吳偉

【摘要】本文通過對電子文件管理的現(xiàn)狀、存在問題及對策進(jìn)行探討，推進(jìn)電子檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】電子文件 檔案 管理

隨著辦公自動化的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，特別是電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過去用紙墨、照相形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖形、影像、文獻(xiàn)資料、科技情報(bào)、商業(yè)信息等，都可用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生電子文件。對電子文件進(jìn)行及時的收集和歸檔并使之得到長期保存，是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步，運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案已迫在眉。

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1電子文件的優(yōu)點(diǎn)

電子文件有重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2多種類型數(shù)字化信息的檔案化

隨著信息化的發(fā)展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網(wǎng)頁文件、數(shù)據(jù)文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質(zhì)檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展要求。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化和檔案工作的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和信息資源的社會共享，是檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的必然選擇和重要前提。

1.3電子文件的收集范圍

凡是在醫(yī)院工作中形成的、真實(shí)反映本院各項(xiàng)工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學(xué)磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：一是文體文件：主要是通過計(jì)算機(jī)文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點(diǎn)是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設(shè)備并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動態(tài)圖像文件；四是多媒體文件：運(yùn)用多媒體技術(shù)形成的需要借助多媒體體現(xiàn)反映出來的文件。

1.4電子文件的開發(fā)利用

合理運(yùn)用聲像檔案，讓其服務(wù)于醫(yī)院中心工作，在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用，這是檔案管理的最終目的。

2醫(yī)院電子文件管理存在的問題

2.1電子文件不能取代紙質(zhì)文件

醫(yī)院的電子文件只是紙質(zhì)文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中產(chǎn)生的一個附屬品，沒有完全獨(dú)立存在的能力和價值，尚不能取代紙質(zhì)文件的存在。

2.2聲像檔案歸檔

聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項(xiàng)活動主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝。因此多數(shù)聲像檔案都還保存在宣傳科，沒有統(tǒng)一到綜合檔案室里保管，今后綜合檔案室的工作是積極和宣傳科聯(lián)系，及時將醫(yī)院的聲像檔案歸檔。

2.3及時了解醫(yī)院信息

醫(yī)院各科室有時也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開導(dǎo)的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動等，其中不乏有保存價值的聲像資料。如果不及時了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

2.4由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題

2.5檔案管理人員的知識有待提高

檔案管理人員新技術(shù)知識貧乏，加強(qiáng)檔案管理的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

3醫(yī)院電子文件管理的對策

3.1加大投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

用計(jì)算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高了工作效率，同時利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

3.2健全制度，明確責(zé)任

由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個科室都有可能成為電子文件的形成者。因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的網(wǎng)絡(luò)。為防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時上報(bào)各科的電子文件資料。

3.3檔案工作者必須更新思想觀念，確立新的管理理念

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在第二年的上半年收集資料歸檔。電子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原則，以功能完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和國家對電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不依托，對各種類型的電子文件從其產(chǎn)生開始就實(shí)行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個運(yùn)動周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長久保存和有效利用。

3.4檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫

檔案人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識更新，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。因此，加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作者迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。過去檔案管理大多采用手工操作的方法，與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，因此檔案管理人員要通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

3.5電子文件歸檔份數(shù)

對于長久保存的電子文件，拷貝到耐久性的載體上，一式三套。封存保存一套，借閱一套，異地保存一套，并要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，這樣可以大大提高安全性和可靠性。

3.6電子文件的保存對策

電子文件應(yīng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備要求有控溫、調(diào)濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施，還要特別注意對電子檔案進(jìn)行定期檢測和拷貝。

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