■ 陳光

（常州產(chǎn)權(quán)交易所，常州 213001）

淺談產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)內(nèi)控流程執(zhí)行機(jī)制的建立與審核要素

■ 陳光

（常州產(chǎn)權(quán)交易所，常州 213001）

內(nèi)控流程的建立和執(zhí)行審核是日常工作中一種重要的工作流轉(zhuǎn)控制管理手段，也是一種風(fēng)險(xiǎn)防范、不斷改進(jìn)、不斷完善的有效管理機(jī)制，只有使整個(gè)內(nèi)控流程系統(tǒng)充分發(fā)揮設(shè)計(jì)的全部功效，所涉的質(zhì)量管理體系才能真正有效的運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)。

內(nèi)控流程建立 執(zhí)行體系 審核要素

內(nèi)控流程的執(zhí)行審核是組織通過(guò)對(duì)內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)工作質(zhì)量體系管理自我完善、持續(xù)改進(jìn)、保持控制流程各節(jié)點(diǎn)工作質(zhì)量體系有效運(yùn)行的一種重要管理手段。目的是及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作質(zhì)量在控制流程管理體系運(yùn)行中存在的問(wèn)題，通過(guò)糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施，不斷完善和改進(jìn)控制流程各節(jié)點(diǎn)內(nèi)控質(zhì)量機(jī)制要求，使之形成確保完成工作質(zhì)量的每一個(gè)過(guò)程都處于受控狀態(tài)。

在產(chǎn)權(quán)交易事務(wù)中采用內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制，是常州產(chǎn)權(quán)交易所2010年建立ISO9001質(zhì)量管理系統(tǒng)后的一個(gè)內(nèi)部工作質(zhì)量監(jiān)管機(jī)制。在內(nèi)控監(jiān)管流程的設(shè)計(jì)和實(shí)施過(guò)程中，經(jīng)過(guò)不斷改進(jìn)、提升，使其不斷優(yōu)化更好地融入到產(chǎn)權(quán)交易復(fù)雜而又繁瑣的工作中。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的實(shí)施，不僅提高了產(chǎn)權(quán)交易工作效率，更提高了工作人員的工作責(zé)任心和極大地加強(qiáng)了對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估、對(duì)應(yīng)的判別能力和法律意識(shí)。

1 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的建立

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制是把復(fù)雜多樣的內(nèi)部控制過(guò)程簡(jiǎn)單歸納為目標(biāo)確定、風(fēng)險(xiǎn)（識(shí)別、評(píng)估、應(yīng)對(duì)）控制、控制活動(dòng)、內(nèi)部監(jiān)督等若干基本程序，從而構(gòu)成內(nèi)部控制構(gòu)建與實(shí)施的連續(xù)不斷的動(dòng)態(tài)過(guò)程。實(shí)踐中，在設(shè)計(jì)內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制時(shí)著重考慮五項(xiàng)原則，即：全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應(yīng)性原則、成效性原則，同時(shí)兼顧內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制所應(yīng)具有的四個(gè)特點(diǎn)，即：目標(biāo)可控、風(fēng)險(xiǎn)可控、運(yùn)行可控、監(jiān)督可控。

1.1 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制建立的原則

1.1.1全面性原則。全面性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過(guò)程，覆蓋產(chǎn)權(quán)交易的各種業(yè)務(wù)和監(jiān)督管理工作，涉及各部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程和各個(gè)操作環(huán)節(jié)，以及執(zhí)行業(yè)務(wù)的部門和執(zhí)行人的崗位，是對(duì)業(yè)務(wù)操作部門整體運(yùn)行和管理活動(dòng)進(jìn)行控制。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制對(duì)全體員工具有約束力，均應(yīng)遵守執(zhí)行。

1.1.2 重要性原則。重要性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)在全面控制的基礎(chǔ)上，關(guān)注重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和潛在的高風(fēng)險(xiǎn)因素存在的可能。對(duì)重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行重點(diǎn)控制，對(duì)一項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)行重點(diǎn)控制。對(duì)關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)的選擇，應(yīng)統(tǒng)籌考慮會(huì)影響整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程節(jié)點(diǎn)交替的重要操作與事項(xiàng)以及能在重大風(fēng)險(xiǎn)損失出現(xiàn)之前顯示差異的事項(xiàng)，有利于對(duì)問(wèn)題做出及時(shí)、靈敏的反應(yīng)。

1.1.3 制衡性原則。制衡性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制在治理部門內(nèi)部業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)、人員設(shè)置分工及權(quán)責(zé)分配、業(yè)務(wù)流程等方面形成相互制約、相互監(jiān)督，同時(shí)兼顧運(yùn)營(yíng)效率。

在部門與部門、員工與員工及各崗位間建立互相驗(yàn)證、互相制約的關(guān)系，主要特征是將有關(guān)權(quán)責(zé)進(jìn)行具有制約性的分配，使個(gè)人或某個(gè)部門對(duì)所涉業(yè)務(wù)活動(dòng)無(wú)完全處理權(quán)，必須要經(jīng)過(guò)其他部門或人員的查證核對(duì)。上級(jí)對(duì)下級(jí)監(jiān)督，上級(jí)受下級(jí)牽制，相互制約。另外，業(yè)務(wù)活動(dòng)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)盡量由不同工作人員處理，使其更加客觀、公正。

1.1.4 適應(yīng)性原則。適應(yīng)性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)當(dāng)與產(chǎn)權(quán)交易的業(yè)務(wù)范圍、市場(chǎng)化程度等相適應(yīng)，并隨情況的變化及時(shí)加以調(diào)整和優(yōu)化。根據(jù)各機(jī)構(gòu)所處地域環(huán)境不同，建立的內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制也會(huì)有所不同，但必須符合區(qū)域?qū)嶋H情況。

1.1.5 成效性原則。成效性原則指內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制應(yīng)當(dāng)權(quán)衡人員的結(jié)構(gòu)構(gòu)成、管理成本與預(yù)期效果能否滿足交易業(yè)務(wù)的需求，以適當(dāng)?shù)娜藛T結(jié)構(gòu)構(gòu)成和管理成本實(shí)現(xiàn)有效控制。

1.2 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的特點(diǎn)

1.2.1 目標(biāo)可控。目標(biāo)可控是一項(xiàng)復(fù)雜的分析與管理工作。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制是圍繞目標(biāo)展開的，所以目標(biāo)的可控性十分重要。一般來(lái)說(shuō)，目標(biāo)一旦確定就要設(shè)置目標(biāo)形成結(jié)果過(guò)程的可控程序，然后有針對(duì)性的開展分解目標(biāo)、傳遞目標(biāo)、執(zhí)行目標(biāo)、評(píng)價(jià)改進(jìn)再統(tǒng)一等一系列活動(dòng)。

1.2.2 風(fēng)險(xiǎn)可控。這里講的風(fēng)險(xiǎn)是指在產(chǎn)權(quán)交易過(guò)程中存在的或潛在的交易風(fēng)險(xiǎn)，在對(duì)內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制設(shè)計(jì)中要充分突出對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估、對(duì)應(yīng)的環(huán)節(jié)。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別即是確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)的過(guò)程。內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的設(shè)計(jì)與交易的過(guò)程要對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的流程節(jié)點(diǎn)控制，首先需要進(jìn)行事先嚴(yán)密的盡職調(diào)查，知道有哪些風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)在哪里，也就是說(shuō)要把風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別出來(lái)，這是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的前提，其次是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的分解與評(píng)估，這是實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管的重要步驟。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類度量、分析、判斷、排序的過(guò)程，是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、控制活動(dòng)的主要依據(jù)，是內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的核心和實(shí)施交易項(xiàng)目部門內(nèi)部操作流轉(zhuǎn)的關(guān)鍵流程。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的基礎(chǔ)上，根據(jù)詳細(xì)的盡職調(diào)查報(bào)告和外部現(xiàn)實(shí)環(huán)境進(jìn)行綜合性分析論證后，選擇應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)策略的過(guò)程，是實(shí)施交易過(guò)程是否順暢的有效內(nèi)部控制的重要節(jié)點(diǎn)。對(duì)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估后，就需要根據(jù)評(píng)估的結(jié)果，針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)選擇不同的應(yīng)對(duì)策略，為項(xiàng)目能否成功交易而進(jìn)一步提供依據(jù)。

1.2.3 活動(dòng)可控?；顒?dòng)可控是內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制為了應(yīng)對(duì)工作人員和交易主體在相互溝通實(shí)現(xiàn)情況下，使交易項(xiàng)目順暢達(dá)到事前所設(shè)定預(yù)期目標(biāo)過(guò)程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)而制定和實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略等相關(guān)措施的過(guò)程，這是實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的關(guān)鍵步驟。活動(dòng)可控是和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)聯(lián)系在一起的，是風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略的具體實(shí)施途徑。確定了風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，就要根據(jù)不同的應(yīng)對(duì)策略采取必要的行動(dòng)措施以應(yīng)對(duì)交易項(xiàng)目和交易過(guò)程存在的各種風(fēng)險(xiǎn)。

1.2.4 監(jiān)管可控。監(jiān)管可控是對(duì)內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制有效性進(jìn)行監(jiān)督檢查的過(guò)程，是交易機(jī)構(gòu)構(gòu)建和實(shí)施有效內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制必不可少的反饋環(huán)節(jié)。為保證交易的順利實(shí)施，應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的會(huì)商制度也是有效保證和改進(jìn)內(nèi)部管理及業(yè)務(wù)操作薄弱環(huán)節(jié)的有效手段。

2 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的執(zhí)行

將交易項(xiàng)目實(shí)行程序化控制，需要將交易機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作過(guò)程用文字說(shuō)明或流程圖的方式表示出來(lái)，以形成一種制度。對(duì)流程程序的執(zhí)行實(shí)際上也是一種典型的事前控制風(fēng)險(xiǎn)的方法，不僅要求按照事先設(shè)定的相互牽制原則辦理事項(xiàng)，而且要求所有的主要業(yè)務(wù)事項(xiàng)都要處于有效的監(jiān)管之下。

在工作實(shí)踐中我們意識(shí)到，產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)所涉及的業(yè)務(wù)復(fù)雜而又繁瑣，很難從一個(gè)單一業(yè)務(wù)流程表述出要監(jiān)管的重要事項(xiàng)，因此，我們又按程序的節(jié)點(diǎn)劃分出了二級(jí)或二級(jí)以上的子流程，明確判明了各節(jié)點(diǎn)所需的“是”與“否”。

圖例：公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置流程（僅供參考）

圖一 公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置一級(jí)流程

圖二 公共資源實(shí)物資產(chǎn)處置二級(jí)流程

圖二的流程設(shè)計(jì)突出了項(xiàng)目會(huì)商這一節(jié)點(diǎn)的重要性，其目的是為了全面把控風(fēng)險(xiǎn)或潛在風(fēng)險(xiǎn)存在的范圍，包括外源性風(fēng)險(xiǎn)范圍、內(nèi)源性風(fēng)險(xiǎn)范圍。因此，項(xiàng)目操作人員要進(jìn)行必要的風(fēng)險(xiǎn)信息的交流，使會(huì)商審核人員能夠確切了解并謀劃如何規(guī)避外源風(fēng)險(xiǎn)、如何克服內(nèi)源風(fēng)險(xiǎn)，使之會(huì)商審核人員有充分的理由來(lái)確定風(fēng)險(xiǎn)的接受與不接受，為項(xiàng)目的有效實(shí)施提供一個(gè)基礎(chǔ)性的認(rèn)知。必要時(shí)，為應(yīng)對(duì)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)，也可將風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)應(yīng)措施放大成三級(jí)流程進(jìn)行展開。

這里需要說(shuō)明的是，業(yè)務(wù)部門任何業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)控流程都是一個(gè)連續(xù)不斷的動(dòng)態(tài)過(guò)程，既無(wú)起點(diǎn)也無(wú)終點(diǎn)的往返循環(huán)，是專為過(guò)程監(jiān)管而設(shè)計(jì)的。

從圖二可以看出，二級(jí)流程設(shè)計(jì)是為了達(dá)到某一特定結(jié)果所必須進(jìn)行的一系列串聯(lián)、并聯(lián)活動(dòng)作業(yè)，而這些作業(yè)活動(dòng)集合了所需人員的特點(diǎn)（如法務(wù)總監(jiān)、業(yè)務(wù)總監(jiān)），并運(yùn)用這些特點(diǎn)的作業(yè)方法，達(dá)到事先預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的可能。

3 內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的審核要素

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的內(nèi)部審核作為質(zhì)量管理體系一個(gè)關(guān)鍵性接口，日益引起各機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的重視。它對(duì)于業(yè)務(wù)運(yùn)行體系的不斷完善和發(fā)展，起著極為重要的作用。為此，我們就如何搞好流程監(jiān)管體系內(nèi)部審核作一些探析研討，以期對(duì)產(chǎn)權(quán)交易行業(yè)的持續(xù)發(fā)展和提升有所幫助。

3.1 審核思路和方法

在ISO9001質(zhì)量管理體系框架下，對(duì)內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制審核時(shí)，需要提供實(shí)施過(guò)程和已取得的事實(shí)依據(jù)、客觀依據(jù)，以求證或證實(shí)所有依據(jù)符合標(biāo)準(zhǔn)要求。事實(shí)的、客觀的證據(jù)是支持事物存在或真實(shí)性的資料。事實(shí)依據(jù)可通過(guò)盡職調(diào)查或其他手段獲得，在此情況下，審核人員在審核方法上，要從過(guò)去按形式、按習(xí)慣、按所涉部門的業(yè)務(wù)單一思路轉(zhuǎn)移到以過(guò)程為主線審核思路上來(lái)，即交易過(guò)程形成交易結(jié)果的整個(gè)過(guò)程。

3.2 審核程序與路徑

重視審核準(zhǔn)備工作，目的是對(duì)即將實(shí)施的交易項(xiàng)目使其在審核過(guò)程中更具針對(duì)性，更具實(shí)效性。業(yè)務(wù)部門要在事前將所需會(huì)商、審核的要點(diǎn)工作進(jìn)行全面策劃，對(duì)交易項(xiàng)目的訴求內(nèi)容及范圍、取證材料的內(nèi)容和重大事項(xiàng)論證提供完整的依據(jù)鏈，并按照編制材料要求提前編制好盡職調(diào)查表、會(huì)商事項(xiàng)表，會(huì)商審核記錄清單，開展做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。會(huì)商審核人員應(yīng)按照流程的每一節(jié)點(diǎn)核證所必備的支撐依據(jù)即：從客戶要求—方案策劃—盡職調(diào)查—論證實(shí)施—找錯(cuò)糾正—交易實(shí)現(xiàn)過(guò)程，將監(jiān)督管理職責(zé)貫穿于每一節(jié)點(diǎn)。

3.3 加強(qiáng)內(nèi)部審核的后續(xù)跟蹤

內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制作為ISO9001質(zhì)量管理體系的一個(gè)組成部分，只有通過(guò)不斷完善和改進(jìn)，才能真正推動(dòng)產(chǎn)權(quán)交易業(yè)務(wù)運(yùn)作的規(guī)范化，從而提升交易機(jī)構(gòu)整體交易運(yùn)營(yíng)平臺(tái)的高質(zhì)量運(yùn)營(yíng)與管理，更好地拓展業(yè)務(wù)，參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。因此，審核人員對(duì)執(zhí)行內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行情況要進(jìn)行日常的監(jiān)督與審核。對(duì)審核內(nèi)容所揭示的問(wèn)題，要加強(qiáng)后續(xù)跟蹤，對(duì)不符合項(xiàng)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施與驗(yàn)證，要進(jìn)行后續(xù)檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)與所涉及部門匯總分析，提出整改措施，對(duì)實(shí)施情況再驗(yàn)證，從而對(duì)內(nèi)控流程監(jiān)管機(jī)制的正常運(yùn)作及時(shí)提供監(jiān)督和指導(dǎo)，為內(nèi)控質(zhì)量機(jī)制有效運(yùn)行提供必要的外部保障。

（作者為常州產(chǎn)權(quán)交易所業(yè)務(wù)總監(jiān)）