)理念，形成信息檔案、服務(wù)育人的管理模式，才能更好更快的發(fā)展檔案事業(yè)。人事檔案信息化管理、網(wǎng)絡(luò)化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[6]。它不僅有利于對(duì)人事檔案實(shí)體和信息的保護(hù)，避免損壞檔案的現(xiàn)象發(fā)生，還有利于人事檔案的開發(fā)利用，提高人事檔案的利用價(jià)值，同時(shí)可節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，減輕各用人單位的負(fù)擔(dān)。人事檔案信息化管理是建立實(shí)用性強(qiáng)的微機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)，使人事檔案信息能夠及時(shí)輸入和輸出，提高檢索效率，快速準(zhǔn)確地為人才開發(fā)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，充分發(fā)揮人才信息資源的價(jià)值，從而真正為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展起到提供信息、引導(dǎo)服務(wù)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳炳亮.人事檔案管理研究.蘭州大學(xué)，2003.

[2]唐晶.當(dāng)前我國人事檔案管理方向的研究.山東大學(xué)，2007.

[3]劉宗華.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法.管理實(shí)務(wù)，66-68.

[4]劉冬梅.論檔案的信息化管理.山東檔案，2007年第1期.

[5]朱玉媛.我國現(xiàn)代人事檔案管理體系之研究.圖書情報(bào)知識(shí)，1999.6.

[6]紀(jì)秋，黃麗香.人事檔案的信息采集與現(xiàn)代化管理.蘭臺(tái)世界，2000.3.