葛明峰 王高仁 李 杰 朱葆燕 朱建霞

1 物資編碼的產(chǎn)生

物資編碼，是將表示物資的某種符號體系或自然語言轉(zhuǎn)換成為唯一的易于電子計算機或人識別與處理的符號體系。它屬于信息分類與編碼的一個分支，通過對物資的有關(guān)屬性進行數(shù)字化標準處理，從而實現(xiàn)一項物資對應(yīng)一個編號，為信息化物資管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。類似于我們平時生活中使用的身份證號碼。

物資編碼最早產(chǎn)生于1914年，當時美國海軍從圖書館使用的圖書卡片中得到啟示，對物資進行分類編碼，以快速獲得物資的有關(guān)信息，對物資進行有效管理;前蘇聯(lián)在1971年由原蘇聯(lián)國家標準化委員會技術(shù)信息分類編碼科學研究院完成了《全蘇工農(nóng)產(chǎn)品高位分類集》代碼標準的信息分類編碼工作;日本于1975年完成了《日本標準局商品分類》的第四次修訂本。我國的物資編碼工作始于1979年，國家相關(guān)部委、軍隊共同參與組成了編碼標準化機構(gòu)，對我國各行業(yè)信息進行編碼標準化研究，形成統(tǒng)一的編碼標準，目前最新的物資編碼－GB/T 14885－2010－《固定資產(chǎn)分類與代碼》由國家標準由財政部提出，國家質(zhì)檢總局和國家標準化管理委員會聯(lián)合發(fā)布，這為我國固定資產(chǎn)管理的信息共享與交換規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)，在全國固定資產(chǎn)普查、統(tǒng)計和建立固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)及固定資產(chǎn)管理等工作中發(fā)揮著重要的作用。

2 固定資產(chǎn)編碼的編制原則

2．1 唯一性原則 唯一性是代碼設(shè)計的首要原則。通俗的講就是編碼不能重復，物資編碼與固定資產(chǎn)之間要一一對應(yīng)。

2．2 標準化原則 應(yīng)參照國家標準中有關(guān)分類標準體系，設(shè)計出層次分明、科學合理的物資編碼體系。

2．3 適用性原則 各個行業(yè)的特殊性決定了固定資產(chǎn)編碼應(yīng)結(jié)合固定資產(chǎn)特點來編制。這其中涉及到各行業(yè)、固定資產(chǎn)種類、資產(chǎn)管理要求等因素。

2．4 一貫性原則 一套固定資產(chǎn)編碼系統(tǒng)要行之有效，必須得到一貫遵循。

2．5 可擴展性原則 編碼的分類標準、屬性定義、屬性值應(yīng)可維護，以便將來進行擴充和完善。

2．6 可分析性原則 應(yīng)能滿足各類業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析使用需求。

3 物資編碼在醫(yī)院的應(yīng)用

3．1 國家標準《固定資產(chǎn)分類與代碼》目錄共分為六大門類 包括:門類一:土地、房屋及構(gòu)筑物，代碼范圍為01～03;門類二:通用設(shè)備，代碼范圍為6301～6347;門類三:專用設(shè)備，代碼范圍為6801～6899;門類四:文物及陳列品，代碼范圍為85～86;門類五:圖書，代碼為87;門類六:家具、用具、裝具及動植物，代碼范圍為90～93［1］。我院的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，依據(jù)國標《固定資產(chǎn)分類與代碼》分類目錄結(jié)合現(xiàn)行《醫(yī)院會計制度》有關(guān)要求及本單位的固定資產(chǎn)情況，整理出固定資產(chǎn)分類目錄。所有實物資產(chǎn)既建立本院編碼，同時又與國家代碼相對應(yīng)聯(lián)系，便于醫(yī)院加強對國有資產(chǎn)的統(tǒng)計與監(jiān)管。其中通用、專用設(shè)備由于必須有醫(yī)療器械注冊證，而醫(yī)療器械注冊證是國家食品藥品監(jiān)督管理局發(fā)放，代碼中含有分類信息，有助于醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備的分類，因此目前我院對此設(shè)備部分執(zhí)行的是國家食品藥品監(jiān)督管理局于2002年8月28日發(fā)布的《醫(yī)療器械分類目錄》，同時因要向財政部門上報數(shù)據(jù)，對其他固定資產(chǎn)增加了財政分類字段。

3．2 我院固定資產(chǎn)物資編碼具體做法 將編碼分三部分。(1)時間編碼即購入年4位;(2)國家標準的設(shè)備物資編碼前4位;(3)在國家標準分類下自然排序編碼，總的編碼數(shù)位為12位。其中醫(yī)用電子儀器－6821、光學儀器及窺鏡－6822、醫(yī)用超聲儀器－6823、激光儀器設(shè)備－6824、醫(yī)用高頻儀器設(shè)備－6825、物理治療及體療設(shè)備－6826、中醫(yī)儀器設(shè)備－6827、醫(yī)用磁共振設(shè)備 －6829、醫(yī)用 X線設(shè)備 －6830、高能射線設(shè)備－6832、醫(yī)用核素設(shè)備－6833、生化分析儀 －6840、化驗設(shè)備 －6841、藥房器具 －6843、體外循環(huán)設(shè)備－6845、手術(shù)急救設(shè)備－6854、口腔設(shè)備－6855、病房護理設(shè)備－6856、消毒設(shè)備－6857、防疫、防護 －6860。例如我院2012年7月購入1臺西門子MAGNETOM Verio 3．0磁共振系統(tǒng)(影像科/專用設(shè)備)，設(shè)備編碼為201268280002。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，系統(tǒng)中包含了資產(chǎn)設(shè)備的臺賬信息、核算信息、維護信息及使用信息，并與HIS同步［2］，物資編碼由計算機自動生成后，在資產(chǎn)出庫時通過標簽打印機打印出標簽，將條形碼標簽對應(yīng)貼在固定資產(chǎn)上，這樣可及時了解固定資產(chǎn)的使用狀態(tài)、存放地點及價值變更情況，做到固定資產(chǎn)管理科學化、規(guī)范化、信息化。

3．3 通過資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)軟件建立固定資產(chǎn)卡片臺賬 根據(jù)單位資產(chǎn)管理的需要，內(nèi)容包括設(shè)備編碼、設(shè)備名稱、供貨單位、生產(chǎn)廠家、使用科室、購入途徑、購入日期、規(guī)格型號、價格、使用日期、出庫單號、折舊年限、月折舊金額、調(diào)入日期、調(diào)出日期、報廢日期、檔案編號、保管人合同編號等［3］。

3．4 我院使用物資編碼的效果

3．4．1 在物資管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中，物資編碼工作是最重要、最復雜的基礎(chǔ)性工作。做好信息分類編碼標準化工作，建立一套設(shè)計科學、合理的物資編碼系統(tǒng)，是整個固定資產(chǎn)電算化工作的堅實基礎(chǔ)。

3．4．2 物資編碼是每件物資的惟一標識，避免了同一物品不同名稱、不同理解現(xiàn)象。有了統(tǒng)一、規(guī)范的物資描述，可以減少各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間為尋找或確認某一物資花費的大量時間。使用后則能快速、準確地定位，方便得多。

3．4．3 物資編碼管理體系為我院固定資產(chǎn)采購、存儲、領(lǐng)用、維修、盤點、報損等工作提供統(tǒng)一、規(guī)范的信息標識，有效地提高固定資產(chǎn)管理的工作效率。

3．4．4 物資編碼的使用有利于我院職能部門查詢、統(tǒng)計固定資產(chǎn)分布及使用情況，充分利用現(xiàn)有資產(chǎn)，合理調(diào)劑使用和再利用現(xiàn)有閑置資產(chǎn)，提高了醫(yī)院固定資產(chǎn)綜合利用率。

4 物資編碼在醫(yī)院使用中存在的問題及處理

4．1 編碼分類科學性不足 我院物資編碼分類使用已近20年的時間，當時因為這方面沒有經(jīng)驗和現(xiàn)成的標準，所以就采用了衛(wèi)生行業(yè)個別單位已使用的某種分類編碼，隨著國家標準及醫(yī)院會計制度中對固定資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)章制度的出臺，原有的編碼分類就顯得有些陳舊落伍了，個別地方不規(guī)范、科學。處理:首先按國標/《固定資產(chǎn)分類與代碼》來分類，國標中沒有或分類較模糊、難區(qū)分的按單位歷史來分類編制，上述兩種情況均無法確定的則按同行業(yè)成熟做法來實施。

4．2 存在部分重碼 容易造成物資信息混淆 例如因起用新程序時導入數(shù)據(jù)有偏差原因，醫(yī)院總務(wù)固定資產(chǎn)中學生公寓樓(集體宿舍)的多功能學生床，132余張床中有10張物資編碼為重碼，在統(tǒng)計及查詢時數(shù)據(jù)就不準確。處理:對已有物資編碼、新增編碼進行查重處理，將標準物資編碼外的其它編碼從系統(tǒng)中去除，改用正確的編碼。

4．3 編碼標準過多問題 目前我院的固定資產(chǎn)編碼，采用的是國家食品藥品監(jiān)督管理局《醫(yī)療器械分類目錄》(俗稱68碼)，隨著不同上級部門的統(tǒng)計需要，在財政局、統(tǒng)計局也存在各自分類編碼，就是俗稱的45碼、32碼，要求基層單位按不同統(tǒng)計口徑提供數(shù)據(jù)。處理:并行使用，哪一部、局來檢查或按要求上報數(shù)據(jù)，則按不同標準提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

5 結(jié)論

物資編碼在醫(yī)院固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用的實踐與探索是一項長期、系統(tǒng)的工程，尤其是編碼的使用和維護，需要資產(chǎn)管理、使用人員的相互配合，逐步完善。針對我院物資編碼在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用、存在的問題，筆者拋磚引玉，提出以上幾個觀點及解決意見，和廣大同行共同探討，集思廣益。

1 中華人民共和國財政部．固定資產(chǎn)分類與代碼(GB/T 14885－2010)［S］．2010．

2 劉歆農(nóng)，張民，陶愛林．我院固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用［J］．中華醫(yī)院管理雜志，2010，26(12):952 －953．

3 楊華英．醫(yī)院固定資產(chǎn)管理問題及對策［J］．現(xiàn)代經(jīng)濟，2008，7(7):142－143．